اگر می خواهید با نحوه نوشتن نامه انگلیسی آشنا شوید، این نوشته را تا انتها مطالعه کنید.
شما باید با نحوه نامه نوشتن به زبانهای مختلف آشنا باشید. درست است که امروزه، وسایل ارتباطی پیشرفته ای چون موبایل، تماس تصویری و اینترنت پرسرعت برای ارتباط افراد با یکدیگر وجود دارد؛ اما هنوز هم نامه نوشتن برای برقراری ارتباط با شرکت های خارجی، قدرت زیادی دارد.
وقتی با نکات مهم برای نوشتن نامه اداری انگلیسی آشنا شوید، راحت تر می توانید برای افراد نامه بنویسید و تقاضاهای خود را با آنها در میان بگذارید. مثلا ممکن است بخواهید برای دادن درخواست به یک اداره غیر ایرانی نامه بنویسید یا برای استاد یکی از دانشگاه های خارج از ایران نامه بنویسید و از سوابق تحصیلی خود برای او بگویید. در این صورت است که شما به مهارت نوشتن نامه اداری انگلیسی نیاز خواهید داشت. این نوشته هم برای نوشتن نامه ایمیل انگلیسی و هم برای نوشتن نامه کاغذی کاربرد دارد.
برای دانلود این فیلم باید عضو سایت شوید. در صورتی که عضو سایت هستید اینجا کلیک نمایید و اگر عضو سایت نیستید برای عضویت در سایت اینجا کلیک نمایید.
برای نامه نگاری انگلیسی به چه چیزهایی نیاز خواهید داشت؟
برای اینکه بتوانید به خوبی نامه انگلیسی بنویسید، باید با لغات انگلیسی و نکات نگارشی دستورهای زبان انگلیسی به خوبی آشنا باشید و بدانید که از چه کلمات و عباراتی باید استفاده کنید. نوشتن نامه با زبان و لغات ناملموس، باعث می شود خوانایی نامه شما کمتر شود. برای این کار باید با گرامر زبان انگلیسی هم آشنا باشید. البته ما در این نوشته به شما کمک می کنیم تا نکات مهم نامه نوشتن در زبان انگلیسی را یاد بگیرید و خودتان بتوانید نامه اداری و رسمی بنویسید.
شروع نامه به زبان انگلیسی
شما می توانید نامه خود را در نرم افزارهایی چون Microsoft Word و OpenOffice تایپ کنید و املای درست کلمات را در متن نامه خود بررسی کنید. اگر قرار است نامه را به صورت کاغذی بفرستید، باید آن را پرینت بگیرید و بعد ارسالش کنید. اگر قرار است به صورت ایمیلی نامه را بفرستید، می توانید از داخل نرم افزار Word متن را کپی (Copy) کرده و در قسمت بدنه ایمیل، آن را پیست (Paste) کنید.
حتما بخوانید: نوشتن به زبان انگلیسی و اثرات آن در یادگیری
اگر نامه شما به صورت کاغذی قرار است ارسال شود، هم تاریخ روز و هم آدرس فرستنده و گیرنده را باید درج کنید. آدرس فرستنده در گوشه بالا سمت چپ درج می شود و آدرس گیرنده زیر آدرس فرستنده سمت راست نوشته می شوند. اگر نامه شما با کسب و کارتان مرتبط است، در بالای نامه باید نام شرکت و آدرس شرکتتان را بنویسید. البته می توانید فقط نام شرکت و سازمان خود را درج کنید و آدرس شرکت را ننویسید. بعد از گذاشتن آدرس، تاریخ آن روز را بعد از آدرس بنویسید. در نامه های ایمیلی، نیازی به درج تاریخ نخواهید داشت.
نمودار نامه اداری انگلیسی
هم چنین در نامه های کاغذی، باید نام و آدرس فرد گیرنده را نیز بنویسید. نام کامل شخص گیرنده، آدرس او، نام شرکت یا سازمان او از جمله اطلاعات مهمی است که پس از درج نام فرستنده، باید در نامه شما درج شود.
در ابتدای نامه اداری چه بنویسید؟
شما وقتی در زبان فارسی نامه می نویسید، ابتدا نام فرد گیرنده را ذکر می کنید و او را مورد خطاب قرار می دهید. در زبان انگلیسی هم به همین صورت است و شما باید نام مخاطبتان را ذکر کنید. مثلا باید نام و عنوان فرد گیرنده نامه را درج کنید.
برای نمونه ایمیل انگلیسی برای استاد دانشگاه در کانادا به نام «Jack Norton» نامه می نویسید. در این صورت، شما در ابتدای نامه اداری خود باید بنویسید:
Dear Mr Norton
حالا اگر نمی دانید جنسیت او چیست، نباید از Miss یا Mr استفاده کنید و فقط باید بنویسید:
Dear Jack Norton
بعد از اینکه سلام و درود خود را در نامه نوشتید، باید عنوان نامه را بنویسید و قصد خود را از نوشتن نامه مشخص کنید. با این کار، شما به طرف مقابل اعلام می کنید که چه درخواستی از او دارید.
نمونه ای از نامه اداری انگلیسی
بدنه نامه، یکی از قسمتهای بسیار مهم در نامه شما است. بدنه نامه شامل توضیحات مرتبط و اضافی است. شما باید این قسمت را به دور از ابهام و به صورت کوتاه بنویسید.
مثلا اگر درخواستی دارید باید از عبارت I am writing to apply for the… استفاده کنید. هم چنین برای بیان درخواستهای خود می توانید از عبارت to request… نیز استفاده کنید.
اگر می خواهید با کمک طرف مقابل، درباره موضوعی تحقیق کنید، از عبارت to enquire about… استفاده کنید.
در زمانی که می خواهید موضوعی را به اطلاع مخاطبان خود در ایمیل رسمی انگلیسی برسانید از to tell you about… استفاده کنید.
هم چنین برای بیان درخواست خود می توانید از جملات دیگری نیز استفاده کنید. مثلا اگر از طرف مقابل خود درخواستی دارید، از عبارات زیر استفاده کنید:
I would appreciate it if you would ..
«از شما ممنون و متشکر هستم، اگر شما این کار را انجام دهید»
I would be grateful if you could…
«سپاسگزار می شوم اگر شما بتوانید»
وقتی بدنه نامه را نوشتید، در پایان می توانید چشم انتظاری خود را برای دریافت جواب نامه اعلام کنید و از عبارت I am forward to hearing from you استفاده کنید. به علاوه، در پایان نامه هم می توانید از عباراتی چون As early reply would be appreciated (از پاسخگویی سریع شما سپاسگزارم) برای ابراز امیدواری به دریافت جواب استفاده کنید و فرد را برای ارتباطات آینده تشویق کنید.
چگونه نامه اداری را به پایان برسانید؟
در قسمت پایانی نامه اداری در مکاتبات خارجی، باید ادای احترام کنید و سپس نام خودتان را درج کنید. برای بیان احترام از جملاتی مانند Best Regards (با بهترین آرزوها)، Kind Regards (با احترامات) و Sicerely (ارادتمند شما) استفاده می شود. بعد از این قسمت، دوباره باید اسم خود را درج کنید. پایان نامه، می تواند قدرت زیادی داشته باشد و طرف مقابل را برای ارتباط بیشتر با شما مشتاق کند.
پایان نامه اداری انگلیسی
بعد از اتمام نامه، آن را چندین بار بخوانید تا از نظر گرامری و نگارشی غلط نداشته باشد. شما می توانید از دوست خود کمک بگیرید تا او متن نامه را بخواند و درستی عبارتهای آن را بررسی کند. اگر قرار است نامه را به صورت کاغذی بفرستید، آن را در پاکت نامه محکم و باکیفیتی قرار دهید و آدرس فرستنده و گیرنده را روی پاکت بنویسید.
نامه اداری انگلیسی
در این نوشته با نحوه نوشتن نامه اداری انگلیسی آشنا شدید. با استفاده از این نکات، می توانید به زبان انگلیسی نامه بنویسید و برای مخاطب خود ارسال کنید. از اینکه در مقاله نامه اداری انگلیسی با ما همراه بودید، از شما ممنونیم.