۱۲ نکته مهم در نوشتن ایمیل برای پذیرش دانشگاه و فرصت مطالعاتی

۱۲ نکته مهم در نوشتن ایمیل برای پذیرش دانشگاه و فرصت مطالعاتی

۲۱ شهریور ۱۳۹۷ گروه ترجمیکتحصیل در خارج از کشور, ترجمه, ترجمه عمومی, دانشگاهی

فرآیند پذیرش در یک دانشگاه خارجی، یا گذراندن یک دوره تحقیقاتی کوتاه‌مدت (فرصت مطالعاتی)، در اغلب موارد نیازمند ارسال ایمیل به اساتید یا مسئولین اداری دانشگاه‌های خارج از کشور است. نگارش صحیح یک ایمیل می‌تواند فرصت‌های خوبی را برای شما فراهم نماید و از طرف دیگر اگر ایمیل به درستی نوشته نشود، به احتمال زیاد نتیجه مطلوب را کسب نخواهید کرد.

نوشتن ایمیل درخواست پذیریش یا فرصت مطالعاتی به زبان انگلیسی از یک طرف نیازمند توانایی خوب در بیان مطالب به زبان انگلیسی یا ترجمه تخصصی و دقیق این مطالب و از طرف دیگر مستلزم آشنایی با اصول نامه‌نگاری و تا حدی  فرهنگ کشور مقصد دارد. در این مطلب با شما هستیم تا برخی از مهم‌ترین نکات در نوشتن یک ایمیل رسمی برای درخواست فرصت مطالعاتی را بررسی نماییم.

۱- همیشه نامه‌های رسمی را با عبارت Dear شروع کنید؛ دقت داشته باشید که استفاده از Hello یا Hi در ابتدای یک نامه رسمی، آن هم در اولین ارتباط، هرگز جالب نیست!

جامع‌ترین پلتفرم خدمات ترجمه و ویراستاری 

کاملا دورکاری!

۲-  اگر نامه را خطاب به مسئولین دانشگاه به صورت کلی می‌نویسید، می‌توانید از Dear Madam/Sir استفاده کنید. در غیراینصورت اگر نامه شما خطاب به بخش مشخصی از یک دانشگاه است، بهتر است ابتدا نام بخش مورد نظر را بنویسید و سپس اسم گیرنده اصلی را با یک خط فاصله درج کنید. مثلا:

Education & Student Affairs (CSA, International Office)

University of Amesterdam

Dear Madam/Sir,

۳- اگر گیرنده نامه شما منشی، دانشجو، کارمند و یا حتی مربی دانشگاه با مدرک کارشناسی‌ارشد است، می‌توانید برای خطاب کردن او از اسم کوچک استفاده کنید . مثلا بگویید: Dear Mary یا Dear John. اما در این مورد هم بهتر است برای رسمی بودن مکاتبه از نام خانوادگی استفاده کنید و مثلا بگویید: Dear Mr. Long یا Dear Ms. Bakker.

نکته مهم: حتما در مورد جنسیت و تاهل فرد مقابل اطمینان پیدا کنید. اگر نتوانستید مطمئن شوید، هرگز از عبارت‌های Ms یا Mr خودداری کنید تا از سوتفاهم‌های بعدی جلوگیری کنید.

نکته مهم: بعضی از اسم‌ها، ممکن است هم برای خانم‌ها و هم برای آقایان استفاده شود. همچنین ممکن است املای اسامی شبیه به هم باشد ولی یکی برای دختران و یکی برای پسر استفاده شود. مثلا Mario و Marjo یا Stefano و Stefania. در این موارد بهتر است از اسم کوچک و بزرگ در کنار هم استفاده کنید و مثلا بگویید: Dear Marjo Schmitt.

۴- کلمه Miss برای خطاب قرار دادن خانم‌های مجرد بکار می‌رود. کلمه Mrs برای خانم‌های متأهل و Ms برای کسی که نمی‌دانیم مجرد است یا متأهل استفاده می‌شود. این مورد شاید از نظر شما بی‌اهمیت باشد اما برای خانم‌های که نامه شما رو میخوانند، بسیار مهم است.

۵- اگر ایمیل به  استاد دانشگاه می‌نویسید، حتماً از عبارت Dr یا Professor استفاده نمایید. در مورد استفاده از لفظ Professor ابتدا با بررسی سایت استاد و روش‌های دیگر مطمئین شوید که مخاطب شما استاد تمام (فول پروفسور Full Professor) است. اگر چنین چیزی نبود، از این لفظ استفاده نکنید و بلکه تنها او را Dr خطاب کنید. توجه به این نکته بسیار مهم است زیرا نشان‌گر دقت نظر شما و کسب شناخت قبلی نسبت به استادتان است. نکته مهم دیگر: هر کسی که می‌بینید را Dr صدا نزنید؛ حرفه‌ای باشید و تنها کسانی که مدرک دکترا دارند را با این عبارت مورد خطاب قرار دهید.

۶- بعد از عنوان و نام شخص گیرنده، از ویرگول یا کاما “,” استفاده کنید و بقیه مطلب را در خط بعد بنویسید. این طوری:

Dear Professor Yang,

Dear Madam/Sir,

Dear Dr. Blom,

Dear Lara,

۷- شاید بتوان گفت که اولین جمله ایمیل پذیرش، مهمترن جمله آن است. شما می‌بایست در این جمله با صراحت خود را معرفی کنید و اگر پیش زمینه‌ای وجود دارد به آن اشاره کنید. اگر در مورد نوشتن جمله مطمئن نیستید، موارد زیر را به شما پیشنهاد می‌کنیم:

With reference to the Master Programme in Urban Planning in the website of the university,

I am writing to enquire about …

After having seen the new PhD-Position in … , I would like …

I read your profile in the website of the university … and would like …

I recently wrote to you about …

Thank you for your letter of 8 May.

Thank you for your email regarding …

Many thanks for your reply.

In reply to your letter of 8 May, …

۸- اگه در نامه‌ی خود تقاضایی از طرف مقابل دارید، در جمله دوم، به صراحت و مودبانه سراغ اصل موضوع بروید و آن را بیان نمایید. مثلا:

Could you please inform me …

Would you please …

I would appreciate if you let me know …

I would appreciate if you could help me with …

دقت کنید که عباراتی مثل Please help me، هرچند در ابتدای آن از لطفا استفاده شده است، مودبانه به حساب نمی‌آید! این لحن بیان در زبان انگلیسی، نوعی امر به حساب می‌آید و در یک ایمیل رسمی مودبانه استفاده از آن مناسب نیست.

۹- سعی کنید ایمیل‌تان خیلی طولانی نشود. حداکثر ۵ تا ۸ جمله برای همه مطالبی که می‌خواهید بگویید کافی است. همچنین پاراگراف‌ها را خیلی طولانی نکنید. می‌توانید موارد تکمیلی در مورد سوابق خود را به رزومه موکول کنید و آن را به ضمیمه ایمیل ارسال کنید. برای جمله پایانی ایمیل نیز از عباراتی استفاده کنید که طرف مقابل را به پاسخ دادن تشویق کند، ولی کاملا مودبانه. این موارد را به عنوان نمونه می‌توانید استفاده کنید:

Please let me know, if you require any further information.

I look forward to your reply.

I apologise for any inconvenience.

I would appreciate your immediate attention to this matter.

۱۰ – در پایان نامه انگلیسی نیز یک خط بین متن و عبارت انتهایی فاصله قرار دهید و مراتب سپاسگزاری خود را با یکی از عبارات زیر یا عباراتی شبیه به آن نشان دهید.

Kind regards, (در حالت کلی در پایان ایمیل‌های خود از این عبارت استفاده کنید )

Best regards, ( کمی صمیمانه برای ایمیل‌هایی به غیر از ایمیل اول برای منشی، دانشجو، کارمند)

Yours faithfully,   (از این عبارت فقط در اولین ایمیل رسمی به استاد استفاده کنید)

Yours sincerely,  (مثل بالایی)

Regard, ( ایمیلهایی نه چندان رسمی، در نامه‌نگاری‌های پشت سر هم )

۱۱ – بلافاصله در خط بعد از این عبارت، نام و نام خانوادگی خود را بنویسید. البته از ایمیل دوم به بعد که به یک مخاطب یکسان می‌فرستید می‌توانید از نام کوچک خود استفاده کنید، هرچند باز هم بهتر است همان اسم کامل خود را بنویسید.

۱۲- در نوشتن ایمیل از فونت Arial سایز ۱۰ یا ۱۱ استفاده کنید. بدون این که متن را Bold و Italic کنید. یادتان باشد که می‌بایستد تمام نوشته با یک فونت نوشته شده باشد. اگر متنی را از جایی copy/paste می‌کنید فونتش را اصلاح کنید! اگر این مورد را فراموش کنید، احتمال این که حتی پاسخی دریافت نکنید بسیار بالاست.

امیدوارم با رعایت نکات بالا و تلاش برای نوشتن یک ایمیل شخصی و مناسب برای هر مورد درخواست پذیرش یا فرصت مطالعاتی، بتوانید به اهدافی که مدنظر دارید، برسید. بهتر است بعد از نوشتن ایمیل خود، از کارشناسان ترجمیک بخواهید نامه شما را ویراستاری کنند. ویراستاری و ترجمه از مهم‌ترین خدماتی است که در ترجمیک ارائه می‌شود.

منبع:https://tarjomic.com/blog/2018/09/12/12-%D9%86%DA%A9%D8%AA%D9%87-%D9%85%D9%87%D9%85-%D8%AF%D8%B1-%D9%86%D9%88%D8%B4%D8%AA%D9%86-%D8%A7%DB%8C%D9%85%DB%8C%D9%84-%D8%A8%D8%B1%D8%A7%DB%8C-%D9%BE%D8%B0%DB%8C%D8%B1%D8%B4-%D8%AF%D8%A7%D9%86/