مخلوط

موقعیت شغلی مورد استخدام:

مسئول فروش و مکاتبات خارجی و ثبت سفارش واردات

شهر های مورد نیاز : تهران

مشخصات نیروی مورد نیاز:

-خانم

– حداقل لیسانس (ترجیحا رشته های مهندسی، و ترجیحا دانشگاه سراسری)

– مسلط به زبان انگلیسی، به ویژه در حوزه نوشتار

– بدون تجربه یا حداکثر 2 سال تجربه کاری

– آَشنایی کامل با نرم افزار Excel و ترجیحا Photoshop

– رشد فراگیری بالا،سریع و مسئولیت پذیر

– امکان انجام امور اداری و بانکی خارج از دفتر

مکان شرکت:

تهران، برج اداری-تجاری سپهر ساعی (پایین تر از پارک ساعی)

ساعات کاری:

7:30 صبح الی 4:30 بعد از ظهر – هر روز به غیر از یکشنبه ها و جمعه ها

واجدین شرایط، لطفا رزومه خود را در فرمت

 PDF به آدرس ایمیل زیر ارسال نمایند:

در آموزشگاه سفیر فرهنگ پارس، دوره مکاتبات خارجی بصورت نیمه خصوصی برگزار می گردد.

این دوره شامل 20 جلسه و ظرفیت کلاس 6 نفر می باشد.

سرفصل های دوره مکاتبات خارجی

توانایی نگارش انواع پاراگراف

توانایی نگارش نامه به روش های مختلف

توانایی نگارش نامه های شخصی مانند نامه های دوستانه، عذرخواهی و غیره

توانایی نگارش نامه انگلیسی مانند دعوت نامه، نامه پذیرش و عدم پذیرش، آگهی و غیره

توانایی نگارش نامه های حرفه ای مانند نامه های سفارش، درخواست پروفرما، درخواست رزرو، نامه های فروش، پیگیری، اعتباری، شکایت، نامه های روزمره شغلی و غیره

توانایی نگارش نامه های درخواست شغل و تحصیل در دانشگاه مانند نامه درخواست، بیوگرافی، توصیه نامه و غیره

توانایی بکارگیری موارد کمکی در نگارش مانند زیرنویس، جداول و نمودارها

یک شرکت معتبر جهت تکمیل کادر خود در استان تهران از افراد واجد شرایط زیر دعوت به همکاری می نماید.

عنوان شغلی جنسیت شرایط احراز مدرک تحصیلی تجربه

کارمند مکاتبات خارجی خانم یا آقا

تسلط به زبان انگلیسی

آشنا به مکاتبات تجاری انگلیسی

آشنایی کامل به کامپیوتر و نرم افزارهای اداری و شبکه های اجتماعی

مذاکره و متقاعد کننده

دارای سابقه کار مرتبط

روابط عمومی بالا

حداکثر سن ۳۰ سال

نحوه همکاری بصورت تمام وقت می باشد.

محدوده شمال و شرق تهران

حداقل لیسانس

 

۱ تا ۳ سال

 

از داوطلبان واجد شرایط خواهشمندیم رزومه خود را به آدرس ایمیل زیر ارسال کنند.

لطفا نام فایل رزومه ارسالی حتما به نام شخص باشد.

مبلغ حقوق درخواستی حتما در رزومه قید گردد در غیر اینصورت رزومه بررسی نمی گردد.

به کارشاس بازرگانی خارجی (صنعت غذا) مسلط به زبان انگلیسی و مکاتبات تجاری در تهران نیازمندیم.

از داوطلبان واجد شرایط خواهشمندیم رزومه خود را به آدرس ایمیل زیر ارسال کنند.

آدرس ایمیل:

از سالها پیش زبان انگلیسی به زبان رسمی علم، صنعت و تجارت تبدیل شده است. ارتباط با شرکت های خارجی و فعالان حوزه ی کسب و کار اعم از مشتریان، تامین کنندگان، واسطه ها، سرمایه گذاران و... در هیچ نقطه ای از دنیا جز با استفاده از این زبان مشترک امکان پذیر نیست.

برقراری ارتباط با مشتریان، شرکا و همکاران تجاری به شیوه ی مکاتبه یکی از مهمترین راه های ارتباطی است که مستلزم آشنایی با اصول و مهارتها و واژگان تخصصی مورد استفاده در مکاتبات رسمی به زبان انگلیسی است.

 هدف دوره:

- توانمند سازی افراد برای مکاتبات موثر به زبان انگلیسی

- پاسخگویی به درخواست ها، صورت حساب ها و...

- تقویت مهارت نوشتاری افراد به زبان انگلیسی در حوزه های تجاری و آشنایی با قالب های رایج مکاتبات رسمی، ساختارهای زبانی و واژگان تخصصی مورد استفاده در مکاتبات تجاری

محتوای دوره:

- اصول نامه نگاری انگلیسی

- درخواست اطلاعات و قیمت، پاسخ دهی به مکاتبات و اعلام قیمت ها

- سفارشات و پرداخت ها

- نگارش شکایات و اعتراض ها

- نامه نگاری بانکی (مکاتبات مربوط به حسابها و تراکنش ها، معاملات، صادرات و واردات، بانکداری بین المللی و اعتبارات)

- حمل و نقل و ارسال محموله ها

- نامه نگاری برای بیمه

- نگارش گزارش

- مکاتبات رسمی، انتصابات، تبریک، تسلیت و...

جهت کسب اطلاعات بیشتر می توانید همه روزه از ساعت 8 الی 19 به مرکز شماره یک جهاد دانشگاهی واقع در مرداویج، خیابان آزادی، نبش چهارراه فرایبورگ ساختمان جهاد دانشگاهی مراجعه یا با شماره تلفن [phone] تماس حاصل فرمایند.

معرفی این دوره

مکاتبات بازرگانی

 

سطح دانش زبانی  دانشجویان برای شرکت در این دوره حداقل سطح متوسط می باشد. که از طریق تعیین سطح رایگان در مجتمع فنی تهران نمایندگی میرداماد مشخص میگردد.

کتاب آموزشی این دوره  commercial correspondenceمی باشد.

مواردی که در این دوره آموزش داده می شود به شرح زیر می باشد:

نامه نگاری و ایمیل رسمی انگلیسی

انواع گزارشات شاملف:  تحویل بار و یا مرجوع کردن کالا به دلایل مختلف

نحوه بستن قراردادهای بین المللی و …

 

کل دوره شامل ۶۰ ساعت آموزش می باشد.

در پایان مدرک دو زبانه مجتمع فنی تهران ارائه می گردد.

 

روزها و ساعات برگزاری این دوره معمولا در اواخر هفته می باشد که مناسب شاغلین و دانشجویان است.

اساتید این دوره به طور تخصصی در این زمینه فعالیت می کنند.

دوره کاربردی مکاتبات بازرگانی و نامه نگاری اداری، ویژه کسانی است که در حوزه بازرگانی مشغول به کار خواهند بود. برای شرکت در این دوره سطح زبان انگلیسی شما باید حداقل Intermediate باشد. در دوره مکاتبات بازارگانی و نامه نگاری اداری با نمونه های پرکاربرد در بازرگانی و مفاهیم کلی در این حوزه آشنا خواهید شد.

اینگلش اینفو جلسه 3 4 5

دوره آموزشی نگارش ایمیل

در این جلسه قصد داریم در مورد شروع و ختمه دادن به یک ایمیل انگلیسی با شما صحبت کنیم. در ادامه نکاتی آموزنده در این رابطه بیان شده است.

Formal or informal?   رسمی یا غیر رسمی

در دو صورت ما از سبک رسمی استفاده می کنیم. اول برای مودب بودن با مخاطب ایمیل و دوم درصورتی که خواننده ایمیل را به خوبی نمیشناسیم و با او دوستی نزدیک نداریم. بیشتر نامه اداری انگلیسی هستند. 

از ایمیل های سبک غیر رسمی بیشتر در زمانی استفاده می کنیم که می خواهیم ارتباط دوستانه برقرار کنیم و یا این که با خواننده ایمیل ارتباط دوستانه داریم و او را به خوبی میشناسیم. بیشتر ایمیل های اجتماعی غیر رسمی هستند.

Here are some examples of formal and informal messages:

در زیر دو مثال برای ایمیل های رسمی و غیر رسمی آورده شده است:

informal / غیر رسمی formal / رسمی

A birthday greeting to a colleague

An email to a colleague who is also a good friend

A social invitation to a friend at your workplace

An email with a link to a funny YouTube clip

A message to a friend on a social networking site An email to a customer

A job application

An email to your manager

A complaint to a shop

An email from one company to another company

قبل از شروع نوشتن ایمیل باید بدانید که می خواهید ایمیل رسمی بنویسید و یا غیر رسمی.

Phrases for starting and finishing / عبارات شروع و پایان

در زیر برخی از این عبارات که در شروع و پایان ایمیل ها (هم رسمی و هم غیر رسمی) در زیر بیان شده اند.

Dear Tim,

Good morning Tim, Starting phrases

Regards,

With best wishes,

With many thanks and best wishes, Ending phrases

اما برخی از این عبارات در ایمیل های رسمی و غیر رسمی متفاوت هستند.

informal / غیر رسمی formal / رسمی

Hi Tim,

Hi there Tim,

Morning/Afternoon/Evening Tim,

Hello again Tim, Dear Mr Piper,

Dear Sir or Madam, Starting phrases

Rgds,

Cheers,

سلام خدمت شما زبان اموزان عزیز. در این جلسه تصمیم دارم درمورد Organizing متن ایمیل با شما صحبت کنم.

در ابتدای صحبتم باد بگم که سعی کنید متن ایمیلتون را ساده و قابل فهم بنویسید. با نکاتی که امروز به شما آموزش خواهم داد میتوانید به مهم دست پیدا کنید:

هدف نویسنده

وقتی شما متن یک ایمیل را مینویسید لازم هست که بدانید هدف شما چیست؟ برای نشان دادن هدف خودتون میتونید از عبارت زیر در نمونه ایمیل انگلیسیاستفاده کنید:

I am writing to + Verb

به مثال های زیر توجه کنید:

ask for further details about … I am writing to

inform you that my new address is … I am writing to

complain about your customer service. I am writing to

say thank you very much for all your hard work. I am writing to

apply for the job as Teacher of Maths at your school. I am writing to

paragraphs

ایمیل ها راحتتر خوانده میشوند اگر از پاراگرافها استفاده کنید. یک پاراگراف از دو یا سه جمله بلند تشکیل شده است و هر پاراگراف در یک خط جدید شروع میشود.( البته با کمی تورفتگی). وقتی خواستید درمورد موضوع جدیدی صحبت کنید میتونید از یک پاراگراف جدید استفاده کنید.

به ایمیل زیر نگاه کنید . این ایمیل از 5 پاراگراف تشکیل شده است.

Hello Dmitri,

How is life? I haven’t seen you for a long time. How are your children? Paragraph 1

Greeting

I’m writing with some good news – my wife is having a baby next month. We think it’s going to be a girl, and we’re very excited. But I also wanted to ask you something! Paragraph 2

Reason for writing

You told me you have lots of baby clothes. Do you think I could borrow some for my baby? I’ve looked in the shops, and new baby clothes are so expensive … Could you let me know if this is OK? Paragraph 3

Request

By the way, I’ve also started a new job. It’s going really well! Paragraph 4

Other news

Anyway, I look forward to hearing from you soon. Give my best wishes to your wife and family. Regards,

Bye for now,

See you soon, Yours sincerely,

Yours faithfully,

Yours truly, Ending phrases

 Layout and punctuation / قالب بندی و علامت گذاری

شروع یک ایمیل : در ابتدای متن ابتدا نام شخص گیرنده را مینویسیم و در پایان خط اول علامت کاما ( , ) قرار میدهیم. ایمیل را خط بعد شروع می کنیم.

پایان یک ایمیل : وقتی متن ایمیل ما به پایان رسید در پایان علامت کاما ( , ) قرار میدهیم و در خط بعد نام خود را به عنوان فرستنده ایمیل مینویسیم.

این دو قانون در هر دو سبک رسمی و غیر رسمی رعایت می گردد.مثال های زیر را ببینید:

informal / غیر رسمی formal / رسمی

Hi Tim,

Many thanks for your help.

See you next week.

Cheers,

John Dear Mr Piper,

I am writing to thank you for all your help.

I look forward to seeing you next week.

With best wishes,

John Smith

دانلود فایل تمرین جلسه چهارم آموزش نگارش ایمیل

nising your emails

Read the article below and then look at the email inbox below it. You will find out what words should go in the numbered gaps in the article in Task 2 and will answer questions about the inbox in Task 3.

در این درس می خواهیم بخش های اصلی پنل ایمیل را براتون بگیم. این بخش ها برای مدیریت بهتر ایمیل ها طراحی شده اند. تمرین 2 از این درس به این بخش ها اختصاص داده شده اند.

Organise your emails – Save time and make life easier!!! (Task 2)

1.Inbox =  محلی برای نگهداری ایمیل هایی که برای شما ارسال شده است.

Most emails that you get go straight to your inbox. This is where you decide which emails to read and which to delete.

2.Junk email = اگر سرور بفهمد که آدرس فرستنده ایمیل برای شما ناشناس بوده و یا تبلیغات بی ارزشی برای شما ارسال شده است اتوماتیک ایمیل ورودی را در junk email قرار می دهد. اما ممکن اسنت برخی از اوقات ایمیل های مورد تایید شما نیز به این پوشه وارد شود البته به اشتباه.

 But if your server doesn’t recognise the address of a sender, it will probably put the email in the junk email folder. This is where all those annoying adverts usually go. But sometimes good emails go there too, so remember to check from time to time.

3.deleted =  ایا تاکنون ایمیلی را به اشتباه پاک کرده اید؟ نگران نباشید ایمیل هایی را که شما پاک می کنید وارد پوشه deleted می شوند .

Do you ever worry because you just deleted an email by mistake? Don’t worry – just look in the deleted folder. It’s probably still there.

4.folders = برای مدیریت ایمیل های قدیمی میتونید اونهارو داخل folder هایی که میتونید ایجاد کنید قرار بدید. اینطوری راحتتر میتونید اونها رو پیدا کنید.

Sometimes it can be difficult to find an old email. So why not put them into folders to make them easy to find?

5.sent = ایمیل هایی را که شما مینویسید وارد پوشه ای به نام  Sent می شوند .

You can do this for any emails you wrote too – you can find them in sent.

6.contacts = این پوشه درواقع دفترچه  مخاطبین شماست که حاوی آدرس های ایمل به همراه برخی اطلاعات مرتبط با مخاطبین شما خواهد بود.

Some people keep hundreds of business cards with people’s email address and phone number. You don’t need to do this – use your contacts as an address book, and it can store all these details for you.

7.Drafts =  این پوشه حاوی پیشنویس ایمیل های شما می باشد. ممکن است در حین نگارش یک ایمیل وقفه ای ایجاد گردد که بصورا اتوماتیک نگارش های مرحله اول شما در این پوشه ذخیره می گردد. بعد در فرصت مناسب می تونید به این پوشه مراجعه کنید و ایمیلتونو را کامل کنید.

Have you ever found it difficult to finish writing an email? Don’t worry – just save it under drafts and finish it later!

Understanding your inbox (Task 3)

email_managment_panel

با توجه به تصویر بالا میتونید تمرین شماره 3 را انجام بدید.

دانلود فایل تمرین این جلسه

سلام و شادباش به شما عزیزان زبان آموز. این دوره آموزشی توسط سایت British Council منتشر شده که گذراندن این دوره خالی از لطف نیست چرا که در دنیای امروزی ایمیل به شرکت های خارجی یکی از ارکان اصلی ارتباطات در دنیای مجازی است. این اولین جلسه است و بیشتر کلیات مطرح شده.

در انهای درس فایل pdf تمرین درس گذاشته شده. دانلود کنید و پاسخ دهید. پاسخ نیز در انتهای فایل هست.

یادآوری : تمام لغات آبی رنگ به دیکشنری لانگمن لینک شده اند.

Email addresses are essential in business – do you know how to say them correctly?

Email addresses

آدرس ایمیل در یک بیزینس خیلی مهم و ضروری هستند. شما برای دادن آدرس ایمیلتون به دیگران میتونید درست اونو تلفظ کنید؟

Every email address contains this sign: @ . Here are some email addresses:

چند مثال از ایمیل ها:

همونطور که میبینید یک ایمیل از دو قسمت اصلی تشکیل شده که توسط علامت  ” @ ” از همدیگه جدا میشه. قسمت قبل از علامت اتساین @ اسم اختصاصی است که مالکیت اون ایمیل را نشون میده. این مالکیت میتونه برای یک شخص باشه و یا میتونه برای یک سازمان و شرکت باشه.

در مثال های بالا مالکیت دو ایمیل اول برای شخص بوده و مالکیت ایمیل سوم برای شرکت هستش.

قسمت دوم یک ایمیل که بعد از @ می آید نام سروری است که ایمیل را پشتیبانی می کند. متداول ترین این سرویس ها که رایگان هم هستند سرویس های google , yahoo , Hotmail, … هستند. ممکن هستش نام دامین وب سایت یک شرکت و یا وب سایت شخصی باشد.

برای مثال [e-mail] ایمیل بخش روابط عمومی وب سایت ماست.

[e-mail]   –> his first name

[e-mail]  –>  first and family name

[e-mail]   –> the part of a company

As you can see, Bob uses his first name only in his email address: [e-mail]. Jeffery Amherst uses his first name and surname in his email address: [e-mail]. The address [e-mail] gives the name of the department (Reservations), but not the name of the person.

Saying email addresses

هر آدرس ایمیل حتما داری علامت ” @  ” هست که باید at  تلفظ بشه و همچنین ” . ” باید dot  تلفظ بشه.

When you say an email address:

remember that @ is pronounced ‘at’ and . is pronounced ‘dot’. [e-mail] is ‘reservations at beach hotel bern dot com’

sometimes there is a . in the person’s name. [e-mail] is ‘jeffery dot amherst at british council dot org’

_ in an email address is called ‘underscore’. teaching_ job@english_academy.id is ‘teaching underscore job at English underscore academy dot I D’.

در بخش اول یک ایمیل قبل از علامت @ علامت های ” . ” و “_ ” نیز وجود  داشته. همچنین میتونید از حروف بزرگ هم در آدرس ایمیلتون استفاده کنید . لازم به ذکر هستش که دو ایمیل یکی با حروف کوچک و دیگری باحروف بزرگ یکسان هستند.

Note that it is not necessary to use capital J and A in Jeffery Amherst’s email address. People sometimes write email addresses with capital initial letters ([e-mail]). Sometimes it is all in capitals ([e-mail]). However, most people write email addresses without capital letters ([e-mail]).

Address books

Email addresses appear in alphabetical order (A–Z). When names start with the same letter, look at the second letter. Here, all the names begin with F, but the second letters are: e i r u. These are in alphabetical order.

Name Email address

Fellah  –> [e-mail]

Fida    –>  [e-mail]

Fred Aston  –>   [e-mail]

Fudail H    –>  [e-mail]

وقتی به فایل لیست ایمیل های خودتون مراجعه می کنید مبینید تمام ایمیل های شما بر اسا حروف الفبایی آنها ترتیب شده اند.

این درس بسیار ساده بود و شاید شما تمام نکات بیان شده را می دانستید. بهتر است نگاهی به فایل تمرین بیندازید.

با تغییر فضای کسب و کار میل و زمینه برای ارتباط با شرکتهای خارجی به سرعت رو به توسعه است. این یک میل و روند طبیعی است. در این راه اما تهدیدهایی هم هست. مهمترین آنها وضعیت نیروی انسانی ماست که بارها در مورد آن نوشته ام/

گذشته از این، سازمانهای ما هم که میخواهند این تعامل را بعد از مدتها شروع کنند، ممکن است دچار مشکلاتی شوند. فروتنانه یکی از مهمترین مشکلاتی که در این حوزه به نظرم میرسد و با آن مواجه بوده ام را با شما در میان میگذارم. بی تردید خود قبلاً به آن توجه داشته اید، فکر کردم شاید این نوشته هم بتواند کمکی کند.یکی از مهمترین نکاتی که درهمکاری با شرکتهای خارجی مطرح است، شیوه ارتباط شما با آنهاست. در دوره ای که ایران با بخشی از دنیای غرب تعامل کمتری داشته است، آنها این بخش از جهان را کنار نگذاشته و به فعالیت خود در حوزه خاور میانه (بعضاً ناحیه ای تحت عنوان خاورمیانه و شمال آفریقا تعریف شده است) ادامه داده اند.

- طریقه نگارش صحیح آدرس گیرنده و فرستنده در یک نامه تجاری 
- طریقه نگارش صحیح احترامات وتعارفات در یک نامه تجاری 
- چگونگی تهیه بدنه نامه و درخواستهای یک تجار در نامه 
- معرفی اصطلاحات و کلمات خاص مورد استفاده در مکاتبات تجاری خارجی
- معرفی نمونه های آماده برای مکاتبات تجاری در زمینه صادرات - واردات ( استعلام قیمت - ارسال بروشور - خرید تجهیزات و..)


 ساختار یک نامه تجاری

نشانی فرستنده ( سمت راست ) (Sender s Address)

تاریخ ( سمت راست) Date

نشانی گیرنده ( سمت راست) Receiver s Address

نام قسمتی که برای او نامه نوشته می شود (مثال :دفتر فروش) Attention Line

عنوان اسم ( خانم یا آقا ) یا سلام و درود Saluation

من اصلی نامه Body of the letter

عبارت پایانی ( وسط)complimentary close

نام و امضاء ( وسط)Signature

سرزمین زبان

اهمیت نامه های تجاری

۱-نامه های تجاری لحن جدی و اداری دارند .

همان طوری که میگول فرانسیسکو رویز گاریدو در کتاب خود تحت عنوان ‹‹ ارتباطات انگلیسی برای تجارت بین المللی ›› بیان کرده است ، این نوع نامه انگلیسی به نوعی یک مدرک و یا شاهد برای گیرنده ی نامه می باشد که در صورت عدم توجه به متن نامه ، می توان بر علیه گیرنده از آن استفاده کرد بنابراین جنبه ی رسمی تری دارد . چرا که در برگیرنده ی مطالب مهم از قبیل تغییرات در سازمان و یا تغییرات در سیاست اداره می باشد .

۲-نامه های تجاری برای خوانندگان آن قابل درک و ملموس تر هستند .

ایمیل های انگلیسی الکترونیکی اغلب به طور اشتباهی در یک فولدر دیجیتالی گنجانده شده اند که به راحتی می توان آن را فراموش کرد . ما به راحتی می توانیم یک ایمیل را پاک کنیم و یا دوباره به آن نگاهی بیاندازیم . بنابراین به اشتباه شده که ایمیل های مهم در میل های غیر قابل استفاده قرار می گیرد .

با نوشتن نامه های تجاری دیگر نمی توانیم به ارباب رجوع خود بگویید : “ اوه ، ببخشید من باید آن نامه الکترونیکی را پاک می کردم “. و فرق آن مانند این مسئله است که ما یک حراج واقعی را با یک سری اوقات سخت کاری فرق بگذاریم . در ضمن به دلیل وجود هر دو آدرس گیرنده و فرستنده بر روی پاکت نامه هیچ وقت نمی توانیم آن را تجاهل کرده و در نظر نگیریم .

۳- نامه های اداری توجه و دقت شما را نشان می دهند.

با این واقعیت که شما برای نوشتن مکاتبات خارجی، وقت صرف می کنید و به جای آن که بر روی یک فرمت از پیش تعیین شده ای کلیک کنید و آن را برای فرستنده ، ارسال کنید .

اما قدرتی که در نامه های تجاری انگلیسی نهفته است فراتر از تصور ما می باشد . با توجه به مقاله ی برایان گارنر تحت عنوان ‹‹نامه ی خوب نوشته شده همچنان کار ما را راه می اندازد ›› شما می توانید با توجه به لحن نامه ای که انتخاب کرده اید احساسات شخص گیرنده را تغییر دهید . بنابراین خوانندگان عزیز اجازه بدهید تا ما شما را با این نامه ها بهتر و بیشتر آشنا کنیم .

تفاوت در نامه های شخصی و نامه های اداری

بنابراین بهتر است در همان اول با تفاوت نامه های شخصی و اداری آشنا شوید چرا که این تفاوت ها هم به لحاظ فرمت نامه ها و هم به لحاظ ساختار و لحن نامه می باشد .

فرمت ها

نامه های اداری فرمت خاصی دارند که نامه های شخصی فاقد آن هستند .

سعی کنید آخرین نامه ی اداری را بیاد بیاورید که آن را به انگلیسی نوشته اید حالا یک نگاه به آن بیاندازید شما می توانید به تعداد زیادی از این نوع نامه ها در اینترنت توجه کنید .

در آن نمونه ها چه می بینید ؟

اجازه بدهید من حدس بزنم . شما به یک نامه ی تایپ شده با به اندازه ی یک اینچ حاشیه نگاه می کنید ، با یک تک فاصله . البته بین پاراگراف ها و خطوط مربوط به مقدمه ی نامه در ابتدای هر نامه ( مانند تاریخ و موضوع ) می بینید . هیچ دندانه گذاری در ابتدای هر پاراگراف دیده نمی شود. به عبارت دیگر نامه هم تراز شده از سمت چپ است . این فرمت صحیح ترین فرمت نامه اداری می باشد .

نامه ی شخصی کامل متفاوت است . می تواند تایپ شده باشد اما بهتر است بگوییم که نامه های دستی بیشتر جنبه خصوصی تر دارد . و البته نامه های شخصی عاری از محدودیت های فرمت نامه های اداری هستند .

محتوا

هرگز در نامه های اداری و یا تجاری در مورد مسائل شخصی بحث و گفتگو نکنید . حتی در نامه هایی که بر روی آن یک برگه ی پوششی وجود دارد نیز این کار را نکنید . ضرورتی ندارد پیرامون مسائل خصوصی خود بحث کنید . شما باید در مورد هدف نامه ، محتوا و مزمون آن را تنظیم کنید. در مورد صفحه ی اول نامه لزومی ندارد پیرامون تجربه ای صحبت کنید که چقدر می تواند این تجربه به ارتباط با شرکت های خارجی آن ها نفعی برساند .

نامه های اداری موضوعات خاصی دارد شما نامه ای می نویسید تا تقاضای شغلی ، شکایتی ، درخواستی و یا پاسخ به درخواستی داشته باشید . در هر صورت بسته به کاری که دارید آن را می نویسید . کل داستان این است .

ولی در نامه های انگلیسی غیررسمی شما با چنین محدودیتی سرو کار ندارید بلکه آزادید تا درباره هر مطلبی می خواهید به گیرنده ی آن بنویسید . نامه ی شخصی می تواند حتی در مورد بخشی از کاری باشد که شما آن را درنظر گرفته اید .

اندازه

من شخصا نامه های سه صفحه ای هم دیده ام . که البته می دانید این تعداد صفحات برای نامه های اداری بسیار طولانی است . لازم است در نامه های اداری کل مطلب را در یک صفحه بگنجانید. بنابراین بهتر است از حالا به بعد یاد بگیرید که چگونه کوتاه ، مختصر و مفید نامه های اداری را بنویسید . راز یک نامه ی خوب در کوتاه بودن مطلب آن می باشد .

زبان و نشانه گذاری

آیا این روزها کسی از ( : ) کالون استفاده می کند ؟ چه کسی تمایل دارد طبق هدف نامه واژه ی خاصی را استفاده کند ؟ چه کسی سعی می کند تا کلمات مناسبی را انتخاب کند و با آن ها لحن مناسبی داشته باشد ؟

نامه ی شخصی عاری از نشانه گذاری و یا قوانین مربوط به نوشتن با حروف بزرگ می باشد . مگر آن که بخواهید آن را به یک شخص صاحب منصب و یا در مقام معلمی بنویسید .

نوشتن نامه ی اداری تاثیر گذار در انگلیسی مستلزم این است که با عوامل نامه های اداری آشنا باشیم که عبارتند از :

۱-قالب صحیح

۲-سبک نوشتاری صحیح

۳-عبارات انگلیسی کلیدی

۱-دانستن سبک صحیح

خوانندگان نامه ی اداری انتظار دارند در حین نگاه کردن نامه یک قالب خاص و یکنواختی را دنبال کنند . برخی از نامه های اداری یک قالب چند منظوره دارند و برخی دیگر قالب عقب برده شده ای ( دندانه دندانه ) دارند . حال ما به اطلاعاتی که شما نیاز دارید می پردازیم .

آدرس فرستنده

اگر نامه ی شما عنوان چاپی بالای کاغذ دارد آن را لحاظ کنید . اگر ندارد این طور بنویسید :

آدرس خیابان، شهر، کدپستی ایالت

لازم نیست نامه خود را در صورت داشتن امضاء در آخر نامه ، بنویسید .

تاریخ

تاریخی که در آن ، نامه را تمام می کنید مورد نظر ما می باشد . ممکن است تصور کنید که آسان ترین بخش نامه است . بعد از همه ی این ها بهرحال تاریخ را می دانید اما این بخش از مقاله را نخوانید . چرا که جزئیات کوچکتری وجود دارند که لازم است اول از همه آن ها را بدانید .

اگر به شرکتی نامه می نویسید که در ایالات متحده ی امریکا می باشد ، تاریخ ماه را قبل از روز بنویسید . به عنوان مثال 10 June , 2015 تاریخ نویسی را با قالب مناسب آن رعایت کنید .

آدرس داخل نامه

عبارت نوشتن آدرس داخل یک روش فانتزی برای گفتن دریافت کننده ی نامه می باشد بنابراین همان طور که آدرس را می دانید می نویسید . اما بهتر است کمی صبر کنید . شما به چه کسی نامه می نویسید. منظورم این است که چه شخصی است و چه عنوانی دارد . شما واقعا می خواهید نامه را به یک شخص خاصی بنویسید یا فقط نیاز دارید نام کوچک و یا به تنهایی نام فامیل آن شخص را استفاده کنید و یا از هر دو استفاده کنید . اگر بخشی از این اطلاعات را نداشته باشید چگونه می توانید نام آن شخص را بیابید؟

به طور ساده می توانید یک کار کارگاهی انجام دهید . می توانید سری به وب سایت شرکت بزنید. می توانید نام شخصی را پیدا کنید که به آن نامه می نویسید ؟ نه . بنابراین به شرکت زنگ بزنید شماره تماس شخص را به همراه نام آن ، می توانید پیدا کنید . اگر قصد دارید به یک اداره و یا دفتر خاصی نامه ی اداری بنویسید بنابراین مراحل بالا را طی کنید و نامه را با آن شخص خاص در آن اداره ی ویژه بفرستید .

سلام اول نامه

به یاد داشته باشید که نامی را که در نامه استفاده می کنید همان نامی باشد که در آدرس می نویسید . قبل از شروع نامه لازم است مطلبی را بدانید . (طبق معمول ) سلام نامه معمولا با کلمه ی DEAR) آغاز می شود البته سلام نامه بستگی به رابطه ای دارد که با شخص گیرنده دارد .

آیا شما شخص دریافت کننده ی نامه را می شناسید ؟ به عنوان مثال اگر آن شخص جیک براون باشد بستگی به رابطه شما با او دارد می توانید بنویسید جیک عزیز و یا آقای براون عزیز . اگر جیک عنوانی مانند دکتر دارد به جای آقا می توانید بنویسید دکتر براون عزیز .

در موردخانم ها چطور ؟

سوال در این جا این است که آیا درست است بنویسیم خانم عزیز ویا دوشیزه ی عزیز ؟ این روزها خیلی رایج است که از مخفف خانم استفاده کنیم که در انگلیسی به صورت ( Ms ) می باشد . البته در این مورد به خانم متاهل اطلاق می شود .

ضمیمه نامه

تصاویرضمیمه شده در انتهای نامه الکترونیکی می آید . بنابراین این تصاویر قالب نامه ی تجاری را خلق می کند . به سادگی با تایپ کردن اختتامیه می توانید بعد از بیان مطالب مهم تصاویر مانند عکس مدارک و یا فتوکپی برخی از مدارکتان را به انتهای نامه ضمیمه کنید .

بستن نامه

شما می دانید کلماتی مانند “Sincerely “ و “ yours truly” را می توانید در پایان نامه جهت تمام کردن نامه به کار ببرید بعد از آن فضایی را برای امضاء دستی اختصاص دهید .

بعد از آن نام خود را تایپ کنید .

درست مانند قالب پایین .

Sincerely ,

امضاء دستی شما

متن نامه

در پایان وقت آن رسیده که به شما بگوییم چگونه می توانید مطلبی را بنویسید که می خواهید در نامه ی تجاری آن را بیان کنید . البته این بخش کمی سخت به نظر می رسد . بدنه ی نامه ی تجاری شما از چند پاراگراف تشکیل شده است . اولین پاراگراف را اختصاص به علت و هدف نگارش نامه اختصاص دهید به عبارت دیگر شما می خواهید نقطه نظرات خود را به شکلی ساده و رسمی بیان کنید . بنابراین لازم است که پاراگراف بعدی را اختصاص به نقطه نظرات اصلی با توجه به پیشینه و بیان اطلاعات جهت حمایت از درخواست خود ، بدهید .

بعد از بیان هدف اصلی و ارائه برخی از اطلاعات بهتر است درخواست خود را در پاراگراف بعدی به صورت کاملا رسمی و مودبانه داشته باشید .

تایپ کردن حروف اول اشخاص

اگر نامه ی خود را تایپ نمی کنید بهتر است از این بخش استفاده کنید . اگر شخصی برای شما آن را تایپ کرد این حروف در زیر نامه خواهید دید .

۲-دانستن سبک صحیح نوشتاری

مختصر مفید بنویسید

شاید شما فکر می کنید موضوع نامه ی شما مهم ترین در دنیا می باشد. من مطمئنم برای شما بسیار اهمیت دارد ، اما به خاطر داشته باشید که به شخصی که نامه می نویسید احتمالا نامه های زیادی دریافت می کنند که شاید همان ایده و پیشنهاد شما را در بر داشته باشد . بنابراین بهتر است به خاطر بسپارید که برای شخص دریافت کننده بسیار مهم است که نامه مختصر و مفید باشد .

آیا واقعا می خواهید دریافت کننده ی نامه ، شما را بخواند ؟ اگر چنین هدفی دارید پس بهتر است آن را کوتاه بنویسید . تصور کنید که شخص تاجری که در روز مشغله ی کاری فراوانی دارد چطور می تواند نامه ی شما را بخواند .

حرفه ای و مودب باشید

با پیروی از این قانون شما می توانید به طور اتوماتیک وار کمک کنید تا نامه ، کوتاه و مفید باشد . در حین نوشتن نامه احساساتی نشوید و نامه را با موضوعات نامرتبط شروع نکنید . بهتر است مخاطب خود را به خوبی بشناسید و بر روی درخواست خود تمرکز کنید .

شفاف باشید

شاید به سختی با کلمات و اصطلاحات تجاری آشنا شده اید اما بعضی اوقات ضرورتی ندارد از آن ها استفاده کنید بهرحال احتمال دارد که مخاطب شما با همه ی آن اصطلاحات آشنا نباشد در ضمن به یاد داشته باشید که نباید دانش خود را با استفاده از کلمات پیچیده به رخ بکشید .

چرا که خواننده ی نامه ی شما گیج می شود و در نهایت نمی تواند خواسته و هدف اصلی شما را دریابد . از جملات کوتاه استفاده کنید . کلمات ساده و کوتاه به کار ببرید .

به جای نوشتن ( in all cases ) بهتر است بنویسید always . از مترادف های ساده استفاده کنید به جای واژه ی utilize از واژه ی use استفاده کنید .

به لحاظ گرامری نامه ی خود را صحیح بنویسید .

یکی از مهمترین قوانین گرامری که باید رعایت کنید مطابقت فاعل با فعل می باشد . با یک مثال می توانید موردی را بیان کنید که انگلیسی زبان ها آن را هم به کار می برند . به عنوان مثال در هنگام استفاده از every one , every body , باید فعل مورد استفاده ی خود را با s بیاورید .

و مورد بعد بعضی از کلمات که تقریبا شبیه هم هستند را جا به جا استفاده نکنید مانند affect و effect .

Affect فعل است و به معنای تاثیر گذاشتن است . effect  اسم است و به معنای نتیجه است . مثال : the news of the merger had a terrible effect on my portfolio

بهتر است با اشتباهات رایج انگلیسی آشنا شوید . تا نوشتار بهتری داشته باشید .

از جملات معلوم استفاده کنید

نامه های اداری نباید خسته کننده باشد بنابراین بهتر است تا از افعال معلوم استفاده کنید . به دو مثال پائین توجه کنید و پاسخ سوال مرا بدهید .

کدام جمله را ترجیح می دهید ؟

الف . جو چند پیشنهاد جالب را ارائه کرد

ب . برخی پیشنهادات جالب توسط جو ارائه شدند

من شخصا جمله ی اول را ترجیح می دهم .

۳-دانستن عبارات انگلیسی کلیدی

در حال حاضر تنها یک مطلب دیگر مانده که در نگارش نامه ی تجاری باید به آن توجه کنید .

آن چه چیزی است ؟

عبارات کلیدی در انگلیسی به شما کمک می کند تا با آوردن آن ها نامه ی خود را به روش بهتری تمام کنید . زمانی که تاجران نامه ی شما را می خوانند آن ها به دنبال عبارات خاصی هستند . این عبارات کمک می کند تا آن ها به مطلب بعدی راه پیدا کنند چرا که کلیدی هستند و قابل فهم. بنابراین برای نوشتن یک نامه ی شفاف ، باید مطمئن شوید که این عبارات را در جای مناسبی از نامه استفاده کنید . عبارتند از :

. سلام نامه

. دلیل نگارش نامه

. ضمیمه نامه

. مطالب پایانی

. اشاره به تماس شما در آینده

. تمام کردن نامه

ما در بخش سلام نامه در بالا توضیح داده ایم .

در بخش دلیل نگارش نامه بهترین روش برای درخواست شفاف شما اشاره مستقیم به اشخاص است . بهتر است خواسته ی خود را در اولین خط نامه بنویسید . چرا که شما هدف نامه را بیان می کنید . به عنوان مثال :

. هدف از نوشتن نامه …

…درخواست من مبنی بر… inquire about

… عذرخواهی مرا بابت …بپذیرید apologize for

…نامه ی من مبنی بر تائید … confirm

…پیشنهاد من … comment on

… درخواست من مبنی بر … apply for

در تجارت مردم تمایل به نوشتن نامه های الکترونیکی دارند به منظور :

. شفاف سازی مطلبی

. تائید مطلبی

. اطلاع رسانی شخصی در مورد چیزی

. پیگیری چیزی

. به اطلاع رساندن مطلبی برای شخصی

. پاسخ دادن به شخصی

. درخواست چیزی

. ایمیل انگلیسی تشکر از شخصی جهت کاری

. به روز رسانی شخص

یکی از موارد بالا مورد استفاده شما می باشد .

از عبارتی مانند این استفاده کنید و خلاصه ای از دلیل نگارش خود را بیاورید . به عنوان مثال :

Dear Mr. Smith ,

I am writing to request a copy of the research departments monthly report from January .

ضمیمه مدارک

برخی از نامه های تجاری شامل مدارکی است که اطلاعات شما را تائید می کند . البته بهتر است از گفتن انتظارات خود به شکل مستقیم پرهیز کنید . بنابراین به سادگی بنویسید

.I am enclosing …

.Please find enclosed …

.Enclosed you will find …

Enclosed you will find my resume and cover letter .

مطالب پایانی

معمولا خواننده نامه به دنبال علائمی است که نامه رو به پایان یافتن است . در این جا به چند مثال می پردازیم که عبارات که پایان نامه را نشان می دهند .

.Thank you for your help

.please contact us again if ….

…we can help in any way.

…there are any problems .

…you have any questions .

اشاره به برقراری تماس در آینده

البته شما نیاز دارید تا خواننده ی نامه را از انتظاراتی که در آینده دارید ، با خبر کنید .

مثال های عباراتی که شما می توانید از آن ها استفاده کنید :

 I look forward to …

… hearing from you soon .

…meeting you next Tuesday.

…seeing you next Thursday .

پایان نامه

حالا وقت آن رسیده نامه را به پایان برسانیم . رایج ترین حالت ممکن در پایان نامه ها از این قرارند.

. yours faithfully , ( if you don’t know the name of the person you ’re writing to )

.Yours sincerely , ( if you know the name of the person you ‘re writing to )

. Best wishes,

. Best regards , ( if the person is a close business contact or friend)

دوستان عزیز ما در این سایت شما را دعوت به نوشتن ایمیل  می کنیم . و امیدواریم با رعایت مطالب خوانده شده در این مقاله ی بسیار عالی و کاربردی بتوانید نمونه ایمیل های اتگلیسی خوبی را ارائه بدهید . ما در این سایت شما را در مقوله های مختلف فراگیری زبان انگلیسی کمک می کنیم .

تهیه و تنظیم :ابراهیم خلیل مهرنو (موسس سرزمین زبان)

سر کار خانم الهام دژکام ، کارشناس ارشد آموزش زبان انگلیسی

مشاوران ما:

-سرکار خانم موسوی مشاور و کارشناس فروش

– سرکار خانم راد مشاور و کارشناس فروش

– سرکار خانم فیضی مشاور و کارشناس فروش

-سرکار خانم مهرنو مشاور و کارشناس فروش

– ابراهیم خلیل مهرنو موسس و مشاور آموزشی سرزمین زبان

ساعت تماس از 10 صبح تا 10 شب

شماره های تماس با تیم مشاوره ای سرزمین زبان :

سرزمین زبان

اهمیت نامه های تجاری

۱-نامه های تجاری لحن جدی و اداری دارند .

همان طوری که میگول فرانسیسکو رویز گاریدو در کتاب خود تحت عنوان ‹‹ ارتباطات انگلیسی برای تجارت بین المللی ›› بیان کرده است ، این نوع نامه انگلیسی به نوعی یک مدرک و یا شاهد برای گیرنده ی نامه می باشد که در صورت عدم توجه به متن نامه ، می توان بر علیه گیرنده از آن استفاده کرد بنابراین جنبه ی رسمی تری دارد . چرا که در برگیرنده ی مطالب مهم از قبیل تغییرات در سازمان و یا تغییرات در سیاست اداره می باشد .

۲-نامه های تجاری برای خوانندگان آن قابل درک و ملموس تر هستند .

ایمیل های انگلیسی الکترونیکی اغلب به طور اشتباهی در یک فولدر دیجیتالی گنجانده شده اند که به راحتی می توان آن را فراموش کرد . ما به راحتی می توانیم یک ایمیل را پاک کنیم و یا دوباره به آن نگاهی بیاندازیم . بنابراین به اشتباه شده که ایمیل های مهم در میل های غیر قابل استفاده قرار می گیرد .

با نوشتن نامه های تجاری دیگر نمی توانیم به ارباب رجوع خود بگویید : “ اوه ، ببخشید من باید آن نامه الکترونیکی را پاک می کردم “. و فرق آن مانند این مسئله است که ما یک حراج واقعی را با یک سری اوقات سخت کاری فرق بگذاریم . در ضمن به دلیل وجود هر دو آدرس گیرنده و فرستنده بر روی پاکت نامه هیچ وقت نمی توانیم آن را تجاهل کرده و در نظر نگیریم .

۳- نامه های اداری توجه و دقت شما را نشان می دهند.

با این واقعیت که شما برای نوشتن مکاتبات خارجی، وقت صرف می کنید و به جای آن که بر روی یک فرمت از پیش تعیین شده ای کلیک کنید و آن را برای فرستنده ، ارسال کنید .

اما قدرتی که در نامه های تجاری انگلیسی نهفته است فراتر از تصور ما می باشد . با توجه به مقاله ی برایان گارنر تحت عنوان ‹‹نامه ی خوب نوشته شده همچنان کار ما را راه می اندازد ›› شما می توانید با توجه به لحن نامه ای که انتخاب کرده اید احساسات شخص گیرنده را تغییر دهید . بنابراین خوانندگان عزیز اجازه بدهید تا ما شما را با این نامه ها بهتر و بیشتر آشنا کنیم .

تفاوت در نامه های شخصی و نامه های اداری

بنابراین بهتر است در همان اول با تفاوت نامه های شخصی و اداری آشنا شوید چرا که این تفاوت ها هم به لحاظ فرمت نامه ها و هم به لحاظ ساختار و لحن نامه می باشد .

فرمت ها

نامه های اداری فرمت خاصی دارند که نامه های شخصی فاقد آن هستند .

سعی کنید آخرین نامه ی اداری را بیاد بیاورید که آن را به انگلیسی نوشته اید حالا یک نگاه به آن بیاندازید شما می توانید به تعداد زیادی از این نوع نامه ها در اینترنت توجه کنید .

در آن نمونه ها چه می بینید ؟

اجازه بدهید من حدس بزنم . شما به یک نامه ی تایپ شده با به اندازه ی یک اینچ حاشیه نگاه می کنید ، با یک تک فاصله . البته بین پاراگراف ها و خطوط مربوط به مقدمه ی نامه در ابتدای هر نامه ( مانند تاریخ و موضوع ) می بینید . هیچ دندانه گذاری در ابتدای هر پاراگراف دیده نمی شود. به عبارت دیگر نامه هم تراز شده از سمت چپ است . این فرمت صحیح ترین فرمت نامه اداری می باشد .

نامه ی شخصی کامل متفاوت است . می تواند تایپ شده باشد اما بهتر است بگوییم که نامه های دستی بیشتر جنبه خصوصی تر دارد . و البته نامه های شخصی عاری از محدودیت های فرمت نامه های اداری هستند .

محتوا

هرگز در نامه های اداری و یا تجاری در مورد مسائل شخصی بحث و گفتگو نکنید . حتی در نامه هایی که بر روی آن یک برگه ی پوششی وجود دارد نیز این کار را نکنید . ضرورتی ندارد پیرامون مسائل خصوصی خود بحث کنید . شما باید در مورد هدف نامه ، محتوا و مزمون آن را تنظیم کنید. در مورد صفحه ی اول نامه لزومی ندارد پیرامون تجربه ای صحبت کنید که چقدر می تواند این تجربه به ارتباط با شرکت های خارجی آن ها نفعی برساند .

نامه های اداری موضوعات خاصی دارد شما نامه ای می نویسید تا تقاضای شغلی ، شکایتی ، درخواستی و یا پاسخ به درخواستی داشته باشید . در هر صورت بسته به کاری که دارید آن را می نویسید . کل داستان این است .

ولی در نامه های انگلیسی غیررسمی شما با چنین محدودیتی سرو کار ندارید بلکه آزادید تا درباره هر مطلبی می خواهید به گیرنده ی آن بنویسید . نامه ی شخصی می تواند حتی در مورد بخشی از کاری باشد که شما آن را درنظر گرفته اید .

اندازه

من شخصا نامه های سه صفحه ای هم دیده ام . که البته می دانید این تعداد صفحات برای نامه های اداری بسیار طولانی است . لازم است در نامه های اداری کل مطلب را در یک صفحه بگنجانید. بنابراین بهتر است از حالا به بعد یاد بگیرید که چگونه کوتاه ، مختصر و مفید نامه های اداری را بنویسید . راز یک نامه ی خوب در کوتاه بودن مطلب آن می باشد .

زبان و نشانه گذاری

آیا این روزها کسی از ( : ) کالون استفاده می کند ؟ چه کسی تمایل دارد طبق هدف نامه واژه ی خاصی را استفاده کند ؟ چه کسی سعی می کند تا کلمات مناسبی را انتخاب کند و با آن ها لحن مناسبی داشته باشد ؟

نامه ی شخصی عاری از نشانه گذاری و یا قوانین مربوط به نوشتن با حروف بزرگ می باشد . مگر آن که بخواهید آن را به یک شخص صاحب منصب و یا در مقام معلمی بنویسید .

نوشتن نامه ی اداری تاثیر گذار در انگلیسی مستلزم این است که با عوامل نامه های اداری آشنا باشیم که عبارتند از :

۱-قالب صحیح

۲-سبک نوشتاری صحیح

۳-عبارات انگلیسی کلیدی

۱-دانستن سبک صحیح

خوانندگان نامه ی اداری انتظار دارند در حین نگاه کردن نامه یک قالب خاص و یکنواختی را دنبال کنند . برخی از نامه های اداری یک قالب چند منظوره دارند و برخی دیگر قالب عقب برده شده ای ( دندانه دندانه ) دارند . حال ما به اطلاعاتی که شما نیاز دارید می پردازیم .

آدرس فرستنده

اگر نامه ی شما عنوان چاپی بالای کاغذ دارد آن را لحاظ کنید . اگر ندارد این طور بنویسید :

آدرس خیابان، شهر، کدپستی ایالت

لازم نیست نامه خود را در صورت داشتن امضاء در آخر نامه ، بنویسید .

تاریخ

تاریخی که در آن ، نامه را تمام می کنید مورد نظر ما می باشد . ممکن است تصور کنید که آسان ترین بخش نامه است . بعد از همه ی این ها بهرحال تاریخ را می دانید اما این بخش از مقاله را نخوانید . چرا که جزئیات کوچکتری وجود دارند که لازم است اول از همه آن ها را بدانید .

اگر به شرکتی نامه می نویسید که در ایالات متحده ی امریکا می باشد ، تاریخ ماه را قبل از روز بنویسید . به عنوان مثال 10 June , 2015 تاریخ نویسی را با قالب مناسب آن رعایت کنید .

آدرس داخل نامه

عبارت نوشتن آدرس داخل یک روش فانتزی برای گفتن دریافت کننده ی نامه می باشد بنابراین همان طور که آدرس را می دانید می نویسید . اما بهتر است کمی صبر کنید . شما به چه کسی نامه می نویسید. منظورم این است که چه شخصی است و چه عنوانی دارد . شما واقعا می خواهید نامه را به یک شخص خاصی بنویسید یا فقط نیاز دارید نام کوچک و یا به تنهایی نام فامیل آن شخص را استفاده کنید و یا از هر دو استفاده کنید . اگر بخشی از این اطلاعات را نداشته باشید چگونه می توانید نام آن شخص را بیابید؟

به طور ساده می توانید یک کار کارگاهی انجام دهید . می توانید سری به وب سایت شرکت بزنید. می توانید نام شخصی را پیدا کنید که به آن نامه می نویسید ؟ نه . بنابراین به شرکت زنگ بزنید شماره تماس شخص را به همراه نام آن ، می توانید پیدا کنید . اگر قصد دارید به یک اداره و یا دفتر خاصی نامه ی اداری بنویسید بنابراین مراحل بالا را طی کنید و نامه را با آن شخص خاص در آن اداره ی ویژه بفرستید .

سلام اول نامه

به یاد داشته باشید که نامی را که در نامه استفاده می کنید همان نامی باشد که در آدرس می نویسید . قبل از شروع نامه لازم است مطلبی را بدانید . (طبق معمول ) سلام نامه معمولا با کلمه ی DEAR) آغاز می شود البته سلام نامه بستگی به رابطه ای دارد که با شخص گیرنده دارد .

آیا شما شخص دریافت کننده ی نامه را می شناسید ؟ به عنوان مثال اگر آن شخص جیک براون باشد بستگی به رابطه شما با او دارد می توانید بنویسید جیک عزیز و یا آقای براون عزیز . اگر جیک عنوانی مانند دکتر دارد به جای آقا می توانید بنویسید دکتر براون عزیز .

در موردخانم ها چطور ؟

سوال در این جا این است که آیا درست است بنویسیم خانم عزیز ویا دوشیزه ی عزیز ؟ این روزها خیلی رایج است که از مخفف خانم استفاده کنیم که در انگلیسی به صورت ( Ms ) می باشد . البته در این مورد به خانم متاهل اطلاق می شود .

ضمیمه نامه

تصاویرضمیمه شده در انتهای نامه الکترونیکی می آید . بنابراین این تصاویر قالب نامه ی تجاری را خلق می کند . به سادگی با تایپ کردن اختتامیه می توانید بعد از بیان مطالب مهم تصاویر مانند عکس مدارک و یا فتوکپی برخی از مدارکتان را به انتهای نامه ضمیمه کنید .

بستن نامه

شما می دانید کلماتی مانند “Sincerely “ و “ yours truly” را می توانید در پایان نامه جهت تمام کردن نامه به کار ببرید بعد از آن فضایی را برای امضاء دستی اختصاص دهید .

بعد از آن نام خود را تایپ کنید .

درست مانند قالب پایین .

Sincerely ,

امضاء دستی شما

متن نامه

در پایان وقت آن رسیده که به شما بگوییم چگونه می توانید مطلبی را بنویسید که می خواهید در نامه ی تجاری آن را بیان کنید . البته این بخش کمی سخت به نظر می رسد . بدنه ی نامه ی تجاری شما از چند پاراگراف تشکیل شده است . اولین پاراگراف را اختصاص به علت و هدف نگارش نامه اختصاص دهید به عبارت دیگر شما می خواهید نقطه نظرات خود را به شکلی ساده و رسمی بیان کنید . بنابراین لازم است که پاراگراف بعدی را اختصاص به نقطه نظرات اصلی با توجه به پیشینه و بیان اطلاعات جهت حمایت از درخواست خود ، بدهید .

بعد از بیان هدف اصلی و ارائه برخی از اطلاعات بهتر است درخواست خود را در پاراگراف بعدی به صورت کاملا رسمی و مودبانه داشته باشید .

تایپ کردن حروف اول اشخاص

اگر نامه ی خود را تایپ نمی کنید بهتر است از این بخش استفاده کنید . اگر شخصی برای شما آن را تایپ کرد این حروف در زیر نامه خواهید دید .

۲-دانستن سبک صحیح نوشتاری

مختصر مفید بنویسید

شاید شما فکر می کنید موضوع نامه ی شما مهم ترین در دنیا می باشد. من مطمئنم برای شما بسیار اهمیت دارد ، اما به خاطر داشته باشید که به شخصی که نامه می نویسید احتمالا نامه های زیادی دریافت می کنند که شاید همان ایده و پیشنهاد شما را در بر داشته باشد . بنابراین بهتر است به خاطر بسپارید که برای شخص دریافت کننده بسیار مهم است که نامه مختصر و مفید باشد .

آیا واقعا می خواهید دریافت کننده ی نامه ، شما را بخواند ؟ اگر چنین هدفی دارید پس بهتر است آن را کوتاه بنویسید . تصور کنید که شخص تاجری که در روز مشغله ی کاری فراوانی دارد چطور می تواند نامه ی شما را بخواند .

حرفه ای و مودب باشید

با پیروی از این قانون شما می توانید به طور اتوماتیک وار کمک کنید تا نامه ، کوتاه و مفید باشد . در حین نوشتن نامه احساساتی نشوید و نامه را با موضوعات نامرتبط شروع نکنید . بهتر است مخاطب خود را به خوبی بشناسید و بر روی درخواست خود تمرکز کنید .

شفاف باشید

شاید به سختی با کلمات و اصطلاحات تجاری آشنا شده اید اما بعضی اوقات ضرورتی ندارد از آن ها استفاده کنید بهرحال احتمال دارد که مخاطب شما با همه ی آن اصطلاحات آشنا نباشد در ضمن به یاد داشته باشید که نباید دانش خود را با استفاده از کلمات پیچیده به رخ بکشید .

چرا که خواننده ی نامه ی شما گیج می شود و در نهایت نمی تواند خواسته و هدف اصلی شما را دریابد . از جملات کوتاه استفاده کنید . کلمات ساده و کوتاه به کار ببرید .

به جای نوشتن ( in all cases ) بهتر است بنویسید always . از مترادف های ساده استفاده کنید به جای واژه ی utilize از واژه ی use استفاده کنید .

به لحاظ گرامری نامه ی خود را صحیح بنویسید .

یکی از مهمترین قوانین گرامری که باید رعایت کنید مطابقت فاعل با فعل می باشد . با یک مثال می توانید موردی را بیان کنید که انگلیسی زبان ها آن را هم به کار می برند . به عنوان مثال در هنگام استفاده از every one , every body , باید فعل مورد استفاده ی خود را با s بیاورید .

و مورد بعد بعضی از کلمات که تقریبا شبیه هم هستند را جا به جا استفاده نکنید مانند affect و effect .

Affect فعل است و به معنای تاثیر گذاشتن است . effect  اسم است و به معنای نتیجه است . مثال : the news of the merger had a terrible effect on my portfolio

بهتر است با اشتباهات رایج انگلیسی آشنا شوید . تا نوشتار بهتری داشته باشید .

از جملات معلوم استفاده کنید

نامه های اداری نباید خسته کننده باشد بنابراین بهتر است تا از افعال معلوم استفاده کنید . به دو مثال پائین توجه کنید و پاسخ سوال مرا بدهید .

کدام جمله را ترجیح می دهید ؟

الف . جو چند پیشنهاد جالب را ارائه کرد

ب . برخی پیشنهادات جالب توسط جو ارائه شدند

من شخصا جمله ی اول را ترجیح می دهم .

۳-دانستن عبارات انگلیسی کلیدی

در حال حاضر تنها یک مطلب دیگر مانده که در نگارش نامه ی تجاری باید به آن توجه کنید .

آن چه چیزی است ؟

عبارات کلیدی در انگلیسی به شما کمک می کند تا با آوردن آن ها نامه ی خود را به روش بهتری تمام کنید . زمانی که تاجران نامه ی شما را می خوانند آن ها به دنبال عبارات خاصی هستند . این عبارات کمک می کند تا آن ها به مطلب بعدی راه پیدا کنند چرا که کلیدی هستند و قابل فهم. بنابراین برای نوشتن یک نامه ی شفاف ، باید مطمئن شوید که این عبارات را در جای مناسبی از نامه استفاده کنید . عبارتند از :

. سلام نامه

. دلیل نگارش نامه

. ضمیمه نامه

. مطالب پایانی

. اشاره به تماس شما در آینده

. تمام کردن نامه

ما در بخش سلام نامه در بالا توضیح داده ایم .

در بخش دلیل نگارش نامه بهترین روش برای درخواست شفاف شما اشاره مستقیم به اشخاص است . بهتر است خواسته ی خود را در اولین خط نامه بنویسید . چرا که شما هدف نامه را بیان می کنید . به عنوان مثال :

. هدف از نوشتن نامه …

…درخواست من مبنی بر… inquire about

… عذرخواهی مرا بابت …بپذیرید apologize for

…نامه ی من مبنی بر تائید … confirm

…پیشنهاد من … comment on

… درخواست من مبنی بر … apply for

در تجارت مردم تمایل به نوشتن نامه های الکترونیکی دارند به منظور :

. شفاف سازی مطلبی

. تائید مطلبی

. اطلاع رسانی شخصی در مورد چیزی

. پیگیری چیزی

. به اطلاع رساندن مطلبی برای شخصی

. پاسخ دادن به شخصی

. درخواست چیزی

. ایمیل انگلیسی تشکر از شخصی جهت کاری

. به روز رسانی شخص

یکی از موارد بالا مورد استفاده شما می باشد .

از عبارتی مانند این استفاده کنید و خلاصه ای از دلیل نگارش خود را بیاورید . به عنوان مثال :

Dear Mr. Smith ,

I am writing to request a copy of the research departments monthly report from January .

ضمیمه مدارک

برخی از نامه های تجاری شامل مدارکی است که اطلاعات شما را تائید می کند . البته بهتر است از گفتن انتظارات خود به شکل مستقیم پرهیز کنید . بنابراین به سادگی بنویسید

.I am enclosing …

.Please find enclosed …

.Enclosed you will find …

Enclosed you will find my resume and cover letter .

مطالب پایانی

معمولا خواننده نامه به دنبال علائمی است که نامه رو به پایان یافتن است . در این جا به چند مثال می پردازیم که عبارات که پایان نامه را نشان می دهند .

.Thank you for your help

.please contact us again if ….

…we can help in any way.

…there are any problems .

…you have any questions .

اشاره به برقراری تماس در آینده

البته شما نیاز دارید تا خواننده ی نامه را از انتظاراتی که در آینده دارید ، با خبر کنید .

مثال های عباراتی که شما می توانید از آن ها استفاده کنید :

 I look forward to …

… hearing from you soon .

…meeting you next Tuesday.

…seeing you next Thursday .

پایان نامه

حالا وقت آن رسیده نامه را به پایان برسانیم . رایج ترین حالت ممکن در پایان نامه ها از این قرارند.

. yours faithfully , ( if you don’t know the name of the person you ’re writing to )

.Yours sincerely , ( if you know the name of the person you ‘re writing to )

. Best wishes,

. Best regards , ( if the person is a close business contact or friend)

دوستان عزیز ما در این سایت شما را دعوت به نوشتن ایمیل  می کنیم . و امیدواریم با رعایت مطالب خوانده شده در این مقاله ی بسیار عالی و کاربردی بتوانید نمونه ایمیل های اتگلیسی خوبی را ارائه بدهید . ما در این سایت شما را در مقوله های مختلف فراگیری زبان انگلیسی کمک می کنیم .

تهیه و تنظیم :ابراهیم خلیل مهرنو (موسس سرزمین زبان)

سر کار خانم الهام دژکام ، کارشناس ارشد آموزش زبان انگلیسی

مشاوران ما:

-سرکار خانم موسوی مشاور و کارشناس فروش

– سرکار خانم راد مشاور و کارشناس فروش

– سرکار خانم فیضی مشاور و کارشناس فروش

-سرکار خانم مهرنو مشاور و کارشناس فروش

– ابراهیم خلیل مهرنو موسس و مشاور آموزشی سرزمین زبان

ساعت تماس از 10 صبح تا 10 شب

شماره های تماس با تیم مشاوره ای سرزمین زبان :

نیکونیوز

عراق با ۱۴۳ میلیارد بشکه، چهارمین کشور دارندۀ منابع نفتی در جهان است و بخش مهمی از میدان های نفتی در این کشور همچنان کشف نشده باقی مانده است. 

عراق، از پتانسیل بسیار بالایی برای استخراج و تولید نفت برای شرکت های بین المللی نفتی عراق قرار دارد. از ۸۰ میدان نفتی کشف شده در عراق، امروز تنها ۳۰ میدان نفتی مشغول تولید هستند و همچنان میدان هایی هستند که هنوز کشف نشده اند. 

عراق برای بسیاری از شرکت های نفتی، منطقۀ رویایی برای ارتباط با تجار خارجی است. دسترسی به منابع زیرزمینی به لحاظ فنی در این کشور آسان است و پتانسیل استخراج از نگاه کارشناسان بسیار بالاست. این کشور با ۱۴۳ میلیارد بشکه، چهارمین کشور دارندۀ منابع نفتی در جهان است و بخش مهمی از میدان های نفتی در این کشور به خصوص در بخش غربی همچنان کشف نشده باقی مانده است. جنگ ایران-عراق، جنگ دوم خلیج فارس و انزوای رژیم صدام حسین طی سالهای متمادی، مانع از استخراج صنعت نفت در این کشور شده بود و تولید در حد بسیار ضعیف محدودی بود. 

برای احیای صنعت نفت، بغداد در سال ۲۰۰۹ تعداد ۱۲ قرارداد با شرکت های بین الملل نفتی در کردستان عراق به امضاء رساند که امروز به این کشور امکان داده تا میزان تولید روزانۀ خود را به ۲،۹ میلیون بشکه برساند، در حالیکه این رقم در جریان جنگ دوم خلیج فارس ۱،۵ بشکه بود. 

چالش سیاسی همچنان وجود دارد 

بدون شک عراق یکی از اعضای مهم و با وزن سازمان اوپک است. ماه گذشته این کشور با تولید ۹% اپک بعد از ایران و عربستان سعودی قرار گرفت. بغداد بلندپرواز قصد دارد از هم اکنون تا سال ۲۰۱۷ تولید خود را به ۶ تا ۷ میلیون بشکه در روز برساند. پروژه ای که می تواند در صورت تحقق، عراق را با جلو زدن از ایران در مقام دوم اپک قرار دهد. اما تحقق این امر کمی دور از ذهن است. دولت عراق به دلیل چالش های سیاسی موجود همچنان برای بازسازی زیرساخت های کشور با مشکلات زیادی روبروست. از این رو ارتباط با شرکت های خارجی برای سرمایه گذاری کمی انگیزۀ خود را از دست داده اند. در بهار امسال، اولین مزایده های استخراج، سود چندانی به همراه نداشته است. بغداد، نگران خودسری های کردستان 

انعقاد قراردادهای نفتی منطقۀ کردستان عراق با شرکت های نفتی خارجی همچنان یکی از نقاط اختلاف میان بغداد با کردستان لاینحل باقی مانده است. بعد از اکسون موبیل و شورون حال نوبت توتال و گازپروم است که در صف استخراج نفت از منطقۀ کردستان قرار گیرند. این سیاست کردستان عصبانیت و ناراحتی بغداد را به همراه داشته و همۀ قراردادهای مذکور را غیرقانونی اعلام کرده است. تا به این مقطع شرکتهای مذکور از فعالیت بر روی میدانهای نفتی منع شده اند. 

به گزارش سکونیوز به نقل از خبرآنلاین لزاکو به رغم ممانعت بغداد، تعداد شرکتهای خارجی که برای استخراج بر روی میدان های نفتی کردستان عراق ابراز تمایل می کنند، در حال افزایش هستند. هفتۀ گذشته شرکت توتال از در اختیار گرفتن سهم ۳۵ درصدی در دو بلوک نفتی واقع در کردستان خبر داد که در آن شرکت روسی گازپروم نیز حضور داشت، بلوکی که گفته می شود ذخیره ای بالغ بر ۳،۶ میلیارد بشکه نفت را در خود دارد. این مسئله بر عصبانیت بغداد افزود و لذا دولت از تنبیه شرکتهای نفتی سرمایه گذار در کردستان خبر داد. حسین شهرستانی، وزیر انرژی عراق اعلام کرد در صورتی که توتال قرارداد نفتی خود را لغو نکند، نتایج خطرناکی در انتظار این شرکت خواهد بود. 

توتال و گازپروم اما همان رویه را در پیش گرفتند. در پایان جولای نیز شرکت آمریکایی شورون از در اختیار گرفتن بخش مهمی از ۲ بلوک نفتی کردستان خبر داد. اما به نظر می رسد اکسون موبیل برای سایر شرکت نقش راه باز کن را ایفا کرد. این شرکت بدون توجه به فشارهای بغداد، تابو را شکست و با منطقۀ کردستان ۶ قرارداد استخراج به امضاء رساند. شرکت اکسون موبیل بعد از تحریم های دولت عراق، از شرکت در مزایده ها محروم شد اما با این حال استخراج نفت منطقۀ قرنا در غرب عراق را در دست دارد. 

گفتنی است کردستان ۳۰% از ذخیرۀ ۱۴۳ میلیارد بشکه ای نفت عراق را در اختیار دارد. کردستان برای مقابله با محدودیت هایی که دولت برای صادرات انرژی این کشور در نظر گرفته، به تازگی مسیر تازه ای را در پیش گرفته است. این منطقۀ خودمختار قصد دارد انرژی خود را به طور مستقیم از طریق خط لوله ای به ترکیه ارسال کند. مسئله ای که می تواند رابطۀ آنکارا - بغداد را تحت الشعاع قرار دهد. 

اینفوگرافیک ذیل مهمترین میدان های نفتی عراق را به تصویر کشیده است: 

یکی از مشکلات اساسی تجار و بازرگانان درانجام عملیات صادرات و واردات، تنظیم یک نامه تجاری متناسب با اصول مکاتبات تجاری است .  تنظیم یک نامه تجاری صحیح به این اندازه اهمیت دارد که نشان دهنده اعتبار یک شرکت یا بازرگان است . بسیاری از بازرگانان با هزینه های زیاد هر باره برای تهیه یک نامه تجاری به مراکز ترجمه مراجعه می نمایند. 

مرکز مشاوره بازرگانی ایران  ( تنها مرکز ارائه دهنده اموزشهای عملی بازرگانی در ایران ) با همکاری اساتید مجرب در حوزه بازرگانی ، نسبت به تدوین " راهنمای عملی مکاتبات تجاری بازرگانی خارجی "اقدام نموده است. دراین راهنما سعی شده است تا فرد در  کمترین زمان ممکن بتواند یک نامه تجاری انگلیسی را برای ارسال آماده نمائید . همچنین چندین نمونه ایمیل انگلیسی آماده برای امور صادرات و واردات نیزدر این راهنما ارائه شده است.  

- طریقه نگارش صحیح آدرس گیرنده و فرستنده در یک نامه تجاری 

- طریقه نگارش صحیح احترامات وتعارفات در یک نامه تجاری 

- چگونگی تهیه بدنه نامه و درخواستهای یک تجار در نامه 

- معرفی اصطلاحات و کلمات خاص مورد استفاده در مکاتبات تجاری 

- معرفی نمونه های آماده برای مکاتبات تجاری در زمینه صادرات - واردات ( استعلام قیمت - ارسال بروشور - خرید تجهیزات و..)