طرح کلی نامه های انگلیسی اداری
تمامی نامه های اداری دارای شش قسمت است:
1 – عنوان heading
2 – آدرس inside address
3 – ادای احترام salutation
4 – بدنه یا متن اصلی body
5 – قسمت پایانی closing
6 – امضا signature
حال در مورد هر کدام جداگانه توضیح خواهیم داد :
1 – عنوان heading
عنوان نامه های انگلیسی مانند نامه های شخصی می باشد. اگر از نوشت افزارهای اداری استفاده می کنید که دارای سربرگ است فقط تاریخ را در بالای صفحه و در وسط بنویسید.
زمانیکه آدرس شما با آدرس مندرج در سربرگها متفاوت است از این نوشت افزارهای استفاده نکنید.
2 – آدرس inside address
اسم و آدرس شخصی که به او نامه می نویسید باید در زیر اسم و آدرس خودتان ذکر شود اما در قسمت چپ صفحه قرار داشته باشد.
این آدرس باید با آدرسی که بر روی پاکت نامه می نویسید کاملا مطابق باشد، به یاد داشته باشید که حتما نام خیابان و شماره آن را هم ذکر کنید.
گاهی اوقات شما نمی دانید که چه کسی قرار است نامه شما را بخواند بنابراین در این موارد به اسم شرکت خارجی در ایران اشاره کنید مثال:
Brown, jones, and little Co., ltd.,
294 Acorn St.,
Littlestone, Birmingham,
England.
——————————
Office of Admissions
Stanford university
Stanford, California 94103
U.S.A.
گاهی اوقات می توانید به سرپرست و یا خود بخش اشاره کنید مثال:
General Manager
General Electric Company
551 Washington Street
Billings, Montana 29864
—————————-
Accounting Department
Bell telephone company
450 Sansome Street
San Francisco, California 94108
استفاده از فرم مخفف .Ms که کاملش Madam است در نمونه نامه های انگلیسی متداول است و زمانی استفاده می شود که شما نمی دانید خانمی که برای او نامه می نویسید ازدواج کرده یا خیر. مثال:
Ms. Susan Johnson
Chief Accountant
Pacific Gas and Electric Company
425 Market Street
San Francisco, California 94108
—————————-
Ms Jane Markson,
Chairman of the board of directors,
Ford Motor Company,
3295 Londonderry Street,
London, S.W. 3,
England.
در فرم بریتانیایی بعد از کلمات Mr و Mrs و Ms نقطه نمی گذاریم مثال:
Mr Paul Smith
Mrs John Adams
Ms Susan Johnson
در مکاتبات تجاری فرم امریکایی بعد از کلمات Mrو Mrs و Ms نقطه می گذاریم مثال:
Mr. Paul Smith
Mrs. John Adams
Ms. Susan Johnson
در امریکا و بریتانیا خانمی که ازدواج کرده است در مکاتبات خارجی انگلیسی نام همسر خود را می گیرد، به عنوان مثال نویسنده یک کتاب نامش در امریکا بصورت Mrs. modiri نوشته می شود.
در مورد نوشتن آدرس توجه داشته باشید که هر کدام از شهرهای امریکا دارای کد پستی پنج رقمی مخصوص می باشند که در نامه و بر روی پاکت نامه حتما باید ذکر شود مثال:
Shell Oil Company
4621 Seventh Street
Los Angeles, CA 39105
U.S.A
معمولا اسم شهر را بصورت اختصاری می نویسند مانند CA که مخفف California است، اما اگر شما نام اختصاری اسم شهری را نمی دانستید می توانید اسم کامل شهر را بنویسید.
3 – ادای احترام salutation
می توانید با کلماتی مانند dear و gentlemen شروع کنید.
در فرم امریکایی نامه های تجاری بعد از کلمات از علامت : استفاده می شود ولی در فرم بریتانیایی از کاما , استفاده می شود مثال:
* British *
Gentlemen,
Dear sirs,
Dear madam,
Dear ms johnson,
Dear mr pedersen,
* American *
Gentlemen:
Dear sirs:
Dear madam:
Dear ms. Johnsnn:
Dear mr. Pederson:
4 – بدنه یا متن اصلی body
این قسمت شامل چهار بخش زیر است:
اشاره یا مرجع reference
اطلاعات information
هدف purpose
نتیجه گیری conclusion
5 – قسمت پایانی closing
قسمت پایانی نامه های انگلیسی اداری رسمی تر از نامه های شخصی است مثال:
Yours sincerely,
Very truly yours,
Yours truly,
Yours faithfully,
Faithfully yours,
Sincerely yours,
Cordially,
Very cordially,
Yours respectfully,
Respectfully yours,
نکته: اولین حرف تمامی جملات بالا با حرف بزرگ نوشته می شود و در انتها باید از کاما استفاده شود.
6 – امضا signature
در آخر مکاتبات انگلیسی باید امضا کنید و نام خودتان را نیز می نویسید. مثال:
Very truly yours,
Signature
John B. Smith
—————————-
Sincerely yours,
Signature
Ms. Sophia Jackson
—————————-
Yours faithfully,
Signature
Mrs hassan mehdizadeh
—————————-
Respectfully yours,
Signature
Miss soroya parvaresh
