توضیح مختصر: ایمیل در کشور‌های پیشرفته جایگاه بسیار مهمی دارد و خیلی از مکاتبات از این طریق صورت می‌گیرد. بنابراین اگر می‌خواهید ارتباط با شرکت های خارجی داشته باشید، بایستی بدانید که چطور یک ایمیل انگلیسی خوب و رسمی بنویسید.
سرفصل‌های مهم مقاله
استفاده از یک آدرس ایمیل مناسب
استفاده از عنوان کوتاه و دقیق در بخش موضوع (subject)
درود و تهنیت مناسب در اول ایمیل
متن پیام
خداحافظی
امضا
ویرایش پیغام
علیرغم اینکه در کشور ما ایران، هنوز ایمیل جایگاه خود را به خوبی در میان مردم و کارهای روزمره پیدا نکرده است؛ اما در کشور‌های پیشرفته جایگاه بسیار مهمی دارد و خیلی از مکاتبات تجاری از این طریق صورت می‌گیرد. بنابراین اگر می‌خواهید ارتباطات قوی‌تری با افراد خارج از کشور داشته باشید، بایستی بدانید که چطور یک ایمیل انگلیسی خوب و رسمی بنویسید. معمولاً دانشجوها برای ارتباط با اساتید خارج از کشور، با این چالش بیشتر درگیر هستند. اما افراد دیگر نیز بسته به حوزه‌ی کاری خود ممکن است نیاز به نوشتن ایمیل انگلیسی پیدا بکنند.
در این نوشته ابتدا به کلیات ایمیل انگلیسی می‌پردازیم. سپس ویدئوهای یک کورس بسیار خوب در این زمینه برای شما قرار داده می‌شود.
استفاده از یک آدرس ایمیل مناسب
آدرس ایمیل شما باید به نحوی از اسم واقعی شما تشکیل شده باشد و نه یک نام کاربری و یا اسم مستعار. با توجه به اینکه به احتمال زیاد اغلب آدرس‌های ایمیل سرراست قبلاً توسط افراد دیگر استفاده شده است؛ تا حد امکان، با استفاده از نقطه، خط فاصله، یا علائم زیر خط (آندرلاین) سعی بفرمایید که آدرس ایمیلی ثبت کنید که فقط حاوی نام شما، بدون اعداد یا حروف اضافی باشد.
هیچگاه یک آدرس ایمیل غیر حرفه ای بکار نبرید. اگر نامی که به کار می برید، پرت و یا نامناسب باشد، هیچ کس شما را جدی نمی‌گیرد.
آدرس ایمیل مناسب
استفاده از عنوان کوتاه و دقیق در بخش موضوع (subject)
از توضیح اضافی در این بخش خودداری کنید اما مطمئن شوید که عنوان، محتوای ایمیل تان را به کسی که شما را نمی‌شناسد، نشان دهد. در صورت امکان از یک کلمه کلیدی استفاده کنید تا به خاطر سپاری ایمیلتان، و یا جستجوی آن در یک صندوق ورودی شلوغ، آسان‌تر شود. به عنوان مثال، «جلسه مربوط به پله برقی آسیب دیده در 12 بهمن» به اندازه کافی خاص است و موضوع ایمیل با هیچ چیز دیگری اشتباه نمی شود. اما آنقدرها هم شامل جزئیات نیست که موجب سردرگمی شود (برنامه ریزی، لیست مهمانها، درخواستهای ناهار، و بررسی اجمالی نشست 12 بهمن).
یادتان باشد همیشه اهل فن ممکن است در روز صدها ایمیل دریافت کنند. هر چه عنوان مشخص تر و جذابتر باشد، احتمال اینکه ایمیل توسط فرد گیرنده واقعاً به دقت خوانده شود بیشتر است.
موضوع مختصر و مفید
درود و تهنیت مناسب در اول ایمیل
خطاب قرار دادن گیرنده با نام او ارجحیت دارد. از عنوان فرد (آقا، خانم، یا دکتر) همراه با نام خانوادگی او استفاده کنید و پس از آن ویرگول یا دونقطه بگذارید. در صورت تمایل، می توانید قبل از عبارت خطابی از کلمه Dear استفاده کنید (اما Hello… نیز قابل قبول است). استفاده از نام خانوادگی رسمی تر است و معمولاً بایستی از آن استفاده کرد، به جز در مواردی که با گیرنده ایمیل صمیمی باشید و او را به اسم خطاب کنید. در صورتی که نام گیرنده را نمی‌دانید (اما واقعا باید سعی کنید آن را پیدا کنید) از «Dear Sir/Madam » یا «Dear Sir or Madam» استفاده کنید و بعد از آن دونقطه بگذارید.
سلام و احوالپرسی
معرفی خود و موضوع نامه
در پاراگراف اول خودتان را (در صورت لزوم) معرفی کنید. همچنین، دلیل نوشتن ایمیل و اینکه آدرس ایمیل او را از کجا پیدا کردید، و یا درخواستی که درباره اش ایمیل می‌زنید را در این پاراگراف بگنجانید. مثلا:
نام من علی گل‌میرزایی است و خواستار گرفتن سمت توسعه دهنده‌ی اندروید ذکر شده در صفحه‌ی همکاری در وبسایت زبانشناس هستم.
My name is Ali Golmirzaei. I'm contacting you to apply for the android developer position listed on zabanshenas.com.
نام من شبنم مهدی‌زاده است. من در مورد پکیج مگا داستانی که در تاریخ 31 دسامبر سال 2016 دریافت کردم، مکاتبه انگلیسی می کنم. من آدرس ایمیل تان را از وب سایت زبانشناس به دست آوردم.
My name is Shabnam Mehdizadeh. I am writing about the fast fluency product I received on December 31, 2016. I obtained your Email address from the zabanshenas website.
متن پیام
متن پیامتان را واضح بنویسید. مطمئن شوید که بدون توضیح اضافی منظور خود را بیان کنید. اگر متن طولانی باشد، خواننده ممکن است فقط نگاهی اجمالی به نکات مهم داشته باشد. سعی کنید متن را به پاراگرافهای موضوعی بشکنید تا آن را منطقی تر و قابل درک تر نمائید.
ایمیل نباید بیش از 5 پاراگراف شود و هر پاراگراف نباید بیش از 5 جمله باشد.
بین هر پاراگراف و پاراگراف بعدی یک خط فاصله بگذارید؛ تورفتگی متن لازم نیست و به هر حال در طول ارسال ایمیل از بین خواهد رفت.
حتما از نوشتار غیررسمی خودداری کنید.
خداحافظی
از شکل صحیح خداحافظی استفاده کنید. این به میزان صمیمیت شما با گیرنده بستگی دارد. برخی از مثالهای آن عبارتند از:
ارادتمند شما، (Yours sincerely)
دوستدار شما، (Yours cordially)
با احترام، (Respecfully)
بهترین، (Best)
دانشجوی شما، (Your student)
خداحافظی
امضا
نام و نام خانوادگی کامل خود را در پایان ایمیل به عنوان امضا بنویسید. اگر یک عنوان شغلی دارید، آن را در خطِ بعد از نام خود و نام شرکت یا وب سایت را در خط بعد از آن بنویسید. اگر عنوان شغلی ندارید، اما وبلاگ یا وب سایتی مربوط به محتوای ایمیل دارید، لینکی به آن در خط پائین نام خود قرار دهید. اگر ایمیل در مورد یک شغل است، تنها یک وب سایت یا وبلاگ مربوط به حرفه قرار دهید و نه سرگرمی یا علایق.
ویرایش پیغام
محتوای پیغام خود را ویرایش کنید. اطمینان یابید هیچ اطلاعات مهمی را از قلم نینداخته باشید (یا حرف تکراری نزده باشید). خواندن ایمیل با صدای بلند و یا درخواست از کسی برای ویرایش آن راه بسیار خوبی است تا نوشته خود را از دیدگاه دیگری ببینید.
املا و دستور زبان پیغام خود را نیز ویرایش کنید. اگر [شرکت یا سازمان] ارائه دهنده ایمیل از قبل گزینه ی املا و دستور زبان را برایتان تدارک ندیده است، ایمیل خود را (با استفاده از copy-paste) به یک برنامه واژه پرداز برده، در صورت لزوم در آن تجدید نظر کرده و آن را دوباره به ایمیل خود بازگردانید.