اگر مشتاق برقراری ارتباط با شرکت های خارجی بیشتر، یا بالا بردن چشم اندازهای شغلی‌یتان هستید، پس باید نامه انگلیسی مناسبی بنویسید. متاسفانه مهارت‌های نامه نگاری انگلیسی روز به روز در حال زوال است، و ایمیل ها بیشتر و بیشتر ناخوانا می‌شوند چرا که به سرعت نوشته و ارسال می‌شوند. زبان انگلیسی کماکان به اشکال رسمی و غیر رسمی پایبند است و دانستن تفاوتهای این اشکال هنگام برقراری ارتباط ضروری است.
شما دوست دارید نامه یا ایمیل شما حرفه ای به نظر برسد اما ممکن است در دنیای کاری این زمانه وقت پرداختن به این کار را نداشته باشید. در این مقاله چند نکته و راهکار ارائه می‌دهیم که این امکان را به شما می دهد تا مطمئن شوید مهارت‌های زبان انگلیسی شما از روی نامه‌ای که می‌نویسید درک خواهد شد.
رسمی یا غیر رسمی؟
اکثرا افراد سعی می کنند با دیگران مودبانه رفتار کنند. و شما هم باید وقتی با افراد متشخص مانند دکترها، ماموران پلیس و دیگران صحبت می کنید مودب باشید. این رفتار را رسمی در نظر می‌گیریم و اغلب از عناوین رسمی برای خطاب قرار دادن این افراد استفاده می کنیم مانند: Sir, Madam, Doctor, Mr and Miss.
اگر فردی را از نزدیک می‌شناسید مانند یک دوست و اعضای خانواده، می‌توانید به صورت غیر رسمی صحبت کرده و اسم کوچک آنها را صدا بزنیم و غیره. همچنین می‌توانیم از اصطلاحات غیر رسمی یا فنی استفاده کنیم چرا که می‌دانیم آنها منظور ما را درک می‌کنند.
نامه های رسمی
اکثر نامه‌هایی که امروزه نوشته می شوند رسمی هستند. ما همراه با استفاده از ایمیل انگلیسی، اسنپ چت یا تماس تلفنی با دوستانمان بزرگ شده ایم.
حال می‌دانیم چطور نامه بنویسیم درخواست کار بدهیم، شکایت کنیم یا اجازه ساخت و ساز بگیریم.
سعی میکنیم تاثیر خوبی در این روال کاری داشته باشیم و از اصطلاحات معرفی رسمی مانند «آقا /خانم محترم» استفاده میکنیم و از زبانی روشن و روان و بدون اصطلاحات یا کلمات رایج روزمره استفاده میکنیم.
به عنوان مثال، در زیر یک نامه شکایت می‌نویسم و نحوه نوشتن این نوع نامه ها را خواهیم دید:
18th January 2018
Mr Santa Claus
Santa Claus Main Post Office
FI-96930 Arctic Circle
Finland
David Smith (aged 6)
14 Finch Lane
Manchester, M99 8DZ
United Kingdom
David@spoiltrotten.com
,Dear Mr Claus
.I wish to thank you for all your years of hard work and dedicated service
However, I am also writing to you to make a minor point. This year you delivered to my house a 65 inch flat screen television, but forgot to also deliver a new PlayStation
As my Father is a lawyer, I have discussed the matter with him and must unfortunately write to lodge a formal complaint. I wrote to you in October of last year and made categorically clear that I needed a new PlayStation. When the said item failed to materialise, my Father’s colleagues examined your delivery contract and found that you were in breach of it
Therefore, would you please send the PlayStation at your soonest convenience but without delay
,Yours sincerely
David Smith
تاریخ نامه در مکان مناسب در مکاتبات انگلیسی نوشته شده است و میبینیم که نشانی نامه برای فردی به نام سانتا کلوز است چرا که نشانی وی در قسمت چپ صفحه نوشته شده است. نامه از طرف دیوید اسمیت است که نشانی اش در قسمت راست صفحه نوشته شده است. آغاز معرفی رسمی با کلمه ” Dear” است وقتی به گیرنده نامه اشاره کرده است.
وقتی نامه شکایت می‌نویسیم همیشه مودب باشید و از بی ادبی اجتناب کنید. تا بحال در چندین شرکت های بین المللی عراق کار کرده‌ام که در آنها شاهد بوده‌ام که وقتی کارمندی نامه بی‌ادبانه دریافت می‌کند، بدون اینکه زحمت پاسخ دادن به خود بدهد آن را پاره کرده و در سطل آشغال می‌اندازد.
اگر مجبورید نامه شکایت بنویسید در پاراگراف اول از زحماتی که قرار است انجام شود تشکر کرده و یا از عبارات مودبانه دیگر استفاده کنید. اولین پاراگراف که مودبانه و لطیف باشد روند انجام مراحل دیگر را ساده‌تر خواهد کرد.
ساختار را در نظر بگیرید
انگلیسی نیز مانند دیگر زبان ها اگر از کلمات بیشتر از نیاز استفاده کنیم پیچیده خواهد شد، به طور ایده آل شکایت نامه شما یا نامه تقاضای شغل نباید بیش از چهار پاراگراف داشته باشد. اطلاعات خود را ساده و روان بنویسید. برای نوشتن و پاک نویسی نامه خود وقت بگذارید. وقتی می‌نویسید بررسی کنید که آیا هر جمله که نوشته‌اید می‌تواند کوتاه تر شود یا نه. به عنوان مثال جمله زیر را ببینید:
I was becoming more and more concerned about this ongoing issue
من بیشتر و بیشتر نگران موضوع پیش رو هستم.
I am worried about this situation
من نگران این موضوع هستم.
در نامه دیوید میبینیم که وی به ساختار نامه دقت کرده است. پس از پاراگراف اول به موضوع نامه اشاره کرده است، سپس در نامه راه حلی برای مشکل ارائه می‌دهد. هر پاراگراف شامل ایده جدیدی است و پاراگراف ها به یکدیگر مرتبط هستند تا بدنه نامه را تشکیل دهند. همچنین کلمات متقاعد کننده نیز در نامه به کار برده است. این زمانی است که به یک موضوع بیش از یک بار اشاره کنید، یک تصویر ذهنی در ذهن خواننده ایجاد می‌کنید. دیوید بیش از یک بار اشاره می‌کند که پدرش یک وکیل است. این یعنی به سانتا کلوز پیشنهاد می دهد که به دادخواست به صورت قانونی پایان دهد.
علاقه خود به دیگری را با کلمه You نشان دهید
در نامه دیوید به سانتا کلوز او از کلمه You بیش از کلمه I استفاده کرده است. این تاثیر نامه را بیشتر می‌کند چرا که آنها تصور می‌کنند، شما بیشتر به آنها اهمیت می‌دهید تا خودتان. وقتی نامه می‌نویسید سعی کنید از علایق دیگران برای راضی کردن آنها استفاده کنید. به احتمال زیاد اگر از این روش استفاده کنید بهتر است تا کلا از کلمه I استفاده کنید چرا که این حس را القا می کند که شما بیشتر به منافع خودتان فکر می‌کنید تا دیگری.
واژگان خود را تغییر دهید
وقتی نوشتن نامه انگلیسی خود را تمام کردید، جملات خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که همه آنها را با یک کلمه مشابه آغاز نکرده اید. تک تک پاراگراف ها را از نظر اینکه از کلمات مشابه بارها و بارها استفاده نکرده باشید بررسی کنید. اگر مرتکب این خطا شده اید وقت بگذارید و کلمات مشابه را جایگزین کنید. این باعث می شود که نامه شما بهتر و جذاب تر به نظر برسد.
ایمیل های غیر رسمی
نوشتن و فرستادن سریع و چک نکردن یک نامه به شرکت خارجی وسوسه انگیز به نظر می‌رسد. پیشنهاد میکنم این کار را نکنید، از خود بپرسید که چه تعداد ایمیل دریافت کرده اید که آنها را نخوانده یا حتی درک نکرده اید؟
برای داشتن یک نامه رسمی بهتر ساختار پیام خود را در نظر بگیرید و چند تقاضا را مطرح کنید. با توانایی بر قطع و بازسازی پاراگراف که واقعا وقت زیادی از شما نمی گیرد.
دو تفاوت اصلی بین نامه های رسمی و ایمیل های غیر رسمی این است که چطور با خواننده سلام و احوالپرسی و خداحافظی کنیم. اگر با کسی که نامه را برایش می فرستیم دوست هستیم می توانیم از کلمه hello یا Hi استفاده کنیم. «yours sincerely» را می توانیم حذف کنیم و این کلمه را با شکل غیررسمی تر Regards یا best regardes جایگزین کنیم. برای ابراز سرزنش و بد بینی هم می‌توان از لحن غیر رسمی در ایمیل استفاده کرد.
Hi David
Thanks for your letter about the PlayStation I failed to deliver. I’m sorry to say I am not in breach of contract as the item was out of stock when I called at Walmart. This should exonerate me from any legal wrongdoings
By way of an apology, I would like to invite you to visit me in Lapland
First, I must warn you that it can be especially difficult to get a visa for Lapland. Secondly, our immigration department can be quite suspicious at this time of year. They may take a dim view of any spoilt bad little boys who come to visit
You have a nice Christmas next year
Regards
Santa Claus
می‌توانید کتابهای خودآموز نوشتن نامه‌نگاری به زبان انگلیسی که در پکیج خودآموز ما وجود دارد را از اینجا سفارش دهید