یکی از الزامات واردات کالا به کشور، تهیه نامه انگلیسی سفارش کالا و پیش از آن دریافت مجوز ثبت سفارش از سازمان توسعه تجارت به‌عنوان یکی از زیرمجموعه های وزارت صنعت، معدن و تجارت است.
براین اساس، نامه انگلیسی پیش فاکتور از فروشنده و ثبت سفارش از مراحل و گام‌های اولیه واردات کالاست. مجوز ثبت سفارش فایلی است که توسط سازمان توسعه تجارت ایران صادر می‌شود و روی آن شماره هشت رقمی مجوز و تاریخ مجوز ثبت سفارش همراه شماره و تاریخ پروفرما و نام شرکت خارجی که می‌تواند شرکت وارد‌کننده باشد، درج می‌شود. مشخصات کالای ثبت سفارش در صورتی که تعدادشان زیاد باشد در برگه‌های جداگانه به مجوز ثبت سفارش ضمیمه می‌شود. حق ثبت سفارش عبارت از میزان و مبلغی است که به موجب قانون و بودجه هرسال تعیین می‌شود و به بعضی کالاهای وارده به کشور اعم از این که از طریق سیستم بانکی یا خارج از سیستم بانکی سفارش داده شده باشد، تعلق می‌گیرد. به نظر می‌رسد هدف از ایجاد سیستم ثبت سفارش کالا ثبت آماری و کنترل ضوابط فنی برای کالاهای وارداتی توسط دولت باشد.
مراحل ثبت سفارش برای واردات کالا
1 ـ آگاهی از تعرفه کالای مورد ثبت سفارش
2 ـ اخذ پروفرما از فروشنده کالا
3 ـ مراجعه به معاونت بازرگانی خارجی برای تکمیل فرم ثبت سفارش
4 ـ اخذ مجوز ورود کالا طبق جدول مقررات صادرات و واردات از سازمان‌های ذی‌ربط
5 ـ مراجعه به شرکت بیمه و اخذ بیمه‌نامه
6 ـ اقدام به ثبت سفارش در بانک واسطه معامله به منظور ثبت سفارش کالا (پس از تکمیل فرم تقاضا برای گشایش اعتبار به انضمام فرم بانکی، پروفرما، بیمه‌نامه و اجازه نامه نسبت به پرداخت حق ثبت سفارش اقدام می‌شود).
این سامانه شامل تمامی فعالیت های مجاز برای ثبت کالا و سفارش کالاهای مجاز می باشد. در این بین نیاز به تأیید مدیران مافوق وجود خواهد داشت. هدف از این سامانه ثبت سفارش کالا و راه اندازی فرایندی برای تهیه کالای مربوطه می باشد. همچنین ممکن است در خلال ثبت سفارش کالا، کالایی جدید وارد سیستم شده باشد که باید کالای مربوطه نیز طی فرایندی ثبت شود.
برخی از ویژگی های این سیستم به شرح زیر است:
- امکان import / export کالا در فرم با فرمت فایل excel
- اجرای فرآیند بررسی کالا از زمان ثبت تا تأیید نهایی کالا
- تخصیص هر مرحله از فرآیند به شخص یا بخش مربوطه به صورت اتوماتیک
- اجرای فرآیند ثبت سفارش از زمان ثبت تا خرید کالا و تحویل به انبارداری
- امکان انتخاب گروهی چندین نمونه فرآیند و هدایت آن ها به مرحله های بعد به منظور جلوگیری از اتلاف وقت
- امکان پیگیری وضعیت فرآیندهای اجرا شده و اطلاع از وضعیت آن ها
- کنترل دسترسی بخش های مختلف در هر مرحله از فرآیند
- امکان گزارش گیری به صورت نموداری، متنی و تجمیعی با توجه به وضعیت فرآیند، نوع پرداخت، رسته کالا و ...
- نظارت و مانیتورینگ برروی هر مرحله از فرآیند (مدت زمان سپری شده به وسیله هر شخص)
- امکان تعریف شاخص برای هر فرآیند و یا هر مرحله از فرآیند
- وجود کارتابل اختصاصی برای هر شخص درگیر در فرآیند
- امکان ارتباط با شرکت های خارجی با سیستم های دیگر از طریق web service (خواندن موجودی انبار از سیستم دیگر در زمان ثبت سفارش / به روزرسانی موجودی انبار در سیستم دیگر پس از تأیید سفارش)
- قابلیت اتصال به سایر دیتابیس ها برای دریافت اطلاعات مورد نیاز
- اطلاع رسانی در مراحل مختلف فرآیند به وسیله ایمیل انگلیسی و پیامک
- امکان پیوست فایل با تعریف پسوند و حجم مجاز
- چاپ اطلاعات دریافت کالا
- تعیین استفاده کنندگان از نامه نگاری سفارش کالا به انگلیسی