پیش فاکتور انگلیسی

فرم پیش فاکتور انگلیسی و راهنمای تکمیل آن (Proforma Invoice)

Proforma invoice

 3.Proforma Invoice number

1. Seller

Address:

TEL: 

5.Validity date of  P/I

4.Proforma  Invoice date 

6.Buyer

Add.:

TEL:

 Buyer's  Commercial Card No:

2. company reg date:

    company reg No:

    country of company reg:

8. Country of beneficiary :

7. Freight forwarder (name, address)

10. Country destination  :

9. Country of origin     : 

11. Terms of delivery   

13. Trans shipment:

                   allowed                      not allowed

12. Partial shipment:

allowed                      not allowed 

18. Terms of payment  

15. Port/airport of loading     

14. Transport mode and means

17. Final  delivery  place

16. Port/airport of discharge 

23.Total cube (m3)

22.Total gross  wt(kg)

21. Tarrif  No

20. No. and kind of packages  Shipping description of goods

19. Shipping marks; Transport unit ID

24.  No, and Kind of standard:     

25. Shipping Time:

31. Amount

EUR

30. Unit FOB price

EUR

29. Quantity

27. Item description                         28.  Origin 

26. Item

33. Sub Total  amount

  32. Total  net wt(KG)           

34. Discount:

 37. NOTE:

35. Freight charge

36.TOTAL AMOUNT CFR

38. NAME OF SIGNATORY

39. PLACE AND DATE OF ISSUE(YYYY-MM-DD)

41. It is hereby certified that this proforma  invoice shows the actual price of the goods described, that no other proforma invoice has been or will be issued, and that all particulars are true and correct

40. SEAL AND SIGNATURE

پیش فاکتور پس از مذاکرات نهایی بین خریدار و فروشنده، از طرف فروشنده صادر می شود که معمولاً ترکیب بندی مشخصی همانند فرم زیر دارد. هر بخش از فرم شماره گذاری شده است و در ادامه هر بخش طبق شماره آن توضیح داده شده است.

1-    مشخصات فروشنده: در این بخش نام کامل شرکت یا کارخانه فروشنده به همراه آدرس دقیق، تلفن و فکس آن نوشته می شود.

2-    مشخصات شرکت فروشنده: تاریخ تاسیس، شماره ثبت و کشوری که شرکت فروشنده در آن ثبت شده است در این بخش نوشته می شود.

3-    شماره پیش فاکتور: هر شرکت فروشنده نوع خاصی از شماره گذاری را برای خود برمی گزیند که معمولا تاریخ پیش فاکتور جزئی از آن است.

4-    تاریخ صدور پیش فاکتور

5-    تاریخ اعتبار پیش فاکتور: فروشنده قیمت و شرایط ذکر شده در پیش فاکتور را تا زمان تاریخ اعتبار آن برای کالای درخواستی خریدار ارائه داده است.

6-    مشخصات خریدار: در این بخش نام کامل شرکت یا شخص خریدار به همراه آدرس دقیق، تلفن و فکس آن نوشته می شود. در کشور ایران باید شماره کارت بازرگانی خریدار نیز در این بخش آورده شود.

7-    مشخصات شرکت هماهنگ کننده حمل (Forwarder) : در این بخش نام، آدرس و تلفن شرکت هماهنگ کننده حمل آورده می شود.

8-    کشور ذینفع: کشوری که پرداخت به فروشنده در آن انجام می شود، یعنی وجه به حساب فروشنده در آن کشور ریخته خواهد شد.

9-    کشور سازنده کالا: در اغلب موارد کشور سازنده کالا با کشور ذینفع یکی خواهد بود مگر اینکه کالا توسط یک واسطه در کشوری غیر از کشور سازنده کالا، خریداری شده و سپس به خریدار ذکر شده در پیش فاکتور فروخته شده باشد.

10-                        کشور مقصد: کشوری که خریدار قصد خرید کالا برای آن را دارد.

11-                        رویه تحویل: یکی از رویه های تحویل اینکوترمز 2010، که در مذاکرات مورد توافق بوده، در این بخش نوشته می شود.

12-                        دفعات حمل: ممکن است در یک خرید حجم کالای درخواستی زیاد باشد و در چند مرحله تولید و برای خریدار ارسال شود. در این صورت در این بخش گزینه Allowed انتخاب می شود. در غیر این صورت گزینه Not Allowed علامت زده خواهد شد.

13-                        انتقال کالا از یک وسیله نقلیه به وسیله نقلیه دیگر: اگر نیاز باشد که کانتینر حامل کالا، به طور مثال در طی مسیر در یک بندر، از یک کشتی به کشتی دیگر منتقل شود و یا از کشتی به روی وسیله نقلیه زمینی منتقل شود (Cross Stuff)، در این بخش گزینه Allowed انتخاب می شود. در غیر این صورت گزینه Not Allowed علامت زده خواهد شد.

14-                        نحوه حمل و وسیله نقلیه حمل کننده ( کشتی، کامیون، قطار و ...)

15-                        بندر، فرودگاه، ترمینال و یا مکان بارگیری کالا ( گمرک مبدا)

16-                        بندر، فرودگاه، ترمینال و یا مکان تخلیه کالا ( گمرک مقصد)

17-                        مقصد نهایی کالا: مکانی در کشور خریدار که در قرارداد حمل به عنوان مقصد نهایی آورده می شود که ممکن است با مورد 16 یکی باشد و بستگی به رویه تحویل انتخابی طرفین دارد.

18-                        شرط پرداخت: در این بخش نحوه پرداخت وجه از طرف خریدار به فروشنده معین می شود. به طور مثال پرداخت ممکن است نقدی، از طریق LC، از طریق حساب باز و ... باشد.

19-                        شرایط حمل خاص کالای موردنظر: ممکن است کالایی حاوی ماده خاصی باشد و یا از حساسیت خاصی برخوردار باشد که حمل کننده باید از آن اطلاع داشته باشد. در غیر این صورت در این بخش اصطلاح N/M (No Marks) نوشته می شود.

20-                        تعداد و نوع بسته بندی کالاها: در این بخش نوع بسته بندی می تواند پالت، جعبه چوبی، جامبو پک و ... باشد.

21-                        شماره تعرفه کالای مورد نظر: هر کالا در کتاب مقررات صادرات و واردات با یک کد 8 رقمی مشخص می شود که در همه کشورها 6 رقم اول آن یکسان است و مشخص کننده کالای مورد نظر می باشد.

22-                        وزن ناخالص کل: برای کالاهایی که به صورت فله حمل نمی شوند و دارای بسته بندی مشخص هستند باید وزن ناخالص که در واقع وزن کالا به همراه بسته بندی آن است، ذکر شود.

23-                        حجم کل: حجم کل کالا به همراه بسته بندی در این بخش نوشته می شود.

24-                        شماره و نوع استاندارد: بعضی از کالاها مشمول استانداردهایی هستند که باید شماره و نوع آن در این بخش آورده شود.

25-                        زمان حمل کالا: خریدار و فروشنده در مذاکرات اولیه باید زمانی که فروشنده کالا را برای حمل تحویل می دهد، معین کنند که می تواند مدت معینی پس از پرداخت وجه از طرف خریدار و یا تاریخ معین دیگری در مدت اعتبار پیش فاکتور باشد.

26-                        شماره ردیف کالاها: ممکن است پیش فاکتور مربوط به یک نوع کالا نباشد، لذا هر کالا را در ردیف جداگانه می نویسیم.

27-                        توضیح کامل مشخصات کالا : در این بخش باید نام و مدل کالا نوشته شود.

28-                        کشور سازنده کالاها: ممکن است فرد واسطه ایی چند کالای ساخت کشورهای مختلف را عرضه کرده باشد که باید کشور سازنده هر کالا نوشته شود.

29-                        مقدار هر کالا: با توجه به نوع هر کالا، در این بخش مقدار آن بر حسب واحد مشخص ( به طور مثال وزن، حجم، طول و ...) آورده خواهد شد.

30-                        قیمت واحد کالا: در این بخش معمولا" قیمت واحد کالا بر اساس رویه ی FOB ( Free on board) بر اساس ارز مشخص نوشته می شود.

31-                        قیمت کل هر ردیف کالا: در این بخش نیز باید ارز مورد نظر ذکر شود.

32-                        وزن خالص کل کالا: در این بخش وزن خالص کل کالاها بر حسب کیلوگرم یا تن نوشته می شود.

33-                        قیمت کل پیش فاکتور بدون احتساب تخفیف و یا هزینه حمل

34-                        مقدار تخفیف

35-                        هزینه حمل تا بندر مقصد

36-                        قیمت کل پیش فاکتور با احتساب تخفیف و هزینه حمل تا بندر مقصد

37-                        تذکرات: در این قسمت اگر لازم باشد که مشخصات خاصی از کالا و یا شرایط توافق شده آورده شود، این شرایط نوشته می شود. در بعضی از موارد ممکن است مشخصات حساب فروشنده جهت پرداخت وجه نیز در این بخش نوشته شود.

38-                        نام امضا کننده پیش فاکتور

39-                        محل و تاریخ امضا پیش فاکتور

40-                        مهر و امضای صادرکننده پیش فاکتور

41-                       قسم نامه: در این قسمت صادرکننده پیش فاکتور تایید می کند که قیمت ها و شرایط ذکر شده در پیش فاکتور قابل قبول و صحیح است و پیش فاکتور دیگری با مشخصات متفاوت برای این کالا و خریدار مشخص صادر نشده است.

در این پست می خواهم برای دوستانی که با بحث خرید خارجی آشنایی کمی دارند، در مورد "پیشنهاد قیمت" (offer) و پروفرما ( که این دومی را با P/I  هم نشان می دهند) و اختلاف آنها توضیح مختصری بدهم. امید آنکه مفید افتد. بحث را در "ادامه مطلب" پی بگیرید.

خودتان را یک کارشناس خرید خارجی تصور کنید که مدیرتان از شما خواسته فلان کالا یا جنس را از منابع خارجی استعلام قیمت کرده و بخرید. شما در اولین قدم باید تولید کننده یا فروشنده کالا را پیدا کنید. شاید هم از قبل فروشنده یا فروشندگان آن کالا را بشناسید (به اینکوترمز نظری بیندازید). به هر حال شما از طریق ایمیل انگلیسی یا فاکس نامه ای برای فروشندگان می فرستید و در نامه از آنها می خواهید تا "پیشنهاد قیمت" خود را برای شما ارسال کنند. این همان چیزی است که خارجی ها بهش می گویند Offer. شما ممکن است برای درخواست قیمت متن زیر را ارسال کنید: 

I will be so appreciated if send us your offer for following item

......................

  اما به این عمل شما (یعنی استعلام قیمت) inquiry گفته می شود. فروشنده در جواب نامه شما قیمت مورد نظر خودش را می فرستد. در این جوابیه علاوه بر قیمت معمولا نحوه ارسال کالا (همون شرایطی که به انها اینکوترمز می گویند) و نحوه پرداخت (نقدی یا اعتباری) نیز اشاره می شود. شما قیمت های مختلف را از فروشندگان مختلف می گیرید و بررسی می کنید. پیشنهد قیمت یا offer فقط نقش اطلاع رسانی را دارد و از اعتبار قانونی نزد بانک یا سایر مراجع برخوردار نیست. ممکن است شما قیمت و شرایط یکی از فروشندگان را بپذیرید و یا با او وارد مذاکره شوید تا بعضی شرایط (قیمت یا ...) را تغییر دهید. در مرحله ای که مذاکرات نهایی شد شما از فروشنده که برنده شده است درخواست می کنید تا پروفرم خود را بفرستد. در پروفرم/پروفرما اطلاعات بیشتری مکتوب است. از قبیل نام و آدرس خریدار و فروشنده، شماره و تاریخ پروفرم/پروفرما، نام جنس به تفکیک آیتم ها و قیمت کلی یا قیمت تفکیکی برای هر یک از آیتم های جنس، وزن کالا، ترم حمل (اینکوترمز)، سایر هزینه ها (مثل حمل، بیمه، آموزش، بسته بندی و ... اگر وجود داشته باشند)، زمان تحویل (مثلا 1 یا دو هفته بعد از دریافت پول یا L/C)، شماره حساب و سایر اطلاعات بانکی فروشنده (مثل SWIFT code) و امضا. همانطور که مشخص شد پروفرما بسیار مفصل تر و بعد از نهایی شدن مذاکرات صادر می شود و مبنای پرداخت پول برای بانک و یا دعاوی حقوقی قرار می گیرد. سوالات خود را ارسال کنید. اگر تونستم جواب می دهم.

تعریف پیش فاکتور   Proforma Invoice 

سندی است که فروشندگان کالا پس از ارائه مظنه قیمت به انگلیسی و نهایی شدن قیمت و سایر شرایط به درخواست خریدار جهت اخذ مجوزهای ورود برای افتتاح اعتبار اسنادی و یا پرداخت وجه صادر می نماید.مواردی که در پیش فاکتور درج میگردند عبارتند از: شرایط معامله،قیمت کل،قیمت واحد،شرایط حمل،مشخصات خریدار و فروشنده،نحوه حمل،مبدا و مقصد حمل،زمان تحویل،شرایط پرداخت،نحوه بسته بندی،اعتبار پیش فاکتور و غیره.