۰ تا ۱۰۰ نوشتن نامه اداری انگلیسی: هر آنچه باید بدانید
۲۰ آبان ۱۳۹۹
|
زمان مطالعه: ۱۲
|
۴۲۹۹ بازدید
نامه اداری یک متن رسمی (فرمال) است که معمولاً برای شرکت‌ها، مؤسسات و کارمندان ارسال می‌شود. برای نوشتن این متن‌های رسمی باید اصول و قواعد بخصوصی را رعایت کنیم. در مقابل نامه اداری، نامه‌های غیررسمی هستند که برای خانواده و دوستان ارسال می‌شود که قوانین خاصی برای نوشتن آن‌ها وجود ندارد. با این حال که امروزه ارسال نامه الکترونیکی (ایمیل) راه سریع و راحتی برای برقراری ارتباط است، اما هنوز نامه اداری کاغذی برای ارسال اطلاعات مهم استفاده می‌شود.
نوشتن نامه اداری بر خلاف تصور بسیاری، کار دشواری نیست. به طور کلی زبان پیچیده‌ای در این متن‌های رسمی به‌کار نمی‌رود. در نوشتن نامه اداری تلاش می‌کنیم با پرهیز از زیاده‌گویی، حرفمان را صریح و مستقیم به خواننده منتقل کنیم. اگر می‌خواهید سبک نامه‌نگاری انگلیسی ترامپ دامن شما را نگیرد، خواندن ادامه می‌تواند نجات‌بخش باشد!
حالا وقت آن رسیده که اصول نامه نگاری انگلیسی و تمام نکاتی که برای نوشتن یک نامه اداری نیاز دارید را فرا بگیرید؛ نگران نباشید اگر حوصله یادگرفتن این همه مطلب را ندارید، چند نمونه نامه اداری آماده هم برایتان آورده‌ایم که به راحتی بتوانید آن‌ها را دانلود و متناسب با متن نامه اداری خودتان ویرایش کنید. بریم سراغ یادگیری!
اصول نامه نگاری انگلیسی چیست؟
نامه نگاری انگلیسی لحن خودمانی و محاوره‌ای که بیشتر در ایمیل‌ها دیده می‌شود، ندارد؛ بیشتر حالت تخصصی و کمی دوستانه دارد. جملات و حرف‌ها شفاف و واضح هستند و از دوپهلو نوشتن در آن خودداری می‌شود! حرف‌های مهم باید در ابتدای نامه به صورت مختصر و مؤثر بیان شود.
می‌توانیم در هنگام نگارش، کلمات یا عبارات مهم را بولد یا هایلایت کنیم تا تاثیرگذاری بیشتری داشته باشد. معمولاً فونت انگلیسی در نامه‌نگاری‌های رسمی فونت Times New Roman با سایز 12 است. برای مشخص‌کردن هر پاراگراف، می‌توانید بین آن‌ها یک خط فاصله بگذارید و یا خط اول پاراگراف جدید را مقدار کمی جلوتر شروع کنید؛ به مثال زیر توجه کنید:
I am writing to inquire about the Shadab fitness sports club. I am a first-year student at Western College, and I have discovered that my college does not provide any sports facilities for the student. Firstly, I wonder if you could give me a small overview of the facilities which are available to the members. ۱
I am writing to inquire about the Shadab Fitness sports club. I am a first-year student at Western College, and I have discovered that my college does not provide any sports facilities for the student. Firstly, I wonder if you could give me a small overview of the facilities which are available to the members. ۲
لطفا برای محکم‌کاری از هر دو روش استفاده نکنید!
خب حالا کمی جلوتر بریم! چه بخش‌هایی در نامه وجود دارد؟ چه چیزهایی باید بنویسیم و چگونه یک نامه اداری اصولی، استاندارد و فوق‌العاده داشته باشیم!
نوشتن نامه اداری
هفت عضو اصلی نامه رسمی انگلیسی
نامه‌های اداری بسته به هدف و مخاطبی که دارند می‌توانند اجزای مختلفی داشته باشند. اما تقریباً همه نامه‌های اداری یک سری اجزای ثابت دارند. در ادامه این اجزاء را بررسی خواهیم کرد.
موضوع: اصلی‌ترین بخش! (Subject line)
نامه اداری با هر هدفی که نوشته شود، باید همان ابتدا موضوع به صورت کاملاً شفاف و دقیق بیان شود. به عنوان مثال: موضوع نامه می‌تواند پیام تبریک و یا تبلیغ یک محصول، شکایتی از یک اتفاق و یا پیشنهاد خاصی باشد. اگر موضوع و هدف نامه مشخص نباشد، احتمال برداشت اشتباه و یا ردشدن نامه زیاد می‌شود. لطفاً موضوع نامه را با وسواس زیادی انتخاب کنید!
اطلاعات تماس: چطور با شما در ارتباط باشند؟ (Contact information)
در یک نامه اداری حتماً اطلاعات تماس شامل: نام کامل، شماره تماس، آدرس و ایمیل اشاره شود. این اطلاعات معمولاً در بالای صفحه می‌آیند و در زیر آن اطلاعات شخص گیرنده و تاریخ قرار می‌گیرد. اگر فرد گیرنده بخواهد جواب نامۀ شما را بدهد باید اطلاعات تماس شما را داشته باشد. پس این قسمت را فراموش نکنید!
سلام و احوال پرسی: بدون سلام هم مگه می‌شه نامه نوشت؟! (Greeting)
در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام به خواننده داشته باشیم. البته باید دقت داشته باشید که اسم و لقب مخاطب را به درستی بنویسید. در واقع این همان Heading است. مانند: Dear Mr. Johnny. برای آقایان از پیشوند Mr. استفاده می‌کنیم اما برای بانوان پیشوندها کمی پیچیده‌تر می‌شود. برای بانوان متاهل از Mrs. و برای بانوان دوشیزه از Miss استفاده می‌کنیم؛ اما اگر اطلاعی از وضعیت تاهل نداشته باشیم چه کار کنیم؟ پیشوند Ms. برای این مواقع ساخته شده است که هم برای خانوم مجرد و هم متاهل کاربرد دارد. حال اگر نام فرد گیرنده نامه را نمی‌دانید، عناوین به کمک ما می‌آیند. عناوین شغلی یا عناوین ویژه‌ای مانند: دکتر Dr.، پروفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen.، لرد Lord و بانو Lady.
مقدمه کوتاه: شروعی جذاب! (A brief introduction)
داشتن یک مقدمه کوتاه، نه تنها مؤدبانه است بلکه می‌تواند نظر مخاطب را به خود جلب کند. به قول معروف گربه را دم حجله بکش! اینکار می‌تواند با جملات مؤدبانه و یا آرزوی سلامتی انجام شود.
هدف اصلی از نوشتن نامه: وقتشه کامل توضیح بدی! (The main purpose of the letter)
حالا رسیدیم به بدنه اصلی نامه. این بخش، متن اصلی نامه و هدف شما از نوشتن نامه را نشان می‌دهد. متن اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه باشد چون قطعاً خوانندۀ نامه را خسته می‌کند؛ بنابراین، به زبان خلاصه و خیلی دقیق موضوع اصلی نامه را بیان کنید.
پایانِ نامه: هرچیزی پایانی هم دارد! (Closing)
همیشه در پایانِ نامه برای قدردانی جمله‌ای نوشته می‌شود. بعضی عباراتِ پایانی رسمی و برخی دیگر غیررسمی هستند. باید توجه داشت که حرف اول این عبارات باید با حرف بزرگ نوشته شده باشند. کمی پایین‌تر انواعی از این عبارات را بررسی می‌کنیم.
امضا: یک امضای زیبا مُهرِ پایانِ نامه! (Signature)
در پایان نامه معمولاً امضای ارسال‌کننده که شامل نام فرستنده نامه است، آورده می‌شود. اشاره به نام خود در پایانِ نامه کافی است. امضا بهتر است با قلمی با جوهر مشکی زده شود.
اصول نوشتن نامه اداری چیست
عبارات و اصلاحات رایج در نامه اداری انگلیسی
راه‌های زیادی برای ارتباط با دوستان و نزدیکانمان وجود دارد. ایمیل، چت در شبکه‌های اجتماعی، پیامک و … . در این روش‌ها به زبان ساده جملات را می‌نویسید و برای آن‌ها ارسال می‌کنید. بارها و بارها برای دوستان خود نامه می‌نویسید و جواب دریافت می‌کنید، بدون اینکه به قالب نامۀ نوشته‌شده دقت کنید.
اما در نامه اداری رسمی عبارات و اصطلاحات خاصی استفاده می‌شود که در ادامه به صورت دسته‌بندی‌شده آن‌ها را بررسی می‌کنیم. گاهی حتی متبحرترین افراد در زبان انگلیسی نیز از نوشتن نامه اداری و رسمی خودداری می‌کنند! در نوشتن نامه اداری دانش گرامری و گسترۀ وسیع دایره واژگان کافی نیست؛ بنابراین، باید از قالب‌های پرتکرار و استاندارد نامه اداری استفاده کنیم؛ باید در حداقلِ کلمات و جملات، حداکثر مفهوم را به مخاطب منتقل کنیم. در ادامه یک عالمه اصطلاح پرتکرار آورده‌ایم، آن‌ها را از دست ندهید!
Dear Mr AndersonDear Ms Nickerson Dear SirDear SirsDear MadamDear Sir or MadamGentlemen Salutation
سلام و تعارفات
We are writing to inform you that … to confirm … to request … to inquire about …I am contacting you for the following reasons. I recently read/heard about … and would like to know …Having seen your advertisement in …, I would like to …I would be interested in (obtaining/receiving) …I received your address from … and would like to …I am writing to tell you about … Starting
آغاز نامه
Thank you for your letter of March 15 …Thank you for contacting us. In reply to your request …Thank you for your letter regarding … Concerning our telephone conversation yesterday Further to our meeting last week …It was a pleasure meeting you in London last month. I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo. I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday . . . Referring to previous contact
اشاره‌کردن به تماس‌های قبلی
We would appreciate it if you would …I would be grateful if you could…Could you please send me . . .Could you possibly tell us/let us have…In addition, I would like to receive …It would be helpful if you could send us …I am interested in (obtaining/receiving…)I would appreciate your immediate attention to this matter. Please let me know what action you propose to take. Making Request
درخواست کردن
We would be happy to …Would you like us to …We are quite willing to …Our company would be pleased to … Offering
پیشنهاد دادن
We are pleased to announce that …I am delighted to inform you that …You will be pleased to learn that … Giving Good News
دادن خبرخوش
جواب مثبت به پیشنهادات
We regret to inform you that …I’m afraid it would not be possible to …Unfortunately we cannot/we are unable to …After careful consideration, we have decided (not) to … Giving Bad News
دادن خبر بد
عدم قبول پیشنهاد
I am writing to express my dissatisfaction with …I am writing to complain about …Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. We regret to inform you that our order n°— is now considerably overdue. I would like to query the transport charges which seem unusually high. Complaining
شکایت
اعتراض‌کردن
We are sorry for the delay in replying …I regret any inconvenience caused would like to apologize for (the delay/the inconvenience) …Once again, I apologize for any inconvenience. Apologizing
عذرخواهی کردن
Thank you for your quotation of …We are pleased to place an order with your company for …We would like to cancel our order n°…Please confirm receipt of our order. I am pleased to acknowledge receipt of your order n°…Your order will be processed as quickly as possible. It will take about (three) weeks to process your order. We can guarantee delivery before …Unfortunately these articles are no longer available/are out of stock. Orders
سفارشات
Please send us your price list. You will find enclosed our most recent catalogue and price list. Please note that our prices are subject to change without notice. We have the pleasure of enclosing a detailed quotation. We can make you a firm offer of …Our terms of payment are as follows : Prices
قیمت‌ها
Our records show that we have not yet received payment of …According to our records …Please send payment as soon as possible. You will receive a credit note for the sum of … Referring to Payment
اشاره به پرداخت سفارشات
I am enclosing …Please find enclosed …You will find enclosed … Enclosing Documents
ضمیمه‌کردن اسناد
If we can be of any further assistance, please let us know if I can help in any way, please do not hesitate to contact me if you require more information …For further details …Thank you for considering this thank you for your help. We hope you are happy with this arrangement. We hope you can settle this matter to our satisfaction. Closing Remarks
نکات پایانی
We look forward to a successful working relationship in the future we would be (very) pleased to do business with your company. I would be happy to have an opportunity to work with your firm Referring to Future Business
ابراز امیدواری از روابط تجاری در آینده
I look forward to seeing you next week looking forward to hearing from you I look forward to meeting you on the 15thI would appreciate a reply at your earliest convenience. An early reply would be appreciated. Referring to Future Contacts
ابراز امیدواری از ارتباطات بیشتر در آینده
Sincerely, … {Yours sincerely, } (for all customers/clients)Sincerely yours, }Regards, (for those you already know and/or with whom you already have a working relationship.) Ending Business Letters
تمام‌کردن نامه‌های تجاری
نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی: نکات + نمونه استاندارد
قبل از بررسی یک نمونه نامه اداری، مروری بر نکات اصلی نگارش نامه داشته باشیم.
همیشه در آغاز نامه رسمی به زبان انگلیسی دلیل نوشتن را مطرح کنید. برای مثال اگر هدف شما از نوشتن نامه تقاضایی برای کسب اطلاعات از فرد گیرنده است، می‌توانید نامه را با عبارات زیر شروع کنید:
I am writing to inform you about …
I am writing to ask/ inquire about …
استفاده از عبارات تشکرآمیز در نامه‌های رسمی بسیار رایج بوده که البته استفاده از این عبارات، بیشتر مربوط به زمانی است که شما در پاسخ به نامه کسی دیگر نامه می‌نویسید، می‌خواهید قدردانی خود را نسبت به یک مصاحبه کاری نشان دهید و… . برای مثال:
Thank you for your letter of (date) inquiring about …
We would like to thank you for your letter of (date) asking for information about …
و اگر درخواست کار دیگری از گیرنده نامه دارید، می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:
I would be grateful if you could …
Would you mind …
Would it be too much to ask that …
بخش انتهای نامه باید حس تمام‌شدن را به خواننده منتقل کند. استفاده از عباراتی که نشان بدهد شما مشتاق به دیدار مجدد با فرد هستید هم در این بخش رایج است. به عبارات زیر توجه کنید:
I look forward to meeting / seeing you
I look forward to meeting you next week
پس از نوشتن بخش انتهایی نامه می‌توان از عبارات زیر استفاده کرد:
Yours faithfully,
Yours sincerely,
عبارات فوق در حقیقت مُهری بر اتمام نامه هستند. همچنین بعد از استفاده از این عبارات باید نامه را بصورت دستی امضا کنید. نام شما به عنوان فرد فرستنده نیز باید پس از امضا موجود باشد.
نامه تجاری انگلیسی - نامه اداری رسمی
نامه درخواست وقت ملاقات به چه صورت نوشته می‌شود؟
مواقعی پیش می‌آید که می‌خواهید نامه‌ای به فردی یا شرکتی بنویسید که نام آن فرد را هم دقیق نمی‌دانید، اما قرار است زمان ملاقات را هماهنگ کنید. این مدل از نامه‌ها تفاوت کوچکی با نامه اداری دارد که اینجا به آن می‌پردازیم. نامه درخواست وقت ملاقات نیز باید کوتاه و مختصر نوشته شود؛ بخاطر داشته باشید که هنگام نگارش آن از نوشتار خودمانی خودداری کنید!
اگر به دنبال ترجمه نامه بصورت تخصصی هستید، ترنسیس می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند.
ابتدا باید درباره فردی که برای آن نامه ارسال می‌کنید تحقیق کرده و اهداف جلسه را برای آن فرد کاملاً واضح در نامه ذکر کنید. الصاق برخی از اسناد و مدارکی که درباره هدف جلسه باشد می‌تواند مفید واقع شود. در انتها می‌توانید اشاره کوچکی به تجربیات و موفقیت‌های خود درباره همان زمینه داشته باشید.
این نامه باید شامل مکان و تاریخ دقیق ملاقات باشد. دلایل ملاقات به طور خلاصه ذکر شود. طول مدت جلسه پیشنهاد شود و در انتها ذکر شود که آن فرد یا شرکت در ملاقات با شما چه چیزی به دست می‌آورد.
در این رابطه بخوانید
مهاجرت کاری – وقتی تابلوی تعویض کشور بالا می‌رود
یک نمونه نامه اداری استاندارد
یک نمونه واقعی نامه اداری را اینجا برای شما آورده‌ایم. این نامه دانشگاه برای قبولی دانشجو، به او ارسال شده است. جزوه‌ای که تا الان یادداشت کردید را بررسی کنید و تلاش کنید قسمت‌های مختلف این نامه را مشخص کنید.
December 24, 2018
Mr Smith Jackson
2384 Privet Drive
Washington 33111
Dear Mr Jackson:
Congratulations! You have been admitted to Washington State University as a WSU Online student for the fall semester of 2019. On behalf of the faculty and staff, I want you to know how pleased we are that you have chosen to become part of the Washington State University community.
At this time, we are holding a space for you in the upcoming class, and you do not need to confirm your attendance with a deposit.
Students admitted to WSU Online must complete an online advising orientation before being allowed to register for classes. Your WSU Online academic advisor will be sending you a welcome packet soon with information about how to access the orientation.
Again, congratulations, and welcome to Washington State University.
Sincerely,
Daniel Clarkson
Director of Admissions
Signature
نامه نگاری به سبک امریکن و بریتیش چه تفاوتی با هم دارند؟
مگه اصلا تفاوتی هم دارند؟ خب واقعیت این است که بله تفاوت‌های اندکی دارند. جدول زیر توضیح مختصر این تفاوت‌ها است. درنظر داشته باشید که رعایت این نکات جزئی، به رسمی‌تر و باکیفیت‌ترشدن نامه کمک بسزایی می‌کند. اما اگر حوصله یادگیری این مطالب را ندارید می‌توانید این بخش را نادیده بگیرید و از قالب‌هایی که در ادامه برایتان آماده کردیم، استفاده کنید.
American Style British Style
Heading According to the format but
usually aligned to the left The heading is usually placed
in the top right corner of the letter
(sometimes centred)
Date October 19, 2005 (month-day-year)
According to the format but usually
aligned to the left two lines below the heading) 19 October 2005 (day-month-year)
Usually placed directly (or 1 blank line)
below the heading.
Salutation Dear Mr. /Ms. Smith:
Dear Sir or Madam:
Gentlemen:
After the salutation, there is a colon (:) Dear Mr./Ms. Smith,
Dear Sir or Madam,
Dear Sirs,
After the salutation, there is a comma (,)
Complimentary close Sincerely,
Sincerely yours,
Yours truly, Sincerely,
Yours sincerely,
Yours faithfully,
دانلود نمونه آماده نامه اداری
وقتشه به قولی که دادیم عمل کنیم! نمونه نامه اداری را با فرمت‌های مختلفی آماده کرده‌ایم که می‌توانید دانلود کنید و به دلخواه خودتان آن‌ها را ویرایش کنید:
نمونه نامه اداری اول – فرمت WordDownload
نمونه نامه اداری اول – فرمت PDF Download
نمونه نامه اداری دوم – فرمت Word Download
نمونه نامه اداری دوم – فرمت PDF Download
ارسال نامه رسمی از طریق ایمیل
با پیشرفت سریع تکنولوژی بسیاری از نامه‌های اداری از طریق ایمیل فرستاده می‌شوند. معمولا از ارائه‌دهندگان سرویس‌های ایمیلی مانند: yahoo ،Hotmail و Gmail برای این هدف استفاده می‌شود. در واقع شما با ورود به هر یک از این سیستم‌های ارائه ایمیل، برای خود صندوق پستی می‌سازید و می‌توانید وارد صفحه نوشتار نامه شده و با واردکردن آدرس ایمیل مخاطب، نامه‌ایی ارسال کنید.
چند نکته کاربردی برای نوشتن ایمیل انگلیسی خوب
پیام‌هایی هم که در ایمیل در قالب یک نامه اداری فرستاده می‌شوند از فرمت نامه‌های اداری و رسمی پیروی می‌کنند، مثلا: Dear Mr. در ابتدا و Thanks & Regards و مثل آن در پایان ایمیل استفاده می‌شود.
نامه اداری که در ایمیل ارسال می‌کنید چند بخش دارد. در بالای هر ایمیل عبارت From قرار دارد که ارسال‌کننده ایمیل را مشخص می‌کند، یک خط پایین‌تر، دریافت‌کننده ایمیل است که با عبارت to مشخص می‌شود. آدرس ایمیل کسی که رونوشت نامه را دریافت می‌کند با (cc (carbon copy مشخص شده است. همچنین، در صورتی که بخواهید گیرنده ایمیل شما نداند چه افراد دیگری رونوشت نامه را دریافت می‌کنند از سطر (bcc (blind carbon copy استفاده کنید. تاریخ تنظیم ایمیل، موضوع ایمیل (Subject)، متن پیام و در نهایت نام امضاکننده و اطلاعات تماس فرستنده ایمیل در آخر ایمیل می‌آید.
در نوشتن چنین نامه های اداری که از طریق ایمیل انگلیسی فرستاده می‌شوند همیشه ابتدا پیش‌نویسی از آن را تهیه کنید و سعی کنید با مرور چندباره، آن عبارات غیرضروری را حذف و اصل مطلب را بیان کنید. پاراگراف اولِ پیام، نقشِ مهمی دارد پس سعی کنید تا اولین پاراگراف را به بهترین شکل بنویسید؛ این کار باعث تأثیر مثبت در خواننده می‌شود.
پاراگراف میانی نقشی تعیین‌کننده دارد و معمولاً سوالاتی را که شما قرار است مطرح کنید، در برمی‌گیرد. اهمیت پاراگراف آخر هم کمتر از دیگر پاراگراف‌ها نیست و در صورتی که شما در پاراگراف اول از فرستنده نامه تشکر نکرده‌اید حتماً در پاراگراف آخر، تشکر خود را بیاورید و همیشه در انتهای نامه از عباراتی استفاده کنید که نشان دهد منتظر پاسخ از جانب او هستید.
نوشتن نامه استاندارد اداری
و اما کلام آخر!
پس از مطالعه این مقاله شما آمادهاید که نامه اداری خود را بنویسید. یک بار دیگر تعاریف را بخوانید و بخش‌های مختلف نامه را بررسی کنید. نامه اداری، که به عنوان نمونه پیشتر مطالعه کردیم، را بار دیگر بخوانید. سپس اولین نامه خود را برای شرکتی که می‌خواهید در آن استخدام شوید بنویسید. (این نامه می‌تواند اهدافش فرضی باشد) سپس نامه خود را با مطالبی که توضیح دادیم بررسی کنید. با این روش می‌توانید از پس نوشتن یک نامه اداری بربیایید و اگر هم نیاز به یک نامه بی‌نقص و تخصصی در این زمینه داشتید، سری به سایت ترنسیس بزنید.
امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید. خوشحال می‌شویم که نظرتان را در بخش نظرات بنویسید.
ترجمه نامه اداری