ارسال ایمیل های انگلیسی و روش ارسال آن ها برای برخی دشوار است. با توسعه روز افزون تکنولوژی و پیشرفت شرکت های تجاری در ارتباط با شرکت های خارجی، ارسال ایمیل های انگلیسی یکی از لازمه های کسب و کارها شده است. با پدیده فکر مهتر همراه باشید.
ارسال ایمیل های انگلیسی چگونه امکان پذیر است؟
ارسال ایمیل های انگلیسی
ارسال ایمیل های انگلیسی یا هر زبان دیگری برای ارتباط با تجار خارجی یک هنر به شمار می رود، بسیار جذاب است با استفاده از زبان های گوناگون به تعامل با مردم بپردازیم. در حال حاضر بیشتر زبان های جهان زبان انگلیسی را به عنوان یکی از کلیدی ترین زبان ها برگزیده اند، و آن را به عنوان زبانی رسمی پذیرفته اند. زبانی که در کشورهای متفاوت و در بخش هایی چون، پزشکی، تولیدات جهانی، ورزش، تحصیلات، و تجارت کاربرد دارد. زبان انگلیسی برای تبادل اطلاعات و تعامل با مردم از زبان آن های پر کاربرد می باشد باید زبان انگلیسی را بیاموزید تا بتوانید ایمیل های انگلیسی رسمی به ابن زبان ارسال کنید. در این پست به نحوه ارسال ایمیل های انگلیسی برای شرکت های کسب و کار می پردازیم.
عنوان، سلام کردن
بدون شک ارسال یک ایمیل بدون درج عنوان پیام در بخش “Subject” معنایی ندارد و خواننده متوجه موضوع ایمیل شما نخواهد شد، عنوان ایمیل به خواننده تذکر می دهد درباره چه چیزی سخن می گوید و به چه موردی توجه نماید. در سطر ابتدایی جمله خود از کلمه “FYI” که مخفف جمله “For your information” ( برای اطلاعات شما) استفاده کنید زیرا شما می خواهید یک بخش از اطلاعات را برای مخاطب شرح دهید. سلام کردن به فردی که ایمیل را برای او ارسال خواهید کرد بخش دیگری از ماجراست، مخاطب شما چه خانم باشد چه آقا باید با رعایت ادب به او سلام کنید. معمولا برای سلام کردن از عبارت های زیر استفاده می شود.
– Dear Mr./ Ms. Lastname جناب آقای / خانم و نام خانوادگی
– Dear Mr./Ms. Firstname Lastname جناب آقای/ خانم. نام و ابتدای نام جنسیت
– Dear Dr. Lastname جناب آقای دکتر، و نام خانوادگی
اگر نام افرادی که می خواهید برایشان ایمیل بفرستید را نمی دانید این عبارت ها استفاده کنید. “سلام و صبح بخیر
“Good mornong” “Hi”
تشکر کردن، واضح و محدود بودن
اگر چند روز قبل ایمیلی را برای مشتری خود ارسال کرده بودید و مخاطب پاسخ شما را داده است باید با یک ایمیل انگلیسی تشکر کنید پاسخ تشکر شما نوعی رویکرد مثبت به شمار می رود. با گفتن عبارت “Thank you for your reply” ( بخاطر پاسخ شما متشکرم) از او تشکرد به عمل آورید. برای کسب احترام از سوی مخاطب پیام شما باید واضح و محدود باشد، پس از عبارت هایی چون ” مطالبی را درباره موضوع … یا، برای شما شرح می دهم یا من به خاطر مشکلات از شما درخواست می کنم…” استفاده نکنید. در ادامه همراه پدیده فکر مهتر باشید تا به سایر موارد بپردازیم.
تمرکز روی زمان، روی دو موضوع کار نکنید
طبق تحقیقات انجام شده درباره استفاده مردم از ایمیل، آشکار می کند که مردم حدود ۱۳ ساعت در هفته، یا ۲۸ درصد از هفته را به چک کردن ایمیل ها اختصاص می دهند. اگر کار با ایمیل طولانی مردت باشد آن را به بخش های مختلف تقسیم کنید تا دچار مشکلات نشوید و زمان خود را کنترل نمایید. قبل از ارسال ایمیل باید ببینید پیام شما رسمی است یا خیر! با عبارت های زیر تفاوت را برایتان آشکار می سازیم.
-Informal :Can you
-Formal: Iwas Wo dering if you could
-Informal: Sorry, I can’t meet you. I’m busy that day.
-Formal: I am afraid lwill not be available to make it that day.
– غیر رسمی: آیا می توانی...؟
_ رسمی: می خواستم بپرسم اگر می توانید…
– غیر رسمی: معذرت میخوام، من نمی تونم با شما ملاقات کنم. من در آن روز مشغولم.
– رسمی: میترسم من در آن روز مشغول باشم.
مطالب مرتبط
نکاتی ساده و موثر برای ایمیل مارکتینگ کسب و کارهای کوچک
ارسال ایمیل و الگوهای رفتاری هنگام پاسخ به آنها
چرا باید از آدرس ایمیل های برند استفاده کرد؟
اخبار منفی، اهمیت دادن
اخبار منفی کسب و کار یا هر خبر دیگری که رویکردی منفی دارد را در پیام ایمیل را بعد از اخبار خوب و مثبت بیان کنید. این کار به مخاطب شما اجازه می دهد به روش درستی فکر کند. در پایان ایمیل خود از نوشتن این عبارت ها خودداری کنید.
-“Should you have any questiond, Please do not hesitate”
-” contact me”
-” l look forward to hearing from you”
تمام این عبارات نشان می دهد که شما به مخاطب اهمیت فراوانی می دهید و برای هر کار غیر واضحی در هر زمانی آماده همکاری هستید.
هنر پایان را بیاموزید
باید بدانید پایان یک ایمیل را چگونه بنویسید تا مخاطب شما را فردی غیر حرفه ای در کسب و کار و نوشتن ایمیل نداند. از عبارت های زیر در پایان نامه خود استفاده کنید.
-Yours sincerely, (when you know the name of the recipient, (Formal)
-(Best regards, or kind regards, (Formal, Most common
– (Take care, Thank you, or Have a nice day (Less Formal
– هنگامی که نام گیرنده را می دانید، رسمی
-با تشکر فراوان، رسمی، و پرکاربرد
– مراقب خود باشید، روز خوبی داشته باشید، با رسمیت کم
بعد از پایان دادن به نامه انگلیسی خود آن را مستقیم ارسال نکرده و مورد بازبینی قرار دهید تا اشتباه املائی نداشته باشد. نحوه استفاده از کلمات را کنترل کنید به یاد داشته باشید بعد از ارسال ایمیل دیگر نمی توانید آن را اصلاح نماید. نمونه نامه های انگلیسی را بیاموزید تا در تجارت جهانی موفق باشید.
اگر می خواهید با نحوه نوشتن نامه انگلیسی آشنا شوید، این نوشته را تا انتها مطالعه کنید.
شما باید با نحوه نامه نوشتن به زبانهای مختلف آشنا باشید. درست است که امروزه، وسایل ارتباطی پیشرفته ای چون موبایل، تماس تصویری و اینترنت پرسرعت برای ارتباط افراد با یکدیگر وجود دارد؛ اما هنوز هم نامه نوشتن برای برقراری ارتباط با شرکت های خارجی، قدرت زیادی دارد.
وقتی با نکات مهم برای نوشتن نامه اداری انگلیسی آشنا شوید، راحت تر می توانید برای افراد نامه بنویسید و تقاضاهای خود را با آنها در میان بگذارید. مثلا ممکن است بخواهید برای دادن درخواست به یک اداره غیر ایرانی نامه بنویسید یا برای استاد یکی از دانشگاه های خارج از ایران نامه بنویسید و از سوابق تحصیلی خود برای او بگویید. در این صورت است که شما به مهارت نوشتن نامه اداری انگلیسی نیاز خواهید داشت. این نوشته هم برای نوشتن نامه ایمیل انگلیسی و هم برای نوشتن نامه کاغذی کاربرد دارد.
برای دانلود این فیلم باید عضو سایت شوید. در صورتی که عضو سایت هستید اینجا کلیک نمایید و اگر عضو سایت نیستید برای عضویت در سایت اینجا کلیک نمایید.
برای نامه نگاری انگلیسی به چه چیزهایی نیاز خواهید داشت؟
برای اینکه بتوانید به خوبی نامه انگلیسی بنویسید، باید با لغات انگلیسی و نکات نگارشی دستورهای زبان انگلیسی به خوبی آشنا باشید و بدانید که از چه کلمات و عباراتی باید استفاده کنید. نوشتن نامه با زبان و لغات ناملموس، باعث می شود خوانایی نامه شما کمتر شود. برای این کار باید با گرامر زبان انگلیسی هم آشنا باشید. البته ما در این نوشته به شما کمک می کنیم تا نکات مهم نامه نوشتن در زبان انگلیسی را یاد بگیرید و خودتان بتوانید نامه اداری و رسمی بنویسید.
شروع نامه به زبان انگلیسی
شما می توانید نامه خود را در نرم افزارهایی چون Microsoft Word و OpenOffice تایپ کنید و املای درست کلمات را در متن نامه خود بررسی کنید. اگر قرار است نامه را به صورت کاغذی بفرستید، باید آن را پرینت بگیرید و بعد ارسالش کنید. اگر قرار است به صورت ایمیلی نامه را بفرستید، می توانید از داخل نرم افزار Word متن را کپی (Copy) کرده و در قسمت بدنه ایمیل، آن را پیست (Paste) کنید.
حتما بخوانید: نوشتن به زبان انگلیسی و اثرات آن در یادگیری
اگر نامه شما به صورت کاغذی قرار است ارسال شود، هم تاریخ روز و هم آدرس فرستنده و گیرنده را باید درج کنید. آدرس فرستنده در گوشه بالا سمت چپ درج می شود و آدرس گیرنده زیر آدرس فرستنده سمت راست نوشته می شوند. اگر نامه شما با کسب و کارتان مرتبط است، در بالای نامه باید نام شرکت و آدرس شرکتتان را بنویسید. البته می توانید فقط نام شرکت و سازمان خود را درج کنید و آدرس شرکت را ننویسید. بعد از گذاشتن آدرس، تاریخ آن روز را بعد از آدرس بنویسید. در نامه های ایمیلی، نیازی به درج تاریخ نخواهید داشت.
نمودار نامه اداری انگلیسی
هم چنین در نامه های کاغذی، باید نام و آدرس فرد گیرنده را نیز بنویسید. نام کامل شخص گیرنده، آدرس او، نام شرکت یا سازمان او از جمله اطلاعات مهمی است که پس از درج نام فرستنده، باید در نامه شما درج شود.
در ابتدای نامه اداری چه بنویسید؟
شما وقتی در زبان فارسی نامه می نویسید، ابتدا نام فرد گیرنده را ذکر می کنید و او را مورد خطاب قرار می دهید. در زبان انگلیسی هم به همین صورت است و شما باید نام مخاطبتان را ذکر کنید. مثلا باید نام و عنوان فرد گیرنده نامه را درج کنید.
برای نمونه ایمیل انگلیسی برای استاد دانشگاه در کانادا به نام «Jack Norton» نامه می نویسید. در این صورت، شما در ابتدای نامه اداری خود باید بنویسید:
Dear Mr Norton
حالا اگر نمی دانید جنسیت او چیست، نباید از Miss یا Mr استفاده کنید و فقط باید بنویسید:
Dear Jack Norton
بعد از اینکه سلام و درود خود را در نامه نوشتید، باید عنوان نامه را بنویسید و قصد خود را از نوشتن نامه مشخص کنید. با این کار، شما به طرف مقابل اعلام می کنید که چه درخواستی از او دارید.
نمونه ای از نامه اداری انگلیسی
بدنه نامه، یکی از قسمتهای بسیار مهم در نامه شما است. بدنه نامه شامل توضیحات مرتبط و اضافی است. شما باید این قسمت را به دور از ابهام و به صورت کوتاه بنویسید.
مثلا اگر درخواستی دارید باید از عبارت I am writing to apply for the… استفاده کنید. هم چنین برای بیان درخواستهای خود می توانید از عبارت to request… نیز استفاده کنید.
اگر می خواهید با کمک طرف مقابل، درباره موضوعی تحقیق کنید، از عبارت to enquire about… استفاده کنید.
در زمانی که می خواهید موضوعی را به اطلاع مخاطبان خود در ایمیل رسمی انگلیسی برسانید از to tell you about… استفاده کنید.
هم چنین برای بیان درخواست خود می توانید از جملات دیگری نیز استفاده کنید. مثلا اگر از طرف مقابل خود درخواستی دارید، از عبارات زیر استفاده کنید:
I would appreciate it if you would ..
«از شما ممنون و متشکر هستم، اگر شما این کار را انجام دهید»
I would be grateful if you could…
«سپاسگزار می شوم اگر شما بتوانید»
وقتی بدنه نامه را نوشتید، در پایان می توانید چشم انتظاری خود را برای دریافت جواب نامه اعلام کنید و از عبارت I am forward to hearing from you استفاده کنید. به علاوه، در پایان نامه هم می توانید از عباراتی چون As early reply would be appreciated (از پاسخگویی سریع شما سپاسگزارم) برای ابراز امیدواری به دریافت جواب استفاده کنید و فرد را برای ارتباطات آینده تشویق کنید.
چگونه نامه اداری را به پایان برسانید؟
در قسمت پایانی نامه اداری در مکاتبات خارجی، باید ادای احترام کنید و سپس نام خودتان را درج کنید. برای بیان احترام از جملاتی مانند Best Regards (با بهترین آرزوها)، Kind Regards (با احترامات) و Sicerely (ارادتمند شما) استفاده می شود. بعد از این قسمت، دوباره باید اسم خود را درج کنید. پایان نامه، می تواند قدرت زیادی داشته باشد و طرف مقابل را برای ارتباط بیشتر با شما مشتاق کند.
پایان نامه اداری انگلیسی
بعد از اتمام نامه، آن را چندین بار بخوانید تا از نظر گرامری و نگارشی غلط نداشته باشد. شما می توانید از دوست خود کمک بگیرید تا او متن نامه را بخواند و درستی عبارتهای آن را بررسی کند. اگر قرار است نامه را به صورت کاغذی بفرستید، آن را در پاکت نامه محکم و باکیفیتی قرار دهید و آدرس فرستنده و گیرنده را روی پاکت بنویسید.
نامه اداری انگلیسی
در این نوشته با نحوه نوشتن نامه اداری انگلیسی آشنا شدید. با استفاده از این نکات، می توانید به زبان انگلیسی نامه بنویسید و برای مخاطب خود ارسال کنید. از اینکه در مقاله نامه اداری انگلیسی با ما همراه بودید، از شما ممنونیم.