مکاتبات بازرگانی و نحوه نوشتن نامه تجاری

در: فروردین ۳۰, ۱۳۹۶در: مقالاتبازدیدها: 1 بازدید چاپ ایمیل

مکاتبات بازرگانی و نحوه نوشتن نامه تجاری

مکاتبات بازرگانی و نحوه نوشتن نامه تجاری مقدمه :

امروزه یکی از مهمترین ابزار کلیدی در موفقیت بازاریابی بین الملل و تجارت بین المللی میزان حرفه ای بودن در مکاتبات تجاری صورت گرفته می باشد . بطوریکه داشتن روابطی مفید و پایدار مستلزم داشتن مکاتباتی واضح و بدون ابهام می باشد .

پی بردن به تاثیر مکاتبات مفید و پایدار و اثر غیر قابل انکار آن بر تجارت ، نوعی تعهد مبتنی بر یادگیری اصول و فنون شیوه مکاتبات تجاری و نحوه نوشتن نامه های تجاری را برای تجار ، بازرگانان ، دانشجویان و سایر افراد درگیر در امر تجارت بین المللی ایجاد نموده است .

ساختار نامه تجاری و وظایف آن

ساختار یک نامه تجاری شامل سه قسمت نقطه شروع ، بدنه نامه و قسمت پایانی می باشد . که وظایف هرکدام از این قسمتها به این ترتیب است که نقطه شروع باید طوری باشد که خواننده را وادار به خواندن نامه نماید . بدنه نامه هم باید طوری باشد که احساس نیاز خواننده را به محصول یا خدمات شما برانگیزد . قسمت پایانی نامه نیز باید به طریقی نوشته شود که عکس العمل سریع خواننده را در برداشته باشد .

در صورتی که نامه تجاری شما در جهت فروش کالا یا خدمات می باشد باید موارد زیر را در آن رعایت کنیم .

–             ظاهر خوب

–             متن درست

مواردی را که در شکل ظاهری نامه های تجاری باید در نظر گرفته شوند عبارتند از :

حاشیه دو طرف نامه : برای نامه های بلند از حاشیه کمتری نسبت به نامه های کوتاه استفاده می شود .

حاشیه بالا و پایین : در نامه نگاریهای تجاری آنچه مرسوم است اینست که حاشیه در قسمت بالای نامه کمتر از قسمت پایین نامه می باشد .

فاصله سطرهای نامه : فاصله بین دو سطر یک نامه یک فاصله می باشد . و فاصله بین دو پاراگراف دو فاصله می باشد .

تعداد صفحات : اگر تعداد صفحات نامه بیشتر از یک صفحه می باشد . سرفصل و عناوین نامه در تمام صفخات تکرار می شود و صفحات باید شماره گذاری شوند .

اجزای نامه تجاری

هر نامه تجاری دارای اجزای زیر می باشد :

آدرس فرستنده ۲٫ تاریخ ۳٫ آدرس داخلی ۴٫ مخاطب نامه ۵٫ موضوع نامه ۶٫ سلام و درود ۷٫ متن نامه ۸٫ پایان احترام آمیز ۹٫ امضاء ۱۰ . ایمیل ، تلفن و فکس .

آدرس فرستنده – در مکاتبات بازرگانی که عنوانی برای نامه وجود ندارد مرسوم است که آدرس فرستنده در قسمت بالای سمت راست نامه قرار گیرد . هر چند در بعضی نامه نگاریها در قسمت بالا سمت چپ آدرس فرستنده نوشته می شود . که این مورد زیاد مرسوم نمی باشد . سبکی را که برای نوشتن آدرس فرستنده بکار برده می شود بصورت زیر یکدیگر (بلوکی ) می باشد . بطوری که در این سبک تمام خطوط زیر همدیگر قرار می گیرند . و آدرس از جزء به کل (خیابان تا کشور ) نوشته می شود . بعنوان مثال

Sender’s address                                                      

   Bahar St   Azadi Sq   Trading center   Tehran Iran

تاریخ – در زیر آدرس فرستنده با کمی فاصله نوشته می شود . بسته به نوع نگارش نامه (انگلیسی بریتانیایی و انگلیسی آمریکایی ) ترتیب نوشتن تاریخ فرق می نماید . بطوری که در انگلیسی بریتانیایی این ترتیب بصورت سال – ماه – روز می باشد . در حالی که در انگلیسی آمریکایی این ترتیب بصورت سال – روز – ماه می باشد . بعنوان مثال ۰۹/۱۲/۱۰ یعنی ۱۰ دسامبر ۲۰۰۹ در انگلیسی بریتانیایی و ۱۲ اکتبر ۲۰۰۹ در انگلیسی آمریکایی می باشد .

استفاده از شکلهای مختصر نویسی تاریخ در نامه نگاریهای تجاری به شرح زیر رایج است . هر چند که این نوع استفاده جنبه اختیاری دارد .

برای روز اول (first )، روز دوم (nd ) ، روز سوم (ird ) و از روز چهارم به بعد (th ) استفاده می شود . بطوریکه ۱۲ اکتبر ۲۰۰۹ را ۱۲th.october.09 می نویسند .

آدرس داخلی – همان آدرس گیرنده است با بعضی ویژگیهای او که در قسمت چپ نامه معمولا ۴ تا ۵ فاصله بعد از تاریخ قرار می گیرد . و ایتمهای زیر را شامل می شود :

اسم مخاطب – عنوان مخاطب که می تواند پست مخاطب یا بخش یا قسمتی از سازمان که نامه برای آن فرستاده می شود – اسم شرکت – آدرس گیرنده از کل به جزء . بعنوان مثال ،

Robert Pearson

The secretary

Weave well woolen co . ltd .

۴۸ price st

Wigitfalls , Dallas

S.A    

مخاطب نامه – در حقیقت کسی است که نامه را برای او می نویسیم . که می تواند فرد ، شرکت و یا عنوان شغل یا مسئول پستی در سازمانی باشد . آنچه که در هنگام نوشتن مخاطب نامه لازم است رعایت شود عناوینی است که قبل از اسم مخاطب می آیند . اگر شما نام فامیلی کسی که به او نامه می نویسید را بدانید آنرا بعنوان خط اول آدرس بنویسید . که قبل از این اسامی Mr برای آقا و Mrs برای خانم می آید . این عناوین فقط با نام خانوادگی می آیند و استفاده از آنها با نام اشخاص زیاد مرسوم و رسمی نمی باشد .

سایر عناوینی که در نامه نگاریها استفاده می شود عبارتند از :

Ms برای خانمی که ما از متاهل یا مجرد بودن او آگاه نیستیم . در مکاتبات اولیه بهتر است از Ms استفاده کنیم تا مخاطب نامه در جواب ، عنوان مورد علاقه اش را خودش ذکر کند . سایر عناوین دیگری که مورد استفاده قرار می گیرند شامل Sir, Madam, lady , و غیره . بعد از Sir همیشه نام کوچک و سپس نام خانوادگی می آید . بعنوان مثال Sir tom Brown

استفاده از Dear Sir/Madam نیز در نامه نگاریها نیز مرسوم است که بیشتر جنبه احترام و سلام کردن دارد . اگر ما نام و فامیل مخاطب نامه را نمی دانیم و فقط عنوان شغل وی را می دانیم کافیست در قسمت مخاطب نامه عنوان شغل وی را بنویسیم . مانند مدیر بازاریابی The marketing manager یا مدیر فروش The sales manager .

در صورت عدم اطلاعات از هر دو مورد فوق می توان نامه را به نام شرکت ارسال کنید . مانند شرکت سونی ژاپن

Japan Sony co.   .

موضوع نامه – نامه نگاریهای تجاری به منظور های زیر صورت می گیرد .

گرفتن پیش فاکتور ، فاکتور ، مظنه بازار (قیمت فروش بازار ) ،تخفیف ، معرفی شرکت و غیره . که این موضوعها با کمی فاصله و زیر مخاطب نامه نوشته می شود . به عنوان مثال

Sub : Requisition upon a quotation  

سلام و درود – عباراتی که بعنوان سلام و درود استفاده می شود بسته به نوع شناخت ما از مخاطب دارد . در صورتی که مخاطب نامه فردی است که نام وی را نمی دانیم از Dear sir برای آقایان و از Dear madam برای خانمهای متاهل استفاده می شود .

در صورتی که جنسیت او برای ما مشخص نمی باشد از (Dear sir or madam ) یا (Dear sir /madam   ) استفاده می شود . هنگامی شما اسم فرد مخاطب نامه را می دانید اما خوب وی را نمی شناسید بهتر است پس از کلمه Dear از عناوینی مودبانه مانند Mr ، Mrs و Ms با نام خانوادگی وی استفاده کنیم . مانند Dear Mr. Brown

استفاده از شکل مودبانه با اسم کوچک زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که ما در تجارتمان مخاطب نامه را خوب می شناسیم . مانند Dear tom

متن نامه – بسته به موضوع نامه متن نامه نیز متعاقباٌ فرق می نماید . اما آنچه که در هر متن باید رعایت شود . در نطر گرفتن تمام شرایط مربوط به موضوع نامه نگاری می باشد . بعنوان مثال در صورت گرفتن مظنه بازار ذکر شرایط تحویل ، نوع اینکوترمز ، کیفیت کالا یا خدمات تحویلی و غیره الزامی می باشد .

پایان احترام آمیز – هیچگونه قاعده خاصی برای نوشتن پایان احترام آمیز وجود ندارد . اما آنچه امروزه در نامه نگاریهای تجاری مرسوم است این است که زمانی که ما برای اولین بار به مخاطبی که اسم و جنسیت او را نمی دانیم نامه می نویسیم . در حقیقیت شروع نامه با Dear sir/madam بوده است از پایان احترام آمیز Yours faithfully   استفاده شود . در صورتی که در نامه نگاری اولیه اسم مخاطب را می دانیم و شروع نامه نیز با Dear Mr. tom یا

Dear Mrs. Robinson بوده است . از پایان احترام آمیز yours sincerely استفاده می شود . در سایر اوقات و زمانی که ما مخاطب نامه را به خوبی می شناسیم معمولاٌ از Best regards   یا Best wishes استفده می شود .

امضاء – بعد از پایان احترام آمیز دقیقاٌ زیر آن اسم خودتان و یا در صورتی که از طرف شرکت می باشد . اول اسم شرکت بعد از آن اسم خودتان و یا فقط حرف اول اسم بهمراه نام خانوادگی مدیر عامل شرکت نوشته می شود . هرچند که در نامه نگاریهای تجاری اغلب از نوشتن دستی امضاء استفاده می کنند . اما بخاطر اشتباهاتی که در خواندن بعضی حروف مشابه بعمل آمده ، موارد ماشینی را به دستی ترجیح می دهند . نکته ای که لازم است مدنظر قرار گیرد . درج عنوان قبل از اسم شما می باشد . چون مخاطب شما در پاسخ می تواند جنسیت شما را تشخیص و عنوان صحیح آن را بنویسد . بعنوان مثال ،

Metropolitan insurance co                                                         Harris & Bowns ltd

   (john f . Howard)                                                                     (Patricia tray ) (Ms)

         Secretary                                                                               Sales manager

ایمیل ،فکس و تلفن فرستنده – قاعده خاصی برای نوشتن ایمیل و تلفن فرستنده وجود ندارد . بطوری که بعضی آنرا بعد از آدرس فرستنده و در مواردی دیگر در کاغذهای نامه نگاری از قبل در حاشیه پایین نامه ایمیل ، فکس و تلفن چاپ شده است و دیگر نیازی به نوشتن آن نمی باشد . آوردن آدرس پایگاه اطلاعاتی در این قسمت نیز رایج می باشد . بعنوان مثال ،  

نمونه یک نامه تجاری برای دریافت مظنه قیمت

                                               Robert Pearson

                                               The secretary

                                                 Weave well woolen co . ltd .

                                                 ۴۸ price st

                                                 Wigitfalls , Dallas

S.A    

Dear Mr. Brown

Sub : Requisition upon a quotation

   We are very much grateful to introduce our selves as one of the leading general trading companies in Iran.

   You are kindly postulated to issue us a firm quotation for the quantity of 2000 sets of Sony television on the base of DFR Bandar Abbas in Us dollars or Euro. The product should originally be made in Japan and packed in suitable packaging with the following specifications:

Model no : LCD Projection KF 42 E 200

Model no : LCD CU 42”VB ,23VB

Model no : LED CU 47”VB,23VB

Ineluctable to state that requested document should reach my attention utmost 25th.may .09. your urgent assistance would be granted a priority .

نمونه یک نامه تجاری برای معرفی

                                               Robert Pearson

                                               The secretary

                                                 Weave well woolen co . ltd .

                                                 ۴۸ price st

                                                  Wigitfalls , Dallas

S.A    

Dear Sir or Madam

Sub : Introduction

   We are very much grateful to introduce our selves as one of the leading general trading companies in the field of video and cassettes of high quality in Iran.  

   We are offering the cassettes at rock-bottom price with at last 15% discount . the discount goes up as the quantity of order goes up . having 20 years of experience in global market has gained us a lead position in this oriented industry . for further queries as well as sample please don’t hesitate to contact undersigned .

منابع :

Atkinson , Philips & Helen Reynolds (1970) ; Business writing and procedures ; new York : American Book Company .

Jalali ,Hadi & Kasraeian , Abbas (1998) ; Letter Writing ;Iran : SAMT.

A . Ashley (1998) ; A Handbook of Commercial Correspondence, New Edition: Oxford University

اخذ نمایندگی شرکتهای خارجی

چرا درباره مذاکره اخذ نمایندگی شرکتهای خارجی می‌نویسم؟

با وجودی که سالهاست در مذاکره های داخلی و خارجی شرکت می‌کنم و خاطرات و تجربیات نسبتاً قابل قبولی در مذاکرات اخذ نمایندگی شرکتهای خارجی داشته ام، اما ترجیحم این بوده که این وبلاگ شخصی با بحث کسب و کار مخلوط نشود.

اما با توجه به فضای جدیدی که برای اخذ نمایندگی شرکتهای خارجی به وجود آمده است، احساس کردم بهتر است کمی وقت شما را بگیرم و نکات و پیشنهادهایی را در این زمینه مطرح کنم.

شرایط امروز و سالهای آتی کشور در اخذ نمایندگی شرکتهای خارجی

فضای ذهنی برای اخذ نمایندگی شرکتهای خارجی طی سالهای اخیر، چندان مذاکره محور نبود و بیشتر به این سمت می‌رفت که پسرخاله من با پسر عمه فلانی که در فلان سازمان است رابطه دارد و بهتر است به ما نمایندگی بدهید و ما می‌توانیم حتی قانون را هم به نفع شما تغییر دهیم و عملاً جنس مذاکره بیشتر به لابی شبیه بود.

اما طی یکی دو سال اخیر و قطعاً طی سالهای آینده،‌ فضا در حال تغییر است و مذاکره به معنای متعارف آن، کاربردهای بیشتری خواهد داشت.

دو توضیح مقدماتی اما مهم

 بدیهی است که آنچه در اینجا می‌خوانید صرفاً بر اساس تجربیات شخصی من است و ممکن است کسانی باشند که در کسب و کار خود، تجربیات متفاوتی داشته باشند.

آنچه من در اینجا می‌گویم برآیند تجربیات اخیر است و طبیعتاً وقتی چهل یا پنجاه مورد را جمع بندی می‌کنی و میانگین ارائه می‌دهی، همیشه مثال‌هایی هم وجود دارد که با تجربیات تو تفاوت داشته باشد.

اما به هر حال چون کمتر کسی را می‌شناسم که از لحاظ حجم و تنوعی که من درگیر آن بوده‌ام، گرفتار این بازی‌ها بوده باشد، حیفم آمد که بر اهمیت این پیشنهادها اصرار نکنم.

ضمناً پیشنهادهایی که در اینجا مطرح می‌کنم،‌ به ترتیب اهمیت نیست. بلکه صرفاً ثبت برخی مواردی است که احساس می‌کنم نیاز به تاکید بیشتر دارند و بر اساس اینکه به چه ترتیبی به ذهنم رسیده‌اند آنها را یادداشت می‌کنم.

شما تنها شرکتی نیستید که از شرکت خارجی درخواست اخذ نمایندگی می‌کنید

بارها و بارها این را از دوستانم در برندهای بزرگ خارجی می‌شنوم که می‌گویند: کسی در ایران نبوده که انگلیسی دست و پا شکسته بداند و به ما برای اخذ نمایندگی، ایمیل نزده باشد. حتی اگر یک صنعت خاص و یک شرکت ناشناخته را هدف قرار داده‌اید، همیشه همه مذاکره‌ها و مکاتبات انگلیسی و جلسات را با این فرض برگزار کنید که آنها پیشنهاد دیگری را هم از کسی در سطح شما یا بهتر از شما، روی میزشان دارند. چنین فرضی جدای از اینکه در نگاه من، فرض نیست و فکت است، حتی اگر هم فرض باشد، تبعات مثبت زیادی خواهد داشت.

در صورتی که این فرض من را قبول داشته باشید، مناسب است برای اجرایی شدن آن به نکات زیر توجه کنید:

پیشنهاد ۱-۱: در مورد شرایط ایران، بزرگنمایی و کوچکنمایی نکنید. حرفی بزنید که قابل دفاع باشد. اگر با آغاز یک فعالیت جدید صد نفر مشغول به کار خواهند شد، هرگز در مذاکره‌های خود ادعای دویست نفری مطرح نکنید. اگر می‌خواهید هزینه Setup کردن و آغاز کسب و کار را برآورد و اعلام کنید و بر اساس آن چانه زنی کنید، همان صد نفر را معیار قرار دهید. به خاطر داشته باشید که شرکت شما و شرایط شما برای طرف مقابل تا حد زیادی شبیه یک جعبه سیاه یا Blackbox است و او در هر یک از اظهارات شما به دنبال نشانه‌ای می‌گردد تا شما را اعتبارسنجی کند. اعتبار خود را با ادعاهای نامربوط زیر سوال نبرید.

پیشنهاد ۱-۲: در مورد مسائل مالی هم پیشنهاد ۱-۱ را رعایت کنید. بعضی‌ها از یک طرف توضیح می‌دهند که انتفال پول به ایران و از ایران سخت است و غیرممکن است و فقط و فقط ما هستیم که می‌توانیم این کار را بکنیم و بعضی‌های دیگر هم اصرار که همه مشکلات حل است و انتقال پول هم ساده است و اگر هم الان نیست، ما وعده مساعد مسئولین را شنیده‌ایم و به زودی آسان خواهد شد.

کسانی که امروز تصمیم می‌گیرند با ایران کار کنند، می‌دانند که شرایط ساده‌ای پیش رو نخواهند داشت. اما این بازار برایشان جذاب است و به همین دلیل تصمیم به مذاکره با ما می‌گیرند. دلیلی ندارد با ترسیم کاریکاتور از شرایط اقتصادی کشور، و بزرگ کردن بعضی مشکلات یا کوچک کردن بیش از حد آنها یا بزرگنمایی بعضی فرصت‌ها یا کوچک‌نمایی بعضی تهدید‌ها، بکوشیم فضا را غیرواقعی کنیم.

برای اکثر شرکتهای خارجی در مذاکرات اخذ نمایندگی، ارتباطات غیررسمی شما با فلان مسئول یا فلان مدیر هیچ ارزشی ندارد

بر روی این چیزها تاکید نکنید یا ادعای این چیزها را مطرح نکنید. گاهی اوقات شرکت در جلسات مذاکره ایرانی من را یاد سالهای نخست باز شدن فضای اقتصادی شمال عراق می‌اندازد. البته الان کمی اوضاع تغییر کرده. در آن سالها در خیابانهای اربیل که قدم می‌زدی، همه خویشاوندان بارزانی‌ها بودند. تعجب می‌کردی که یک مادر و پدر در طی دو یا سه نسل، چطور سه میلیون آدم زاییده‌اند! شاید این جور بازی‌ها برای برخی از ما جذاب یا باور کردنی باشد، اما به عنوان کسی که بارها و بارها صحبت‌های آن سوی میز را هم شنیده به شما اطمینان می‌دهم که بعد از مطرح کردن این نوع ادعاها  به محض تمام شدن مذاکره، طرف مقابل به شما خواهد خندید.

این ادعاها حتی اگر درست باشند، ترجیحاً نباید پایه مذاکره اخذ نمایندگی قرار بگیرند.

به دلیل اینکه طرف مقابل به رابطه سودمند برای دو طرف در طی ده‌ها سال فکر می‌کند. برخلاف فرهنگ رایج چند سال گذشته که هر کسی می‌گفت یک سال کار می‌کنم و بارم را می‌بندم، کسی که با شما قرارداد می‌بندد، اگر شرکت معتبری باشد ترجیح می‌دهد سالهای سال آن را تمدید کند.

برای چنین قراردادی، شریک تجاری جذاب کسی است که بر توانمندی‌های داخلی شرکت خود تکیه کرده باشد و نه یک نسبت فامیلی یا آشنایی با فلان شخص در فلان سازمان که با نخستین تغییرات، موقعیت خود را از دست خواهد داد.

به جنبه‌های اخلاقی در همه مذاکره های تجاری از جمله مذاکره اخذ نمایندگی توجه کنید

در اقتصادهای توسعه یافته بر خلاف اقتصادهای توسعه نیافته، اخلاق جایگاه رفیعی دارد. اگر می‌دانید که فلان شرکت در ایران نمایندگی دارد و شما قصد دارید که به آن حوزه وارد شوید و نمایندگی بگیرید، هرگز نماینده قبلی را تخریب نکنید.

نامه‌هایی از این دست که: «فلان شرکت که الان نماینده شماست، پرونده اقتصادی دارد و گفته‌اند فردا اعدام خواهد شد!» یا اینکه جمع آوری نامه از مشتریان ناراضی آنها و ارسال آنها برای شرکت مادر، کاری حرفه‌ای نیست.

یک بار از یک طرف خارجی شنیدم که در مواجهه با چنین نامه‌ای گفت: اینها پس فردا با ما هم مشکل پیدا کنند، تا ما را داخل بلک لیست وزارتخانه قرار ندهند، رهایمان نخواهند کرد. ترجیح می‌دهیم با آنها کار نکنیم.

در مذاکرات اخذ نمایندگی بیش از حد بر صورت‌های مالی خودتان تاکید نکنید

 متاسفانه تصویری که طی سالهای گذشته از ما ایجاد شده این است که صورتهای مالی اعلامی توسط بسیاری از شرکتها چندان معتبر نیست. حساب سازی‌ها، فرارهای مالیاتی،‌ جابجایی منابع در بین زیرمجموعه‌های شرکت‌ها و ارتباط با نهادهای مالی، همه و همه باعث شده‌اند که صورتهای مالی برای طرف خارجی به اندازه‌ای که ما انتظار داریم قابل اتکا نباشد. به هر حال فراموش نکنید که اینجا ممکن است در دارایی‌های یک شرکت، دکل نفتی هم موجود باشد اما اصل دکل را آب با خود برده باشد!

پیشنهاد ۴-۱: اگر اصل پیشنهاد ۴ را قبول داشته باشید، برای اعتمادسازی بیشتر، از گزارش‌های تحلیلی بازار استفاده کنید. شرکتی که ده سال در ایران کار حرفه‌ای در یک صنعت خاص انجام داده است می‌تواند در چند صفحه، گزارشی چنان تحلیلی و زیبا از بخش‌بندی بازار، تنوع مشتریان، ترجیحات آنها و موارد مشابه تنظیم کند که صدها برابر یک گزارش مالی واقعی یا صوری ارزش دارد. هر شرکت معتبری از یک گزارش تحلیلی خوب استقبال خواهد کرد. ضمن اینکه نحوه تنظیم گزارش می‌تواند به صورت تلویحی، قدرت و تسلط شما بر بازار و شناخت شما از آن بازار و قابل اتکا بودن شما را تایید کند.

پیشنهاد ۴-۱-۱: در تنظیم و ارائه این گزارش‌ها خسیس نباشید. بعضی‌ها جوری با این اطلاعات برخورد می‌کنند که انگار خون رگهایشان است. یا می‌گویند: این اطلاعات را بدهیم که برود با دیگری کار کند و اینها را به او بدهد؟ هزینه از دست دادن این اطلاعات بسیار کمتر از ارزشی است که می‌تواند برای شما ایجاد کند. ضمن اینکه به خاطر داشته باشید کسی که یک گزارش ارزشمند را بی بهانه و بدون انگیزه معامله به طرف مقابل می‌دهد، به صورت تلویحی نشان می‌دهد که اندوخته دانش و تجربه‌اش آنقدر زیاد است که یک گزارش ارزشمند دقیق، سهم چندانی در آن ندارد.

پیشنهاد ۴-۲: برای تنظیم یک Business Plan یا Marketing Plan تلاش کنید و حتماً این کار را داخل شرکت خودتان و با همکاری همکاران خودتان و بدون کپی کردن از دیگران انجام دهید. در اینجا مراقب مشاوران غیر حرفه‌ای باشید. بسیاری از آنها فرمت‌های ثابتی دارند که تنها عنوان‌ها و عددهای آن را تغییر می‌دهند. به خوبی جلسه‌ای را به خاطر دارم که سه Business Plan مختلف از سه شرکت مختلف برای اخذ نمایندگی دریافت شد که حتی سایز فونت آنها هم تفاوتی نداشت. خودتان وقت بگذارید، با همکارانتان بنشینید و یک طرح واقعی کاربردی تنظیم کنید. اینکه طرح اوریجینال باشد و کمی خطا داشته باشد به صدها طرح جنزیک بدون خطا و بدون خاصیت می‌ارزد.

اگر مذاکره های تجاری بین المللی دارید، حتماً سایت انگلیسی داشته باشید

شاید به نظر ساده و معمولی بیاید اما به خاطر داشته باشید که کسی که می‌خواهد به شما نمایندگی بدهد، به هر حال در موردتان تحقیق خواهد کرد و بهتر است که یکی از این منابع سایت خود شما باشد. حضور در اینستاگرام و فیس بوک و … و ارائه آنها در فضای اقتصاد بین المللی، کاری بسیار چیپ و سطح پایین محسوب می‌شود. چون اینها رسانه‌های رایگان هستند. آدرس ایمیل جیمیل و یاهو، به عنوان آدرس اصلی ایمیل شما آبرومند نخواهد بود. اگر دقت کرده باشید حتی بسیاری از مدیران شرکتهای بزرگ و برندهای مطرح که می‌دانند سرویس جیمیل از سرویس ایمیل داخلی آنها بهتر و ساده‌تر است، باز هم ایمیل داخلی شرکت را معرفی می‌کنند و آن را روی جیمیل خود فوروارد می‌کنند. اساساً رسانه‌ یا ابزاری که رایگان تهیه شود، نشان می‌دهد که شرکت از توانمندی مالی و اعتبار بالایی برخوردار نیست.

پیشنهاد ۵-۱: در سایت انگلیسی خود، محتوای غیرتجاری هم داشته باشید. بعضی از سایت‌های ما فقط نوشته‌اند که ما خوبیم. ما خیلی خوبیم. ما به حد غیرقابل تصوری خوبیم. ما اولین در ایران هستیم. بهترین و بزرگترین در ایران هستیم و همین! بعد می‌بینی در سایت بزرگترین شرکت پیمانکاری در ایران، یک یا دو آرتیکل مشخص راجع به پیمانکاری وجود ندارد! هر چه هست اسلایدر است و عکس لبخند مدیرعامل و معاونان که از چپ به راست و از راست به چپ حرکت می‌کند.

حتماً یک Company Profile حرفه‌ای تهیه و تنظیم کنید

چیزی که در آن سابقه شرکت شما، محصولات و خدمات شما، رفرنس‌های فروش یا قراردادهای شما و بحث‌های دیگر مورد اشاره قرار گرفته باشد. خصوصاً اگر در نمایشگاه‌های تجاری شرکت می‌کنید، داشتن Company profile و ارائه آن در کنار کارت ویزیت می‌تواند تاثیر زیادی بر روی تصویر شرکت شما داشته باشد.

در مذاکره تجاری، ارتباط ایمیلی رسمی‌تر از ارتباط تلفنی است. لااقل تا زمانی که رابطه شما جدی‌تر شود.

ارتباط رسمی تجاری یعنی ارتباط ایمیلی و در صورت نیاز، ارتباط تلفنی که عموماً در ایمیل قبلاً بر روی آن تاکید و توافق شده است. ارتباط ایمیلی جدا از اینکه فرصت فکر کردن و تحلیل کردن و جواب دادن سنجیده را ایجاد می‌کند، بسیار جدی‌تر سایر شیوه‌هاست و در آینده هم قابل استناد است.

منبع: نوشته های محمدرضا شعبانعلی

در مکالمات تجاری به زبان انگلیسی روان صحبت کنید

در مکالمات تجاری به زبان انگلیسی روان صحبت کنید

مکالمات تجاری به زبان انگلیسی از مهارت‌های مهمی است که برای افراد شاغل در پست‌های بین‌المللی و سفرهای شغلی موردنیاز است. ازجمله موارد و نکاتی که حین یادگیری مکالمات تجاری باید موردتوجه زبان‌آموزان قرار گیرد، انتخاب درست دوره‌های آموزشی و توجه به کاربردی بودن مطالب آموزشی، مهارت نامه‌نویسی، مدیریت جلسات، مهارت چانه‌زنی است. ازجمله منابع معتبر آموزش مکالمات تجاری، می‌توان به مجموعه کتاب‌های Market Leaders اشاره کرد.

مهارت مکالمات تجاری به زبان انگلیسی از مهارت‌های لازم برای افرادی است که در شغل خود به نحوی با ارباب‌رجوع انگلیسی‌زبان مواجه هستند. در این مقاله به نکاتی در مورد این مهارت، اشاره می‌کنیم.

8 نکته در مورد مکالمات تجاری به زبان انگلیسی

برای افرادی که با ارباب‌رجوع انگلیسی‌زبان سروکار دارند، لازم است علاوه بر مهارت فنی مکالمه به زبان انگلیسی، ازفرهنگ خارجی کشور مقصد، اصطلاحات زبان انگلیسی مکالمات و اصطلاحات تخصصی شغل خود، شناخت نسبی داشته باشند. در ادامه به 8 مورد از نکاتی که در مورد مهارت مکالمات تجاری به زبان انگلیسی، باید موردتوجه قرار گیرند، اشاره می‌کنیم.

مهارت مکالمات تجاری موردنیاز چه افرادی است؟ 

افرادی که متصدی مشاغل بین‌المللی ازجمله مسئول امور قراردادهای بین‌الملل و نمایندهٔ بین‌المللی شرکت هستند؛

افرادی که در کشوری انگلیسی‌زبان، در یک شرکت بومی مشغول به کار هستند،

افرادی که در یک شرکت ایرانی مشغول به کار هستند اما با ارباب‌رجوع‌های انگلیسی‌زبان مواجه هستند.

مکالمات تجاری به زبان انگلیسی-1

1- دوره‌های کوتاه‌مدت مکالمات تجاری به زبان انگلیسی

آموزشگاه‌های مختلفی، دوره‌های کوتاه‌مدت مکالمات تجاری برگزار می‌کنند، اما آیا این دوره‌ها نتایج مطلوب را برای زبان‌آموز ایجاد می‌کنند؟ لازم است بدانید دوره‌های مکالمات تجاری به زبان انگلیسی که توسط آموزشگاه‌ها برگزار می‌شود، به‌صورت دوره‌های کوتاه‌مدت با تعداد جلسات محدود، برگزار می‌شوند. آنچه در این دوره‌ها آموزش داده می‌شود، مکالمات پرتکرار روزمره و تجاری، تماس‌های تلفنی اداری، نوشتن قراردادهای تجاری انگلیسی، نوشتن نامهٔ اداری، اصطلاحات تخصصی و مطالب مشابه است.

دورهٔ مکالمات تجاری به زبان انگلیسی، به دو صورت آموزش ضمن خدمت و به‌صورت آزاد آموزش داده می‌شود. آموزش‌های ضمن خدمت به دو صورت برون‌سپاری و یا داخل شرکت انجام می‌شود. برخی شرکت‌ها بنا به نیازسنجی این مهارت برای کارمندان خود، این دوره را داخل شرکت و با همکاری یک موسسه یا آموزشگاه زبان انگلیسی اجرا می‌کنند.

مکالمات تجاری به زبان انگلیسی-2

مزایا: 

از مزایای دوره‌های کوتاه‌مدت مکالمات تجاری به زبان انگلیسی، می‌توان به آموزش مطالب لازم در مدت‌زمان کوتاه اشاره کرد. همچنین در این دوره‌ها، به مهارت‌های مکالمه و شنیداری، به‌صورت ویژه توجه می‌شود؛ به‌عبارت‌دیگر، مباحث گرامری برای شرکت‌کنندگان این دوره‌ها، کاربردی نداشته و آن‌چنان نیز موردتوجه قرار نمی‌گیرند.

معایب: 

آنچه در برگزاری این دوره‌ها، موردتوجه قرار نمی‌گیرد، سطح فعلی شرکت‌کنندگان است. به‌عبارت‌دیگر ثبت‌نام شرکت‌کنندگان بدون در نظر گرفتن سطح فعلی‌شان در زبان انگلیسی، انجام می‌شود. با توجه به اینکه برخی مطالب در زبان انگلیسی به‌صورت پیش‌نیاز سایر مطالب است؛ برای یادگیری هرچه بهتر مکالمات تخصصی و تجاری، این نیاز احساس می‌شود آگاهی از برخی مطالب پایهٔ زبان انگلیسی، لازم است. چه‌بسا بدون توجه به این نکتهٔ مهم، مطالب آموزشی ارائه‌شده در این دوره‌ها، برای برخی از شرکت‌کنندگان، قابل‌درک و یادگیری نباشد.

توصیه: 

به شرکت‌هایی که در حوزه‌های بین‌المللی فعالیت دارند، توصیه می‌شود به‌صورت دوره‌ای، همایش‌ها و کلاس‌های آموزش مکالمات تجاری به زبان انگلیسی در سه سطح پایه، متوسط و پیشرفته برگزار کنند. برگزاری کلاس‌های آموزشی ضمن خدمت داخل شرکت، در مقایسه با برون‌سپاری آموزش‌ها، موجب صرفه‌جویی در هزینه‌های شرکت می‌شود. از طرفی با تقسیم‌بندی شرکت‌کنندگان به سطح پایه، متوسط و پیشرفته، کارایی کلاس‌ها نیز افزایش می‌یابد.

2- مهارت و قدرت چانه‌زنی

مهارت چانه‌زنی، تلاش برای نزدیک کردن دیدگاه‌ها و منافع طرفین قرارداد است. این مهارت، در مجامع و جلسات در حضور رقبا و مشتریان بین‌المللی، از اهمیت ویژه‌ای برای شرکت برخوردار است. نماینده‌ای که از طرف شرکت انتخاب و فرستاده می‌شود، مسئول و حافظ منافع شرکت است. این فرد باید بتواند اهداف، منافع و خواسته‌های طرف مقابل را درک کرده و در مورد شرکت خود نیز، به‌طور واضح و شفاف صحبت کند.

3- مدیریت جلسات کاری بین‌المللی

در موارد پیشرفته‌تر، مهارت مکالمات خارجی به زبان انگلیسی در مدیریت جلسات اداری با حضور شرکا و رقبای بین‌المللی موردنیاز است. در این جلسات، تمام افراد به زبان بین‌المللی (انگلیسی) صحبت می‌کنند. ممکن است افراد از کشورهای مختلفی باشند و بنا به توافق جهانی، به زبان انگلیسی صحبت می‌کنند.

مکالمات تجاری به زبان انگلیسی-3

ممکن است در این جلسات، فرهنگ‌های متفاوتی از کشورهای مختلفی حضورداشته باشند؛ مدیر جلسه باید بتواند افراد حاضر و عقاید مختلف را در یک جلسه کنترل کند. همچنین باید بتواند اهداف، منافع و عقاید حضار را درک کرده و در جهت ایجاد صلح و انعقاد قرارداد یا همکاری هرچه بیشتر، هدایت کند. ازاین‌رو، نیاز است فرد موردنظر، از مهارت شنیداری و مهارت مکالمات تجاری به زبان انگلیسی، در سطح پیشرفته‌ای برخوردار باشد.

4-روزنامه‌های اقتصادی و تجاری انگلیسی بخوانید

همان‌طور که در مقالات قبلی گفته شد، مطالعهٔ متون انگلیسی همچون کتاب داستان و روزنامه‌های انگلیسی، تأثیر بسیار زیادی در بهبود مکالمه و یادگیری اصطلاحات دارد. در مورد مهارت مکالمات تجاری به زبان انگلیسی، می‌توانید روزنامه‌های ویژهٔ دنیای اقتصاد و تجارت انگلیسی را مطالعه کنید.

مکالمات تجاری به زبان انگلیسی-4

بامطالعهٔ این روزنامه‌ها، ضمن اینکه اطلاعات اقتصادی و تجاری خود را از بازار بین‌المللی افزایش می‌دهید، با اصطلاحات و فن‌های گفتاری تجاری نیز آشنا می‌شوید. ازجمله روزنامه‌های اقتصادی انگلیسی می‌توانیم Financial times و Economist را به شما معرفی کنیم.

5- معرفی یک کتاب

مجموعه کتاب‌های Market Leaders از انتشارات لانگمن، یکی از بهترین منابع بین‌المللی درزمینهٔ آموزش مکالمات تجاری به زبان انگلیسی است. شما می‌توانید از طریق این مجموعه کتاب‌ها، هر چهار مهارت شنیداری، گفتاری، نوشتن و خواندن را در حوزهٔ تجاری و شغلی، ارتقا دهید.

این مجموعه شامل سی‌دی‌های آموزشی، نرم‌افزار، فایل‌های تصویری و صوتی و کتاب تمرین است. در این مجموعه، مباحث بازاریابی، فروش، مکالمات تجاری، جلسات رسمی، روش‌های موفقیت در کسب‌وکار و بسیاری موضوعات مشابه، ارائه‌شده است.

6- ویژگی‌های دوره‌ها و کتاب‌های آموزش مکالمات تجاری

با توجه به بسته‌های آموزشی و دوره‌های آموزشگاهی بسیاری که در باب آموزش مکالمات تجاری به زبان انگلیسی وجود دارد، کدام‌یک از کارایی لازم برخوردارند؟ در زیر، به چند مورد از معیارهای سنجش کارایی بسته‌های آموزشی و دوره‌های آموزشگاهی می‌پردازیم:

آموزش مهارت مذاکره و چانه‌زنی

آموزش عوامل موفقیت در کارآفرینی و کسب‌وکار

آموزش تکنیک‌های بازاریابی و فروش موفق

آموزش اصطلاحات تجاری و اقتصادی

آموزش اصول حقوقی مشارکت و قراردادهای بین‌المللی

7- درخواست‌های کاری

یکی دیگر از موضوعاتی که لازم است در دوره‌ها و منابع آموزشی مکالمات تجاری به زبان انگلیسی، یاد بگیرید، درخواست‌های مؤدبانهٔ کاری است. بدون شک تمام مکالمات شما، تجاری و اقتصادی نیستند. ازاین‌رو باید آمادگی لازم برای مواجه با موقعیت‌های مختلف ازجمله تعیین قرار ملاقات، خراب شدن دستگاه پرینتر، مرخصی و… را داشته باشید. در ادامه، به چند مورد از مهم‌ترین درخواست‌های کاری اشاره می‌کنیم:

در این ساعت، من قرار دیگری تعیین کرده‌ام. ممکن است قرار ملاقات دیگری تعیین کنید؟

الآن در حال انجام کار مهمی هستم. ممکن است بعداً صحبت کنیم؟

برای انجام این کار، چقدر زمان‌دارم؟

ممکن است کارت ویزیت شمارا داشته باشم؟

ممکن است چند ساعت مرخصی بگیرم؟

ممکن است بین جلسات زمان استراحت در نظر بگیرید؟

ممکن است امروز کمی زودتر تعطیل شوم؟

ممکن است دستگاه پرینتر اتاق مرا تعمیر یا تعویض کنید؟

همچنین به عناوین درخواست‌های زیر نیز توجه کنید.

عذرخواهی بابت دیر رسیدن یا تأخیر در تحویل سفارش؛

تجربهٔ کاری یا معاملات گذشته؛

تشریح دلیل غیبت روز گذشته؛

مکالمهٔ تلفنی و درخواست صحبت با مقام مسئول؛

پیغام گذاشتن از طریق تلفن؛

معرفی همکار جدید؛

درخواست قرار ملاقات با رئیس؛

نحوهٔ بیان درخواست استعفا؛

پرسیدن آدرس رستوران و هتل در سفرهای کاری؛

و …

فهرست بالا، نمونه‌های محدودی از درخواست و مکالمات غیرتجاری است که لازم است صورت مؤدبانهٔ آن‌ها را یاد بگیرید.

8- نامه‌نگاری

یک فرد شاغل در پست‌های بین‌المللی، خواه کارمند باشد یا مدیر، ممکن است نیاز پیدا کند یک نامهٔ اداری به زبان انگلیسی بنویسد. قوانین و اصول نوشتن نامه‌های اداری، ازجمله عنوان گیرندهٔ نامه، بیان درخواست، رسمیت، درج اطلاعات لازم ازجمله گزارش کار و … مواردی هستند که حین نوشتن نامهٔ اداری، باید موردتوجه قرار گیرند.

انگلیسی برای مکاتبات آنلاین (ایمیل)

انگلیسی برای مکاتبات آنلاین (ایمیل)

 طی سالهای اخیر، ابزارهای ارتباطی آنلاین از جمله، پیام رسان‌ها، شبکه‌های اجتماعی و ایمیل‌ها تبدیل به قسمتی انکار نشدنی از زندگی شخصی و کاری ما شده‌اند.

در بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌های بین المللی که با افراد انگلیسی زبان در ارتباط هستند، برقراری مکاتبات از طریق ایمیل جایگزین مکالمات تلفنی و نامه‌ها شده است.

درست مانند نامه نگاری و مکالمات تلفنی رسمی، در ایمیل های کاری هم نیاز به انتخاب کلمات و ساختارهای مناسب داریم و می‌بایست با در نظر گرفتن نوع ایمیلی که ارسال می‌شود، در ایجاد ارتباط هدفمند و موثر تلاش کنیم.

در دوره تخصصی آموزش زبان انگلیسی برای مکاتبات آنلاین، شیوه‌ها و قوانین نوشتن انواع ایمیل‌های رسمی، کاری،بازرگانی و تجاری به متقاضیان آموزش داده می‌شود.

در این دوره 18 جلسه‌ای که برای سطح Pre Intermediate به بالا در نظر گرفته شده، با شما تا زمان تسلط کامل بر برقراری ارتباط از طریق ایمیل همراه خواهیم بود!

جزئیات دوره

مناسب برای: تمامی افرادی که در محل کار خود نیاز به ارسال و دریافت ایمیل به زبان انگلیسی دارند.

۱۲ نکته مهم در نوشتن ایمیل برای پذیرش دانشگاه و فرصت مطالعاتی

۱۲ نکته مهم در نوشتن ایمیل برای پذیرش دانشگاه و فرصت مطالعاتی

۲۱ شهریور ۱۳۹۷ گروه ترجمیکتحصیل در خارج از کشور, ترجمه, ترجمه عمومی, دانشگاهی

فرآیند پذیرش در یک دانشگاه خارجی، یا گذراندن یک دوره تحقیقاتی کوتاه‌مدت (فرصت مطالعاتی)، در اغلب موارد نیازمند ارسال ایمیل به اساتید یا مسئولین اداری دانشگاه‌های خارج از کشور است. نگارش صحیح یک ایمیل می‌تواند فرصت‌های خوبی را برای شما فراهم نماید و از طرف دیگر اگر ایمیل به درستی نوشته نشود، به احتمال زیاد نتیجه مطلوب را کسب نخواهید کرد.

نوشتن ایمیل درخواست پذیریش یا فرصت مطالعاتی به زبان انگلیسی از یک طرف نیازمند توانایی خوب در بیان مطالب به زبان انگلیسی یا ترجمه تخصصی و دقیق این مطالب و از طرف دیگر مستلزم آشنایی با اصول نامه‌نگاری و تا حدی  فرهنگ کشور مقصد دارد. در این مطلب با شما هستیم تا برخی از مهم‌ترین نکات در نوشتن یک ایمیل رسمی برای درخواست فرصت مطالعاتی را بررسی نماییم.

۱- همیشه نامه‌های رسمی را با عبارت Dear شروع کنید؛ دقت داشته باشید که استفاده از Hello یا Hi در ابتدای یک نامه رسمی، آن هم در اولین ارتباط، هرگز جالب نیست!

جامع‌ترین پلتفرم خدمات ترجمه و ویراستاری 

کاملا دورکاری!

۲-  اگر نامه را خطاب به مسئولین دانشگاه به صورت کلی می‌نویسید، می‌توانید از Dear Madam/Sir استفاده کنید. در غیراینصورت اگر نامه شما خطاب به بخش مشخصی از یک دانشگاه است، بهتر است ابتدا نام بخش مورد نظر را بنویسید و سپس اسم گیرنده اصلی را با یک خط فاصله درج کنید. مثلا:

Education & Student Affairs (CSA, International Office)

University of Amesterdam

Dear Madam/Sir,

۳- اگر گیرنده نامه شما منشی، دانشجو، کارمند و یا حتی مربی دانشگاه با مدرک کارشناسی‌ارشد است، می‌توانید برای خطاب کردن او از اسم کوچک استفاده کنید . مثلا بگویید: Dear Mary یا Dear John. اما در این مورد هم بهتر است برای رسمی بودن مکاتبه از نام خانوادگی استفاده کنید و مثلا بگویید: Dear Mr. Long یا Dear Ms. Bakker.

نکته مهم: حتما در مورد جنسیت و تاهل فرد مقابل اطمینان پیدا کنید. اگر نتوانستید مطمئن شوید، هرگز از عبارت‌های Ms یا Mr خودداری کنید تا از سوتفاهم‌های بعدی جلوگیری کنید.

نکته مهم: بعضی از اسم‌ها، ممکن است هم برای خانم‌ها و هم برای آقایان استفاده شود. همچنین ممکن است املای اسامی شبیه به هم باشد ولی یکی برای دختران و یکی برای پسر استفاده شود. مثلا Mario و Marjo یا Stefano و Stefania. در این موارد بهتر است از اسم کوچک و بزرگ در کنار هم استفاده کنید و مثلا بگویید: Dear Marjo Schmitt.

۴- کلمه Miss برای خطاب قرار دادن خانم‌های مجرد بکار می‌رود. کلمه Mrs برای خانم‌های متأهل و Ms برای کسی که نمی‌دانیم مجرد است یا متأهل استفاده می‌شود. این مورد شاید از نظر شما بی‌اهمیت باشد اما برای خانم‌های که نامه شما رو میخوانند، بسیار مهم است.

۵- اگر ایمیل به  استاد دانشگاه می‌نویسید، حتماً از عبارت Dr یا Professor استفاده نمایید. در مورد استفاده از لفظ Professor ابتدا با بررسی سایت استاد و روش‌های دیگر مطمئین شوید که مخاطب شما استاد تمام (فول پروفسور Full Professor) است. اگر چنین چیزی نبود، از این لفظ استفاده نکنید و بلکه تنها او را Dr خطاب کنید. توجه به این نکته بسیار مهم است زیرا نشان‌گر دقت نظر شما و کسب شناخت قبلی نسبت به استادتان است. نکته مهم دیگر: هر کسی که می‌بینید را Dr صدا نزنید؛ حرفه‌ای باشید و تنها کسانی که مدرک دکترا دارند را با این عبارت مورد خطاب قرار دهید.

۶- بعد از عنوان و نام شخص گیرنده، از ویرگول یا کاما “,” استفاده کنید و بقیه مطلب را در خط بعد بنویسید. این طوری:

Dear Professor Yang,

Dear Madam/Sir,

Dear Dr. Blom,

Dear Lara,

۷- شاید بتوان گفت که اولین جمله ایمیل پذیرش، مهمترن جمله آن است. شما می‌بایست در این جمله با صراحت خود را معرفی کنید و اگر پیش زمینه‌ای وجود دارد به آن اشاره کنید. اگر در مورد نوشتن جمله مطمئن نیستید، موارد زیر را به شما پیشنهاد می‌کنیم:

With reference to the Master Programme in Urban Planning in the website of the university,

I am writing to enquire about …

After having seen the new PhD-Position in … , I would like …

I read your profile in the website of the university … and would like …

I recently wrote to you about …

Thank you for your letter of 8 May.

Thank you for your email regarding …

Many thanks for your reply.

In reply to your letter of 8 May, …

۸- اگه در نامه‌ی خود تقاضایی از طرف مقابل دارید، در جمله دوم، به صراحت و مودبانه سراغ اصل موضوع بروید و آن را بیان نمایید. مثلا:

Could you please inform me …

Would you please …

I would appreciate if you let me know …

I would appreciate if you could help me with …

دقت کنید که عباراتی مثل Please help me، هرچند در ابتدای آن از لطفا استفاده شده است، مودبانه به حساب نمی‌آید! این لحن بیان در زبان انگلیسی، نوعی امر به حساب می‌آید و در یک ایمیل رسمی مودبانه استفاده از آن مناسب نیست.

۹- سعی کنید ایمیل‌تان خیلی طولانی نشود. حداکثر ۵ تا ۸ جمله برای همه مطالبی که می‌خواهید بگویید کافی است. همچنین پاراگراف‌ها را خیلی طولانی نکنید. می‌توانید موارد تکمیلی در مورد سوابق خود را به رزومه موکول کنید و آن را به ضمیمه ایمیل ارسال کنید. برای جمله پایانی ایمیل نیز از عباراتی استفاده کنید که طرف مقابل را به پاسخ دادن تشویق کند، ولی کاملا مودبانه. این موارد را به عنوان نمونه می‌توانید استفاده کنید:

Please let me know, if you require any further information.

I look forward to your reply.

I apologise for any inconvenience.

I would appreciate your immediate attention to this matter.

۱۰ – در پایان نامه انگلیسی نیز یک خط بین متن و عبارت انتهایی فاصله قرار دهید و مراتب سپاسگزاری خود را با یکی از عبارات زیر یا عباراتی شبیه به آن نشان دهید.

Kind regards, (در حالت کلی در پایان ایمیل‌های خود از این عبارت استفاده کنید )

Best regards, ( کمی صمیمانه برای ایمیل‌هایی به غیر از ایمیل اول برای منشی، دانشجو، کارمند)

Yours faithfully,   (از این عبارت فقط در اولین ایمیل رسمی به استاد استفاده کنید)

Yours sincerely,  (مثل بالایی)

Regard, ( ایمیلهایی نه چندان رسمی، در نامه‌نگاری‌های پشت سر هم )

۱۱ – بلافاصله در خط بعد از این عبارت، نام و نام خانوادگی خود را بنویسید. البته از ایمیل دوم به بعد که به یک مخاطب یکسان می‌فرستید می‌توانید از نام کوچک خود استفاده کنید، هرچند باز هم بهتر است همان اسم کامل خود را بنویسید.

۱۲- در نوشتن ایمیل از فونت Arial سایز ۱۰ یا ۱۱ استفاده کنید. بدون این که متن را Bold و Italic کنید. یادتان باشد که می‌بایستد تمام نوشته با یک فونت نوشته شده باشد. اگر متنی را از جایی copy/paste می‌کنید فونتش را اصلاح کنید! اگر این مورد را فراموش کنید، احتمال این که حتی پاسخی دریافت نکنید بسیار بالاست.

امیدوارم با رعایت نکات بالا و تلاش برای نوشتن یک ایمیل شخصی و مناسب برای هر مورد درخواست پذیرش یا فرصت مطالعاتی، بتوانید به اهدافی که مدنظر دارید، برسید. بهتر است بعد از نوشتن ایمیل خود، از کارشناسان ترجمیک بخواهید نامه شما را ویراستاری کنند. ویراستاری و ترجمه از مهم‌ترین خدماتی است که در ترجمیک ارائه می‌شود.

منبع:https://tarjomic.com/blog/2018/09/12/12-%D9%86%DA%A9%D8%AA%D9%87-%D9%85%D9%87%D9%85-%D8%AF%D8%B1-%D9%86%D9%88%D8%B4%D8%AA%D9%86-%D8%A7%DB%8C%D9%85%DB%8C%D9%84-%D8%A8%D8%B1%D8%A7%DB%8C-%D9%BE%D8%B0%DB%8C%D8%B1%D8%B4-%D8%AF%D8%A7%D9%86/