بازرگانی بین المللی

نکات قابل تعمق در نگارش نامه های تجاری انگلیسی

۱٫ املا

اشتباهات و بی دقتی در نامه می تواند از شما اثر بدی بر روی خواننده بگذارد.املا و علامت گذاری و رعایت اصول دستور زبان باید با دقت از سوی نگارنده نامه بررسی شود.

۲٫ سمت ها، نامها و نشانی ها

در مکاتبات بازرگانی باید نام طرف معامله خود را به درستی بنویسید . ضمن اینکه اشتباه در نوشتن آدرس و سمت طرف مقابل تاثیر بسیار بدی دارد.چنانچه مخاطب نامه را نمی شناسید و از آقا یا خانم بودن وی اطلاعی ندارید حتما از عبارت Dear Sir/Madam استفاده کنید.

۳٫ عطف به سوابق نامه ها

در زمان پاسخ به یک نامه انگلیسی بازرگانی حتما ذکر عطف به نامه شماره …. اجباری است. چنانچه سریعا معلوم نکنید که این نامه پاسخ به کدام نامه طرف مقابل می باشد به هیچ وجه خوشایند نخواهد بود.

۴٫ قیمتها و مشخصات کالا

چنانچه در اعلام قیمت و یا در دادن اطلاعات مربوط به کالا دچار اشتباه شویم بطور خودکار اعتماد خود را نزد خریدار سلب کرده ایم.

۵٫پیوست و ضمائم

چنانچه در نامه به اسنادی اشاره می کنید حتما آنها را ضمیمه نامه نمایید.

اعلام ارسال کالای صادراتی

شرکت تولید سنگ قله مرمریت مصباحی سفارشی را که از شرکت چینی Xishi group stone Co. دریافت کرده بود آماده و جهت بارگیری به بندر مربوطه ارسال نموده و درخواست پرداخت ۳۰ درصد دوم مبلغ محموله را دارد. نامه ذیل

شرکت مرمریت مصباحی با شرکت چینی مذکور است.

To: Xiamen group stone Co.

Cc: _

Subject: shipment of order.M1432

Dear Mr. Hong Chi Ho

The above order has now been completed and your all 25 marble blocks sent to B.Abbass port where the goods awaiting loading on board IRSL Vahdat. According Tehran agreement made on 15th May 2010 we kindly ask for second part of payment which is 30% of remaining which is (43275) USD. As soon as the vessel sails we apply to get B.L and related documents which will be forwarded

to your company.

Dawood Mesbahi

Managing director of Mesbahi Marble Quarry Complex

No.85,Jafari street, Golestan BLVD,Dehbid-Iran

Tel: [phone]

Fax:[phone]

Email: [e-mail]

در بعضی مواقع کالای صادراتی چه قبل از ارسال و چه بعد از ارسال با تاخیر مواجه می شود. شرط بازرگانی بین المللی حکم می کند که مشتری را آگاه سازید. بگذارید مشتری از اتفاقی که افتاده و از چگونگی آن و همچنین از اینکه در حال انجام چه کاری هستید با خبر شود . به نامه زیر در این رابطه توجه فرمایید.

I was surprised and sorry to hear that your consignment (purchase order No.B.P1445) had not loaded on board nominated vessel. I found that the loading documents never sent to shipping line office at port of loading by forwarder but not intentionally. I am now trying to get the goods transferred to first available ship which should sail for China before the end of this week. However I shall keep you posted.

در مورد ایمیل انگلیسی ذیل باید اشاره کرد که بعضی مواقع پس از انعقاد قرارداد و بلافاصله پس از آن اتفاقی باعث تاخیر در تحویل کالا می گرددکه در این نوع مواقع باید ضمن برآورد مدت زمان تاخیر آن را به خریدار اطلاع داد. شاید که در تاریخ تحویل جدید خریدار دیگر به این کالا نیازی نداشته باشد.

I am writing to inform you that there will be three working weeks delay in delivery. This is due to a fire at our factory which caused most machinery out of order. Your order immediately has been transferred to our Mahalat factory which processing will take place there. Please change condition 9 of purchase order to (shipping line can be chosen by supplier) and condition 11 to ( delivery 60 days from purchase order date )if changes are possible we will eagerly prepare your goods otherwise in this instance. I regret that we have to reject your order.

Awaiting your kind reply

روشهای اصلی پرداخت در اروپا

۱٫ حواله بانکی (Bank draft) پرداخت کننده چکی را به مبلغی که می خواهد بپردازد از بانک خریداری می کند و آن را برای گیرنده ارسال می کند. معمولا امضاهای مربوطه روی چک انجام شده است.

۲٫ انتقال بانکی (Bank Transfer) بنا به درخواست از بانک و در قبال رویت مدارک خرید و فروش پول را از حساب خریدار به حساب فروشنده منتقل می کنند.

۳٫ حواله ارزی (Bill of exchange) فروشنده و خریدار توافق می نمایند که پرداخت ۳۰ روز پس از دریافت مدارک باشد و صورت حساب از سوی خریدار قبل از ارسال کالا امضا می شود و با تحویل مدارک حمل به بانک فروشنده صورت حساب مربوطه نیز به همراه مدارک ارسال می گردد.

۴٫ اسناد در مقابل پذیرش ( Documents against acceptance) در این روش کلیه مدارک جهت بانک خریدار ارسال می گردد. خریدار در صورتی که مدارک را دریافت کند باید همزمان مبلغ معامله را پرداخت کند.

۵٫ چک (cheque)شخص پرداخت کننده چک حتما باید دارای حساب جاری باشد.

۶٫ انتقال اعتبار(Credit Transfer) مشتری برگه giro را تکمیل می کند و آن را به همراه یک چک به بانک تحویل می دهد و بانک موظف است مبلغ فروشنده را حواله کند.

۷٫ پرداخت از طریق کارت اعتباری (Debit/Credit card payment) خریدار توسط کارت اعتباری خود با بهره گیری از اینترنت می تواند مبلغ را به کارت یا حساب شما منتقل کند.

۸٫ اعتبار اسنادی (Letter of credit) همان گشایش اعتبار می باشد که جهت فروشنده از سوی بانک خریدار گشایش می شود.

۹٫ پرداخت نقدی در زمان تحویل (Cash on delivery) این کار توسط پست انجام می شود . اداره پست از سوی فروشنده کالا را به خریدار تحویل می دهد و نقدا کل مبلغ را دریافت می کند.

۱۰٫ جیروی پستی(post office giro) این سیستم از سوی اداره پست به اجرا درآمده به این صورت که مبلغ را اداره پست دریافت می کند بجای ارسال به فروشنده آن را به شخص دیگری حواله می دهد بنا به درخواست فروشنده ولی فروشنده می تواند حساب جیرو نداشته باشد.

۱۱٫ انتقال بانکی (Bank transfer) بانک به دستور مشتری مبلغ را به حساب فروشنده واریز می کند که دارای روش های مختلف می باشد . الف) سیستم تی تی Telegraphic Transfer ب)سیستم سوئیفت که حداکثر در ۲۴ ساعت مبلغ جابجا می شود.

۱۲٫ سفته(promissory notes) سفته روش پرداخت نیست بلکه یک وعده نوشته شده بر روی اسناد دولتی است از بدهکار به طلبکار که کل مبلغ در آن ذکر شده که یا عندالمطالبه یا بعد از تاریخ معین پرداخت خواهد شد ( در اصل سفته چیزی جز یک رسید نمی باشد)

نامه های اعلام پرداخت

این گونه نامه ها کوتاه و معمول می باشند و جهت مطلع نمودن فروشنده بابت پرداخت و نوع پرداخت نگارش می شود.مثال یک:

I have instructed my bank today to transfer 125,400,000. USD to your account in payment of your 25th May statement.

مثال دو :

We have drawn a cheque for 2,000,000. USD in payment of your invoice No.LPB221 dated first March 2010. This can be cashed at any post office.

مثال سه:

Thank you for your prompt delivery. Please find enclosed our draft for 652,000. USD drawn on Eastland city bank, could you please acknowledge receipt?

مثال چهار: تشکر از ارسال مبلغ

We received your giro slip today informing us that you had paid 1 50,000.USD in to our account in settlement of invoice No.133/dp. Thank you for letting us know.

مثال پنج : تشکر از ارسال مبلغ

Thank you for your draft for 550000000USD in payment of our statement invoice No.pk222 date 15th June 1999.

مثال شش

The N.B.C bank has told us that the proceeds of your letter of credit have been credited to our account. Thank you for your custom and we hope you stay in touch with us.

افتتاح حساب جاری

مالک یک معدن سنگ مرمریت از بانک درخواست افتتاح حساب جاری را دارد. رئیس بانک نامه را تایید و اعلام می کند که حساب گشایش شده و دسته چک را هم برای مشتری ارسال می کند. مثال:

Dear Mr.B. Jackson

This is R.Mesbahi from Mesbahi marble quarries complex co. I would like to open a current account under my trading name as mentioned above, enclosed you will find two specimen signature, my own and that of my partner Ms.Farzaneh Yoldashian. Both signatures will be required on all cheques.

Yours Sincerely

R.Mesbahi

فسخ چک

در بعضی مواقع برگه ای از چک تحویلی به افراد و یا شرکت ها مفقود می شود در این صورت باید صاحب چک طی نامه ای مراتب را به اطلاع بانک برساند و درخواست مسدودی مبلغ چک را بنماید .مثال:

Dear Mr. Jackson

I have to inform you that cheque No.1785999 drawn for£ ۳,۷۰۰,۰۰۰٫ In favor of G.F.Colm LTD appears to have lost in the post. We request cancellation.

Yours Sincerely

B.S.Poter

0 comment29   

روع و پایان نامه های بازرگانی به انگلیسی شامل اجزا و نحوه تنظیم

شروع و پایان نامه های بازرگانی به انگلیسی به عوامل مختلفی بستگی دارد که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

شما میتوانید مطالب موجود در این مطلب آموزشی را در فایل صوتی زیر نیز بیاموزید

پخش‌کننده صوت

00:00

00:00

برای افزایش یا کاهش صدا از کلیدهای بالا و پایین استفاده کنید.

نامه های بازرگانی به انگلیسی از سه بخش تشکیل میشوند:

آغاز نامه

محتوای نامه

پایان نامه

مکاتبات خارجی تجاری

نمونه نگارشی یک نامه تجاری انگلیسی

۱٫ نشانی فرستنده

در نمونه ذیل تلاش گردیده کلیه نکات منظور گردد، ضمن اینکه باید بدانیم نامه هایی که دارای سربرگ نمی باشند باید حتما نشانی فرستنده در سمت راست بالای صفحه نوشته شود.

۲٫ تاریخ

تاریخ باید زیر نشانی فرستنده با کمی فاصله نوشته شود. نام ماه باید کامل نوشته شود ، مثال November و باید جهت روز ازTh استفاده نمود . مثال ۲۴th October 2015

۳٫ نشانی گیرنده

نشانی گیرنده بطور کامل در زیر نشانی فرستنده ولی در سمت دیگر نوشته می شود.

۴٫ نام و نام خانوادگی

چنانچه نام و نام خانوادگی مخاطب را می دانیم بایستی به جای استفاده از عناوین ادبی مانند Dear Sir یا Dear Madam از نام خود شخص استفاده نماییم به عنوان مثال Mr. John Smith

چگونگی شروع نامه انگلیسی

art15_20

منظور از عناوین ادبی موارد زیر می باشند :

آقا Mr. ، خانم متاهل Mrs. ، خانم مجرد Miss.، خانم هایی که وضعیت تاهل آنها نامشخص است Ms.، آقایان بیش از دو نفر Messer’s.، عناوین ویژه از جمله دکتر Dr.، پرفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen. ، لرد Lord، بانو Lady و ….

در صورتی که نام شخصی را که برایش نامه می نویسیم ندانیم باید مقام و سمت ایشان نوشته شود مانند مدیر فروش Sales Manager / مدیر مالی Account Manager . حال چنانچه اطلاعاتی از اشخاص آن شرکت نداشته باشیم باید از نام آن شرکت به عنوان مخاطب استفاده شود.

۱٫ نام شخص یا شرکت مانند Hong Kong Transport & Forwarder LTD.

۲٫ شماره آپارتمان و شماره ساختمان APT 9,Number 75,

۳٫ نام کوچه Horton Alley

۴٫ نام خیابان اصلی- جاده Westford Street , Migan Highway 5. شهر یا شهرک- کدپستی London SW23jf2

نکاتی در مورد عبارات احترام آمیز نامه

• چنانچه نامه شما با عبارت Dear Sir یا Dear Madam شروع شود ، باید در بخش پایانی نامه از عبارت Yours Faithfully استفاده شود.

• چنانچه نامه شما با عبارت Dear Ms. Shierly / Dear Mrs. Robinson / Dear Mr. James شروع شود ، باید در بخش پایانی از نوشتن With Respect و یا We remain yours faithfully اجتناب شود.

• عبارت Yours Sincerely برای آقایان مجرد و یا آقایان متاهل و یا خانمهای مجرد و متاهل استفاده میشود.

• عبارت Yours Faithfully برای آقایانی و خانم هایی که اسمشان را نمی دانیم و برای ارگان هایی از قبیل مراکز درمانی،مراکز نظامی، مراکز آموزش عالی، دانشگاه ها و … استفاده می شود. امضا نمودن پایان نامه ها به همراه ذکر نام امضا کننده و یا اشاره به سمت ایشان جزء ملزومات می باشد.

نکاتی که در مکاتبات انگلیسی از طریق فکس باید در نظر گرفته شود

به دستگاهی که امکان ارسال و دریافت سریع تصویر نامه های انگلیسی ، اسناد ، عکس و … را دارد فکس و یا فاکس گفته می شود . این دستگاه ها پس از دریافت سند مربوطه در داخل دستگاه و با استفاده از یک نور مستقیم سند را مورد اسکن قرار می دهند . مقدار نوری که به نوشته ها و عکسها برخورد می کند اندازه گیری می شود . بخش های تیره و سیاه نور را منعکس نمی کنند در نتیجه سنسورها در حالت خاموش قرار می گیرند اما قسمت های سفید نور را منعکس می کنند . بدین ترتیب الگویی از سیستم های خاموش و روشن پدید می آید که از طریق خط تلفن به دستگاه گیرنده طرف مقابل ارسال می شود . دستگاه گیرنده نیز با استفاده از سنسورهای حرارتی این الگوها را که بصورت علائم الکتریکی اند دریافت و از نسخه کپی برداری می کند.

روش تهیه یک نامه اداری انگلیسی برای ارسال با سیستم فکس

۱٫ سربرگ فرستنده دارای اطلاعات کامل از قبیل آدرس،نام شرکت وتلفن ها می باشد.

۲٫ در بخش سمت چپ بالای صفحه سربرگ کلمه ارسال با فکس نوشته می شود.

ارسال با فکس Fax message

به آقای کاپریو- شرکت ساتکس To: Mr. Caprio , Satex S.P.A

از طرف علی محرابیFrom: Ali Mehrabi

شماره فکس گیرنده Fax , No: [phone]

موضوع (توضیح خسارت وارده به محموله) Subject: Explanation of damaged cargo (order No 1335p)

تاریخ کامل Date : 19th October 2001

تعداد صفحاتPage: 1

متن اصلی نامه:

Regarding order No1335p , concerning stone processing machinery, we like to inform you that the machine packed in container No SUCE 17534415 was opened by Iran custom in order to be checked with packing list, unfortunately through poor lashing the machine was slipped aside and made damage to container side wall and itself… All necessities such as survey through independent survey company has carried out, documents should be submitted through DHL system.

Ali Mehrabi

نام امضا کننده پیام

مقام امضا کننده پیام

روش ارسال یک نامه اداری با سیستم پست الکترونیکی

پست الکترونیکی (ایمیل) سالهاست که به یکی از پرکاربردترین ابزار ارتباطی تبدیل شده و هرکسی می تواند آدرس ایمیل داشته باشد. با ورود به سیستم سرویس دهندگان مانند yahoo، Hotmail،Gmail که همگی یک کار را انجام میدهند می توانید برای خودتان آدرس ایمیل درست کنید. مثالا [e-mail]

حال اگر کسی بخواهد به شما ایمیل انگلیسی ارسال کند آدرس شما را در سیستم مشخص می کند و سپس روی دکمه ارسال کلیک می کند، سرور ایمیل شخص ارسال کننده به سرور ایمیل شما وصل می شود و متن به سرور شما می رسد. حالا وقتی که شما به سرور خود وصل شدید پیام شما بصورت فایل در صندوق پیامها قرار می گیرد.

Email: messages distributed by electronic means from one computer user to one or more recipients via a network.

توصیه امنیتی

با توجه به نفوذ هکرها در سیستم ایمیل شما پیشنهاد می شود که نقل و انتقال مالی،متن های قرارداد، یادداشت های محرمانه،ارسال اطلاعات حسابهای مالی نزد بانک ها،ارسال کدهای بانکی و … از طریق ایمیل صورت نپذیرد.

پیامهای ایمیلی از روش وآیینی که در نامه و فکس مورد استفاده قرار می گیرد پیروی می کند، مثلا برای شروع می توانیم از Dear Mr. Parker و برای پایان محترمانه از Thanks&Regards و امثالهم استفاده کنیم.

یک نمونه از پیام ایمیلی

art15_21

بندهای مختلف یک پیام ایمیلی عبارتند از

۱٫ آدرس ایمیل ارسال کننده پیام ( From )

۲٫ آدرس ایمیل گیرنده پیام (To)

۳٫ آدرس ایمیل کسی که باید رونوشت پیام را دریافت کند (cc: carbon copy)

۴٫ اگر نخواهیم گیرنده اصلی بداند که چه کسی رونوشت را دریافت می کند (bcc: blind carbon copy)

۵٫ تاریخ و زمان (date)

۶٫ موضوع (subject)

۷٫ فرستنده ایمیل از نام و لقب مخاطب استفاده نموده (Dear Capt.Varaseh)

۸٫ متن پیام ( message body)

۹٫ نوع دیگری از نوشتار در پایان نامه که برای اشخاص استفاده می شود ( warm regards)

۱۰٫ نام امضا کننده پیام (Mahdi Mobarakabadi)

۱۱٫ اطلاعات کامل آدرس و تماس ها ( Address information)

در مکاتبات ایمیل بعضی اوقات افراد از اختصارات استفاده می کنند که به TLAS معروف است به معنی three letter acronyms که در اینجا ما به برخی از این اختصارات اشاره می کنیم.

AFAIK: As Far As I Know

BFN: Bye For Now

BTW: By The Way

COB: Close Of Business

FYI: For Your Information

IOW: In Other Words

NRN: No Reply Necessary

OTOH: On The Other Hand

ASAP: As Soon As Possible

طراحی نگارش مکاتبات انگلیسی بازرگانی

۱٫ قبل از نگارش و ارسال نامه یک متن از موضوعات مختلفی که در نظر دارید تهیه نمایید.

۲٫ با چند بار مرور سعی کنید در صورت وجود متن های غیر ضروری آنها را حذف نمایید.

۳٫ جمله یا پاراگراف اول نامه مهمترین قسمت نامه می باشد که می تواند اثر مطلوبی از شما و شرکت شما در خواننده بوجود آورد ، در این پاراگراف حتما باید به خاطر نامه ای که از سوی خریدار برای شما ارسال شده تشکر نمایید ( در صورت دریافت درخواست از سوی خریدار). در صورت لزوم خود و شرکت خود را معرفی نمایید و سپس هدف نامه را مشخص کنید.

مثال

Thank you for your enquiry dated 8th July in which you asked us about our green onyx stone. As you have probably seen at Xiamen exhibition China, our green onyx blocks being retailed in leading stone factories throughout Far East.

پاراگراف های میانی

این پاراگراف قسمت اصلی نامه محسوب می شود و به پرسش هایی که می خواهید بپرسید مربوط میشود . اصطلاحا این پاراگراف به پاراگراف برنامه ریزی مشهور است.

مثال

I would be glad to inform you that we can certainly supply you with the cut to size green onyx in order to cover the floor , enclosed you will find a catalogue illustrating our wide range of products currently used in luxury apartments ,churches, state owned offices and five stars hotels.

پاراگراف آخر

چنانچه در ابتدای نامه تشکر نکرده اید حتما زمان اتمام نامه این کار را انجام دهید. با کلمات مناسب ارتباط خود را با خریدار تقویت نمایید و عنوان کنید که منتظر پاسخ او می باشید. نامه را باید طوری بنویسید که همواره راه بازگشت برای خریدار هموار باشد.

مثال

Kindly note that prices are on base of FOB Iran ports, but no matter if you ask for C&F your ports. We look forward hearing from you soon.

استعلام قیمت

امکان تعریف بینهایت ایده و طرح در پلتفرم 

ویژگی ها و امکانات سیستم استعلام قیمت انگلیسی لابراتوآر رسانه در زیر آورده شده است و نقش کاربران در آن مشخص شده است:

امکان تعریف دسته بندی ها و حوزه های استعلام گیری توسط ادمین

امکان تعریف محصولات هر دسته بندی و درج جزئیات هر محصول توسط ادمین

امکان تعریف فیلدهای لازم برای ثبت استعلام هر محصول توسط ادمین (مانند وزن، طول، تعداد و غیره)

امکان ثبت نام استعلام دهندگان در حوزه های تخصصی

امکان بررسی محصولات و ثبت استعلام توسط مشتریان و استعلام گیرندگان

امکان بررسی استعلام ثبت شده توسط ادمین سیستم برای تایید یا رد آن

امکان ارسال اتوماتیک استعلام های تایید شده به تمامی استعلام دهندگان حوزه های مربوطه به همراه اطلاعات تماس ( در صورت نیاز )

امکان ارسال اعلان‌های سیستم از طریق موبایل و ایمیل

CROWDFUNDING EXTRA FEATURES

قابلیت مشخص کردن تعرفه برای استعلام گیرندگانی که در چندین حوزه فعالیت میکنند.

امکان درج آگهی در دسته بندی ها و صفحات محصولات

امکان دریافت هزینه برای ثبت استعلام

امکان مشخص کردن بازه زمانی مجاز برای ارسال پاسخ منفی استعلام

امکان مطرح کردن پرسش در رابطه با محصولات و پاسخ دهی از سوی استعلام دهندگان

اعلام استعلام ثبت شده به استعلام دهندگان از طریق ایمیل و پیامک

امکان ارسال استعلام کاتالوگ از سوی استعلام دهندگان در پاسخ به یک استعلام

امکان تفکیک خریداران عادی و استعلام دهندگان در زمان ثبت استعلام ( نمایش استعلام های ثبت شده از جانب استعلام دهندگان تحت عنوان ” همکاران ” )

با توجه به پیشرفت دنیای تکنولوژی و سهولت برقراری ارتباط با سراسر دنیا از طریق اینترنت و پست الکترونیکی،مکاتبات اداری و بازرگانی به زبان انگلیسی از سوی افراد و شرکتهای بازرگانی همه روزه افزایش می یابد. تنها تسلط به زبان انگلیسی کافی نمی باشد بلکه باید با اصول نامه نگاری انگلیسی نیز آشنا بود . در این مقاله قصد دارم شما را با مقدمه ای از این اصول آشنا نمایم . حال چنانچه شما صادرکننده محترم سنگ ایران جزء علاقمندان به فراگیری نامه نگاری انگلیسی می باشید از شما دعوت می شود به مطالب زیر توجه فرمائید.

انواع نامه

نه تنها در زبان انگلیسی بلکه در تمام زبانهای دنیا نامه ها به دو گروه غیررسمی و دوستانه و رسمی و اداری دسته بندی می گردند.

نامه های غیر رسمی به آن دسته از نامه ها اطلاق می شود که خارج از عرف اداری نگاشته می شوند و بیشتر برایمکاتبات انگلیسی و خانوادگی بکار می روند، این گروه نامه ها اصول خاصی را مد نظر قرار نمی دهند.

نامه های استعلام تجاری به انگلیسی به آن دسته از نامه ها اطلاق می شود که الزاما جهت مکاتبات اداری و یا مخاطب قرار دادن طرف تجاری نگاشته می شوند و بر مبنای موضوعات متفاوت کاری از قبیل ( استعلام قیمت، تشکر، شکایت، معرفی شرکت، دعوت به همکاری، سفارش کالا ، معرفی کالا و …) تهیه می گردند.

اجزای تشکیل دهنده یک نامه رسمی

تمام نامه های رسمی دارای سه بخش اصولی و اصلی می باشند.

۱٫ عنوان Heading

۲٫ متن نامه Letter body

۳٫ پایان محترمانه Ending

عنوان

در این بخش غالبا گیرنده مورد خطاب قرار می گیرد که در گوشه سمت چپ بخش بالایی نامه نوشته می شود و پس از درج عنوان از علامت کاما استفاده می شود. به عنوان مثال ،

آقای جکسون عزیز Dear Mr. Jackson,

خانم آلبرتین عزیز Dear Ms. Albertin,

حضور محترم همه Dear All,

آقایان عزیزDear Messer’s,

متن نامه

این قسمت متن اصلی نامه را در برمیگیرد و باید توجه نماییم که اصولا متن اصلی دارای انشای رسمی بوده و نباید از ضمیر اول شخص مفرد در نوشتن جملات استفاده نمود.

پایان محترمانه

در پایان محترمانه نامه عباراتی مانند با تقدیم احترام، ارادتمند شما و … در گوشه سمت چپ پایین صفحه درج می گردد و زیر آن نام نگارنده نامه یا نام شرکت مربوطه نوشته و امضا می گردد.

مثال : Yours Sincerely, Best Regards, Sincerely Yours, Truly Yours,

توجه داشته باشید که حروف اول عبارات فوق همگی باید بزرگ نوشته شود.

مکاتبات بازرگانی به هر طریقی که صورت گیرد (ایمیل، فکس، نامه و تلکس) در دنیای تحارت جنبه کلیدی دارد. این مکاتبات باید واضح و با رعایت اصول و تفهیم آنچه منظور واقعی شماست باشد. یک اشتباه در استفاده از کلمات می تواند ایده ی غلطی را به گیرنده منتقل کند که در این صورت باید انتظار سوءتفاهم ، تاخیر در تحویل، خسارت و در نهایت عدم موفقیت در معامله را داشته باشیم.

به نمونه زیر توجه نمایید.

ارتباط با شرکت های خارجی

با سلام خدمت دوستان عزیز

لطفا راهنمائی کنید که چگونه میتوانیم در خارج از مرزها بازاریابی کنیم و ارتباط با شرکت های خارجی برقرار کنیم ؟

چگونه این اتباط را برقرار کرده و چگونه میتوانیم قیمت گذاری کنیم ؟

چگونه میتوانیم قیمت محصول را در خارج پیدا کرده و تناسب با ان بتوانیم قیمت گذاری و یا وارد عرصه رقابت شویم ؟

چگونه برگشت مالی را رصد کنیم ؟

چگونه …..

ممنون میشوم کمکی برای بازاریابی خارجی و راهنمائی برای صادرات به عراق داشته باشم

سلام

نگاه کنید شما اول کشور خودمان را در نظر بگیرید. آیا کالاها در همه جای ایران یک قیمت دارد؟ هر چند در خارج تفاوت قیمتها به اندازه ایران فاحش نیست اما این اختلاف قیمت وجود دارد.

شما حتی اگر قیمت های کشور مورد نظر خود را نیز داشته باشید می بایستی از قیمت رقبای خود نیز اطلاعاتی داشته باشید.

راههایی که شما برای این منظور می توانید استفاده کنید به شرح ذیل است :

1- استفاده از فضای مجازی و بازرگانی خارجی – خریدهای اینترنتی ( با زبان آن کشور کار جستجو را انجام دهید ) معمولا قیمت عمده فروشی 25 تا 40 درصد زیر قیمت خرده فروشی است.

2- یا باید خود به کشور مورد نظر مسافرت کنید و یا اینکه کسی را داشته باشید که برایتان قیمت بازار را جستجو کند. شما باید قبل از مسافرت و یا پرس و جو مکانهای مورد نظر بررسی را پیدا کنید.

اگر قیمت شما خوب باشد و بازاریابی خوبی انجام دهید و کالاهایتان و مزایای کالاهایتان را از طریق رسانه انجام دهید خود مشتری شما را پیدا خواهد کرد.

3- حضور در بازارهای مشترک بین ایران و سایر کشور و یا بازارچه های مرزی

سرپرست کل

سلام

به قول بازاریان خارجی اگر شما نفر معتمد خود را پیدا کنید نصف راه را رفتید. اما ابزارهای کنترلی نیز همیشه باید در کنار اعتماد باشد.

مثلا ایمیل های خارجی توسط هاست شرکت شما پشتیبانی می شود و شما باید به ایمیل هایی که توسط دفاترتان در کشورهای دیگر رد و بدل می شود دسترسی داشته باشید. یعنی هر ایمیلی که برای دفتر چین فرستادند برای شما یک نسخه ارسال می شود.

بعضی از شرکتهای بزرگ حتی تمام مکالمات کارکنان را ضبط می کنند.

اما کسی که در چین هست به اندازه شما دسترسی به ایران و منبع تامین خارجی کالا ندارد و این شما هستید که باید در اسناد رعایت نکات لازمه را بکنید تا دفاتر شما به تمام اطلاعات خریدار و… دسترسی نداشته باشند. اما این را هم در نظر داشته اعتماد شما نیز می بایست برای دفاتر تایید گردد. مثلا آنها مشتری جذب کنند و دفتر مرکزی رابطه مستقیم برقرار نکند و حق بازاریابی آنها و … را در نظر داشته باشد .

عنی اینکه بهتر است یک پای معامله ( خریدار یا فروشنده) برای آنها مخفی بماند. وقتی شما صادر می کنید و اگر مشتری توسط آنها جذب شده باشد این شما هستید که باید عدالت را رعایت کنید و آنها را دور نزنید اما منایع تامین کالای صادراتی را نیز برای آنها مشخص نکنید. یا بعضی از کالاها را با برند خود صادر کنید. مثل کالای ساختمانی …

در مورد واردات نیز از کشورهای خارجی شما می توانید کالا را وارد و دوباره در بنادر قبض انبار قابل معامله بگیرید و به نام مشتری اصلیتان بزنید تا خریدار اصلی از چشم آنها مخفی بماند.

ممنون از پاسختون

ما که قصد دور زدن نداریم…

ما به دو صورت بار رو تهیه میکنیم، یا درب کارخانه که مسلما کارها رو خودمون باید انجام بدیم(هر چند مراحل رو دقیقا نمیدونم)

و راه دوم هم اینکه مثلا تحویل فوب:

ما بار رو تحویل فوب دریافت میکنیم به چه صورت میتونیم اسناد رو دوباره تغییر بدیم و با اسم شرکت خود ما صادر بشه و شرکت اصلی اسمی ازش نباشه؟(چه برای همکار ما در چین و چه برای خریدار؟)ارتباط با تجار خارجی را باید با دقت بالا انجام دهید.

گواهی اشتغال به کار

جناب آقای ………..

مسئول صدور ویزای سفارت ………..

موضوع :نامه اشتغال به کار به سفارت

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب غریب چسان فسانیان به شماره ملی فلان به جهت کلاس گذاشتن نزد فامیل / گردشگری و جهانگردی / معالجه بیماری / ادامه تحصیل در رشته زبان و ادبیات چلغوزی تقاضای صدور ویزا جهت کشور متبوعتان از تاریخ فلان لغایت بهمان می باشم و به پیوست مدارک تحصیلی خود در رشته فلان و نامه پذیرش دانشگاه داغون را بحضور تقدیم می نمایم. لازم به ذکر است اینجانب فارغ التصیل مدرسه تیزهوشان بوده و رتبه دو رقمی کنکور منطقه را نیز بدست آورده ام و همچنین دارای مقالاتی در ISI و مجلات تخصصی و معتبر ایرانی بشرح پوست می باشم.

با عنایت به زمان کم باقی مانده جهت ثبت نام در دانشگاه داغون از جنابعالی تقاضا دارم مدارک اینجانب مجدد مورد بررسی قرار گیرد. توضیح اینکه اینجانب بعلت علاقه مندی به خانواده و شغل فعلی خود متعهد می گردم پس از پایان دوره تحصیلی به وطن خود مراجعت نمایم و متقاضی تمدید ویزای خود نباشم .

با تقدیم احترام

اگه قبول بفرمایید

چطور نامه اشتغال به کار برای سفارت بنویسیم؟

نامه‌نگاری‌های انگلیسی معمول و به ظاهر ساده با سفارت گاهی بدجوری دست و پای آدم را می‌بندند. یکی از نامه‌های معمولی و متداولی که باید برای تمام سفارت‌ها آماده بکنید، نامه‌ی اشتغال به کار است. نامه اشتغال به کار سفارت باید به زبان انگلیسی نوشته شود. (حتی اگر برای سفارت یک کشور با زبان ملی دیگر – مثلا فرانسه – نامه اشتغال به کار می‌گیرید)، یکی از گزینه‌های معمول نوشتن نامه به زبان انگلیسی است. در این وضعیتی که هرکدام از سفارت‌خانه‌ها برای خودشان کلی مدرک‌خواهی می‌کنند،‌خوب است که با یاد گرفتن فوت و فن نوشتن نامه‌ی اشتغال به کار کمی از دغدغه و استرس گرفتن ویزا را کم کنیم.

ما در این پست به شما یاد می‌ٔدهیم که اصول نوشتن نامه‌ی اشتغال به کار انگلیسی برای سفارت ها چیست؟

چرا باید به سفارت نامه اشتغال به کار بدهیم؟

نامه اشتغال به کار با دلایل خاصی از شما درخواست می‌شود. یکی این‌که بدانند از پس هزینه‌هایتان در طول سفر بر می‌آیید یا نه؟ دوم این‌که بدانند حقوق‌تان آنقدر هست که به خاطرش جلای وطن نکنید؟ سوم این‌که اصلا کار دارید یا نه؟ (خطر جلای وطن برای بیکارها و مغزها در یک اندازه‌ است!)

برای نوشتن نامه به سفارت چه اطلاعاتی دم دست‌مان باشد؟

نام و نام خانوادگی

نام پدر

شماره ملی

سمت یا جایگاه شغلی در اداره

نام و نشانی محل کارتان

میزان حقوق شما (بر حسب ارز همان کشوری که حقوق می‌گیرید. حقوق‌تان می‌تواند به ریال باشد.)

تاریخ میلادی روز نوشته شدن نامه اشتغال به کار

نام و سمت رییس شما که قرار است نامه‌تان را امضا کند

تاریخ میلادی سفرتان

نامه اشتغال به کار سفارت چطور باشد تا فرم ویزای شنگن بدهند؟

لطفا دقیقا چیزی که هستید را بنویسید. دقیقا همان حقوقی که می‌گیرید و درآمدی که دارید. از آن‌جایی که همراه با این نامه،‌ یک نامه «تمکن مالی» از بانک باید ارایه کنید، اگر از سر بی‌حواسی چیزی را اشتباه نوشته باشید،‌ سفارت درخواست ویزایتان را رد می‌کند.

نامه اشتغال به کار سفارت یک نامه انگلیسی رسمی معمولی است و بابت نوشتن آن به شما نمره نمی‌دهند. پس سعی نکنید متفاوت باشید یا زیادی خارجی بنویسید. نامه‌ اشتغال‌به کارتان فقط باید همان اطلاعات بالا را داشته باشد و بس.

تیپ کلی نامه‌های اداری انگلیسی با فارسی‌ها یک تفاوت جدی دارد و ان‌هم این‌که تعارف‌بردار نیست. لطفا آقای سفیر را بیش از اندازه تحویل نگیرید و از کشورش تعریف نکنید. پسرخاله‌تان که نیست!

یک نمونه نامه اشتغال‌به کار انگلیسی برای سفارت

در این بخش برایتان یک نامه اشتغال به کار گذاشته‌ایم، با این توضیح که صاحب این نامه از سفارت یک کشور اروپایی ویزا گرفته و در زمان تحویل مدارک هیچ ایرادی به نامه‌نگاری‌اش نگرفته‌اند. پس خیالتان از بابت نگارش نامه راحت باشد.

این نامه با فرض‌های زیر آماده شده است:

نام و نام خانوادگی Mr.Cheee Mirza

نام پدر Cheee-Khan

شماره ملی ۰۰۷۰۰۷۰۰۷

سمت یا جایگاه شغلی در اداره editor (ویراستار)

نام و نشانی محل کار (نام کشور را فراموش نکنید. اگر شرکتتان سایت دارد حتما نشانی‌اش را بیاورید. تلفن و راه تماس هم مهم است. حتما یادتان هست که،‌ فرنگی نشان خانه‌هایشان را از آخر به اول می‌نویسند.)

Iran, Tehran

Address: No 777, Block 77, Cheee town

Tel: +9821…

www.cheee.ir

میزان حقوق: ۱۰۰۰ ریال

تاریخ میلادی روز نوشته شدن نامه اشتغال به کار (این را در بالای برگه باید بنویسند)

نام و سمت رییس که نامه‌ را امضا کرده است

AbarCheee-Khan

Editor-in-chief

تاریخ میلادی سفر:‌یکم تا ۱۲ نوامبر ۲۰۱۵

کشور مقصد:‌ Cheeejouri Land

تاریخ آغاز همکاری:‌ هشتم ماه می سال ۲۰۰۰

Iran, Tehran

Address: No 777, Block 77, Cheee town

Tel: +9821…

www.cheee.ir

Dear Honorable Ambassador of Cheeejouri land ,

This is to certify that Mr.Cheee Mirza, son of Cheee-Khan, holder of ID Card No. 007007007, issued in Tehran, has been working at this company as an editor With monthly salary of 1000 Rials from May 8, 2000.

He is a very thoughtful, dependable and loyal employee and a great asset to our organization.

He is taking off his yearly vacation on November 1, 2015 and expected back at work on November 12 2015.

Sincerely,

AbarCheee-Kkhan

Editor-in-chief

درود . من سابقه کار تو 2 تا شرکت خصوصی دارم ، هر2 حاضرن نامه بدن اما گفتن متن از خودم ! کسی تمپلت ازنامه سابقه کار داره ممنون میشم به اشتراک بزاره .

از شرکت X

به دانشگاه Y

احتراما بدین وسیله گواهی میشود آقا/خانم ... فرزند ... متولد ... به کد ملی ... و شماره شناسنامه ... صادره از ... از تاریخ A الی B در این شرکت مشغول به کار بوده است.

این گواهی اشتغال به کار بنا به درخواست نامبرده جهت ارائه به آن دانشگاه صادر شده و ارزش قانونی دیگری ندارد.

مهر و امضا