عبارات رایج در نامه های رسمی انگلیسی
چگونه یک نامه ی رسمی به زبان انگلیسی بنویسیم؟ (۱)
عبارات رایج در نامه های رسمی انگلیسی
.
برای خرید جامع ترین راهنمای نامه نگاری رسمی و اداری انگلیسی به همراه ۱۲ نمونه نامه استاندارد انگلیسی (به صورت جملات آماده همراه با توضیحات کامل) اینجا را کلیک کنید:
قیمت این پک کامل و کاربردی تنها ۲۳ هزار تومان
(توصیه شده به تمام مدیران حرفه ای)
رمز فایل: ieltsmix
جهت ثبت نام در کارگاه روی عکس کلیک کنید
جهت ثبت نام در کارگاه روی عکس کلیک کنید
پبامک، ایمیل ، چت، شبکه های اجتماعی و … همه و همه راه های مختلفی هستند که از طریق انها در طول شبانه روز برای دوستان و نزدیکان خود در ارتباط هستیم. در این مواقع تنها کافیست آنچه را که میخواهید به زبان ساده برای دوستان خود ارسال کنید و منتظر پاسخ بمانید. بار ها و بارها برای دوستان خود نامه مینویسید و جواب دریافت میکنید ، بدون اینکه به قالب نامه نوشته شده دقت کنید. در این بخش به عبارات رایج در نامه های رسمی انگلیسی اشاره میکنیم.
اما حتی متبحرترین افراد در زبان انگلیسی نیز گاهی از نوشتن نامه های اداری و رسمی خودداری میکنند. دانستن گرامر و زبان و کلمات کاربردی در زبان انگلیسی برای نگارش ایمیل انگلیسی کافی نیست. آنچه در نگارش نامه های اداری بیش از هرچیز دیگری خودنمایی می کند رعایت قالب استاندارد آن است، بگونه ای که بتوان در حداقل کلمات و جملات ، حداکثر مفهوم را رساند.
از این رو ، همواره عبارات و کلماتی خاص در نامه های اداری و رسمی انگلیسی استفاده میشود. در این بخش سعی شده است رایج ترین عبارات مورد استفاده در نامه های انگلیسی تجاری و اداری در قالبی آسان و طبقه بندی شده جمع آوری شود.
در بخش های بعد سعی خواهم کرد تا به نکاتی کلیدی در مورد انواع قالب های نامه های رسمی در انگلیسی اشاره کنم.
جهت آشنایی بیشتر با نحوه نگارش نامه های انگلیسی اداری به بخش “راهنمای نگارش نامه ی درخواست کار انگلیسی“ مراجعه فرمایید.
لطفا سوالات و پیشنهادات خودرا از بخش پرسش و پاسخ (در انتهای همین مطلب) مطرح کنید! .
برای خرید جامع ترین راهنمای نامه نگاری رسمی و اداری انگلیسی به همراه ۱۲ نمونه نامه استاندارد انگلیسی (به صورت جملات آماده همراه با توضیحات کامل) اینجا را کلیک کنید:
قیمت این پک کامل و کاربردی تنها ۲۳ هزار تومان
رمز فایل: ieltsmix
WRITING BUSINESS LETTERS
Useful phrases
Dear Mr Brown
Dear Ms White
Dear Sir
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam
Gentlemen
Salutation
سلام و تعارفات اول نامه
We are writing to inform you that … to confirm … to request … to enquire about …
I am contacting you for the following reason.
I recently read/heard about . . . and would like to know . . .
Having seen your advertisement in … , I would like to …
I would be interested in (obtaining/receiving) …
I received your address from … and would like to …
I am writing to tell you about …
Starting
آغاز نامه
Thank you for your letter of March 15 …
Thank you for contacting us.
In reply to your request …
Thank you for your letter regarding …
With reference to our telephone conversation yesterday …
Further to our meeting last week …
It was a pleasure meeting you in London last month.
I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday . . .
Referring to previous contact
اشاره کردن به تماس های قبلی
We would appreciate it if you would …
I would be grateful if you could…
Could you please send me . . .
Could you possibly tell us/let us have…
In addition, I would like to receive …
It would be helpful if you could send us …
I am interested in (obtaining/receiving…)
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Please let me know what action you propose to take.
Making Request
درخواست کردن
We would be happy to …
Would you like us to …
We are quite willing to …
Our company would be pleased to …
Offering
پیشنهاد دادن
We are pleased to announce that …
I am delighted to inform you that …
You will be pleased to learn that …
Giving Good News
دادن خبر خوش – جواب مثبت به پیشنهادات
We regret to inform you that …
I’m afraid it would not be possible to …
Unfortunately we cannot/we are unable to …
After careful consideration we have decided (not) to …
Giving Bad News
دادن خبر بد – عدم قبول پیشنهاد
I am writing to express my dissatisfaction with …
I am writing to complain about …
Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.
We regret to inform you that our order n°— is now considerably overdue.
I would like to query the transport charges which seem unusually high.
Complaining
شکایت و اعتراض کردن
We are sorry for the delay in replying …
I regret any inconvenience caused
I would like to apologize for (the delay/the inconvenience) …
Once again, I apologise for any inconvenience.
Apologizing
عذر خواهی کردن
Thank you for your quotation of …
We are pleased to place an order with your company for …
We would like to cancel our order n°…
Please confirm receipt of our order.
I am pleased to acknowledge receipt of your order n°…
Your order will be processed as quickly as possible.
It will take about (three) weeks to process your order.
We can guarantee delivery before …
Unfortunately these articles are no longer available/are out of stock.
Orders
سفارشات
Please send us your price list.
You will find enclosed our most recent catalogue and price list.
Please note that our prices are subject to change without notice.
We have pleasure in enclosing a detailed quotation.
We can make you a firm offer of …
Our terms of payment are as follows :
Prices
قیمت ها
Our records show that we have not yet received payment of …
According to our records …
Please send payment as soon as possible.
You will receive a credit note for the sum of …
Referring to Payment
اشاره به پرداخت سفارشات
I am enclosing …
Please find enclosed …
You will find enclosed …
Enclosing Documents
ضمیمه کردن اسناد
If we can be of any further assistance, please let us know
If I can help in any way, please do not hesitate to contact me
If you require more information …
For further details …
Thank you for taking this into consideration
Thank you for your help.
We hope you are happy with this arrangement.
We hope you can settle this matter to our satisfaction.
Closing Remarks
نکات پایانی
We look forward to a successful working relationship in the future
We would be (very) pleased to do business with your company.
I would be happy to have an opportunity to work with your firm.
Referring to Future Business
ابراز امیدواری از روابط تجاری در آینده
I look forward to seeing you next week
Looking forward to hearing from you
” ” to receiving your comments
I look forward to meeting you on the 15th
I would appreciate a reply at your earliest convenience.
An early reply would be appreciated.
Referring to Future Contacts
ابراز امیدواری از ارتباطات بیشتر در آینده
Sincerely, }
Yours sincerely, } (for all customers/clients)
Sincerely yours, }
Regards, (for those you already know and/or with whom you already have a working relationship.)
Ending Business Letters
تمام کردن نامه های تجاری
___________________________________________________ پاسخ به سوالات: دوستان زیادی سوال پرسیدن که چگونه در نامه اداری مطرح کنیم که فایل یا مدرکی را به نامه یا ایمیل ضمیمه یا Attached کرده ایم؟ در نامه های کتبی از عبارت زیر استفاده میکنیم:
Please Kindly find the (documents) enclosed.
در نامه های الکترونیک و ایمیل ها نیز از ساختار زیر استفاده میکنیم:
Please Kindly find the (documents) attached.
(به جای کلمه داخل پرانتز از کلمات مورد نظر خود استفاده نمایید.) تدریس خصوصی آیلتس در مشهد
تا کنون ۱۱۰ نظر ثبت شده است. شما نیز نظرات و گفتگوهای این مطلب را بخوانید
مشترک خبرنامه ما شوید و ما مطالب مفید را برای شما ارسال خواهیم کرد :
Email Here
مطالب مشابه
وبینار نگارش رزومه کاری و تحصیلی به زبان انگلیسی
تقویت گرامر زبان انگلیسی با کتاب + معرفی چند کتاب کاربردی
دیدگاهها و نظرات کاربران عزیز
FARZAD در 14 دسامبر 2017 نوشته است:
Thank you for your information. it would be appreciated
شهباز در 29 جولای 2018 نوشته است:
سلام
معنی دقیق کلمه founder را در ابتدای نامه میخواستم بدانم، متوجه مفهوم هستم ولی دنبال بیان واضح در فارسی هستم،موضوع نامه دعوت به محلی برای کار است من برداشم علت و پایه شروع کار یا علت این دعوت یا کلی تر همان سابجت برای نامه به معنای خاصتر است ولی باز راهنمایی شما را نیاز دارم در صورت امکان
تشکر
To: Miss Brent
Founder: The moral Education
Dear Miss Brent
سلیمان آخوندی در 30 جولای 2018 نوشته است:
سلام ، لطفا در خصوص نامه ها ی مربوط به امور بازرگانی ،مدیران بازرگانی شرکتها و کلماتی که بطور معمول برای مدیران بازرگانی ایمیل می گردد.مطلب بگذارید.متشکرم
ترمه در 8 ژوئن 2020 نوشته است:
Please Kindly find the (documents) attached!!!!!!!!!!!!!
من این جمله بالا رو نوشتم ازم ایراد گرفتن میگن اشتباهه باید attached قبل از documentsقرار بگیره
Plaease kindly find the test report attached من اینو نوشته بودم.
ولی میگن این درسته: Please kindly find the attached test report
نوشین در 23 جولای 2020 نوشته است:
با تشکر از مطالب مفیدتان ،من نامهای برای درخواست کار در مرکز تحقیقاتی پزشکی در خارج از کشور می خواستم نمونه ای اگر دارید ممنون میشم ایمیل بفرمایید و
مهدی در 1 سپتامبر 2020 نوشته است:
سلام آیا پکیج شما به صورت ویدیو آموزشی است
تشکر
محمد جواد مردان در 19 سپتامبر 2020 نوشته است:
خیر دوست عزیز، فایل PDF هست
روش در 21 سپتامبر 2020 نوشته است:
سلام
چگونه وقتی یک فایل را ضمیمه کردیم و ادامه ان را می خواهیم بفرستیم بگوییم
continued attachment or
following attachment ? ? ?
to be continued ???
111 در 27 فوریه 2021 نوشته است:
سلام وقت بخیر
میشه لطف کنید بفرمایین LM که پایان نامه های اداری نوشته میشه به چه معنی هست؟
مثلا LM: th
ممنون از توجه تون
فریده در 20 آوریل 2021 نوشته است:
سلام وقتتون بخیر.چجوری برای اصلاحیه چی بنویسم؟
نامه رسمی انگلیسی
نامه رسمی انگلیسی
اگر دانشجو، کارمند و یا مدیر برتر یک شرکت هستید دیر یا زود نحوه نوشتن نامه رسمی انگلیسی را یاد می‌گیرید. برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی باید با اطلاعات و قوانینی آشنا شوید زیرا نوشتن این نامه همانطور که از نامش پیدا است باید به صورت کاملاً رسمی نوشته شود و از هر گونه ایده شخصی، شوخی و یا عبارات غیررسمی خودداری شود. تنها چیزی که باید در نامه رسمی استفاده شود، حقایق و عبارات رسمی است. همچنین هنگام نوشتن نامه رسمی انگلیسی باید دقت کنید که تمام عبارات را در نهایت سادگی و وضوح به کار ببرید.
همانطور که ذکر شد نوشتن نامه رسمی انگلیسی دارای قواعد و اصول خاصی است. به بیانی دیگر برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی باید براساس گام‌هایی مشخص پیش رفت که در این مقاله به آنها خواهیم پرداخت.
مراحل نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی
مراحل نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی
نامه‌های رسمی معمولاً دارای ساختارهای متنوعی هستند که بسته به موقعیت، گیرنده نامه و… متفاوت است. نامه رسمی در حقیقت یک مقاله و یا نوع خاصی از نوشته آموزشی نیست و برای نوشتن نامه رسمی انگلیسی باید به جزئیات زیادی توجه کرد اما آنچه به عنوان مهم‌ترین ملاک برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی، عدم استفاده از عبارات غیر رسمی است. برای نوشتن نامه رسمی انگلیسی نیز با مراحلی را طی کرد تا به ساختار درستی از این نامه دست پیدا کرد. نکاتی که در نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی نیاز دارید به شرح زیر است:
آدرس
در اولین بخش از نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی باید آدرس خود و آدرس فرد گیرنده را یادداشت کنید. نوشتن آدرس خود بسیار مهم است زیرا شما نامه را مینویسید تا از فرد گیرنده پاسخ، دریافت کنید. همچنین محل درج آدرس فرد فرستنده، قسمت بالا و سمت راستِ نامه است. محل نوشتن آدرس فردی گیرنده نیز قسمت پایینی آدرس فرستنده و در گوشه سمت چپ نامه است.
تاریخ
نوشتن تاریخ نیز یکی از موضوعاتی است که در نوشتن نامه، چه رسمی و چه غیررسمی، باید رعایت شود اما قانونِ مشخصی در بابِ محل درج تاریخ وجود ندارد و افراد می‌توانند در بخش‌های مختلفی از نامه آن را درج کنند. فرستندگان معمولاً تاریخ روز را در بخش پایین و راست نامه و یا سمت راست و پایین محل آدرس درج میکنند. همچنین خوب است بدانید که در نوشتن تاریخ، بهتر است برای نشان دادن ماه مربوطه به جای عدد از کلمه استفاده کنید.
احوالپرسی
احوالپرسی و یا همان Greetings مرحله‌ای بسیار مهم در نوشتن نامه رسمی انگلیسی است زیرا این بخش از نامه شامل اولین اطلاعاتی است که حقیقتاً برای فرد گیرنده اهمیت دارد. همچنین برای نوشتن این بخش با ۲ نوع Salutation مواجه هستیم که عبارتند از:
1. در این نوع از Salutation فرد گیرنده را می‌شناسیم و در نتیجه نام او را می‌نویسم. در این نوع از salutation نیز می‌توانیم ابتدا از عبارات استانداری مانند Dr، Mr، Mrs و… استفاده کنیم سپس نام فرد را اضافه کنیم. همچنین در صورتیکه فرد گیرنده خانم باشد و اطلاع دقیقی از وضعیت تأهل وی نداشته باشید خوب است از عبارت Ms پیش از نام او استفاده کنید. عبارت زیر مثالی از نوعِ ۱ salutation است:
Dear Ms Williams
2. نوع دوم از salutation فرد گیرنده را نمی شناسیم و درنتیجه نام او را نیز نمی‌دانیم. در شرایطی مشابه این حالت می‌توان از عبارت Sir یا Madame یا عبارت To Whom it May Concern استفاده کرد. همچنین در صورتیکه از جنسیت فرد گیرنده اطلاع نداشتید می‌توانید از عبارتی مانند Dear استفاده کنید مانند مورد زیر:
Dear Sony Music
پس از اینکه فرد موردنظر را خطاب قرار دادید باید آنچه که میخواهید را در ساختاری سازمان‌یافته بنویسید. هر کدام از پاراگراف‌هایی که مینویسید باید هدفی داشته باشد. به بیانی دیگر هیچ کدام از قسمت‌های نامه شما نباید بی‌دلیل یا بی‌هدف باشد. در ادامه به اطلاعات بیشتری درباره بخش‌های مختلف نامه رسمی می‌پردازیم.
مقدمه
بعد از مرحله salutation نوبت به متن نامه می‌رسد. اولین پاراگرافِ نامه، مقدمه است و همانطور که از نامش پیدا است مقدمه‌ای از هدف کلی نامه را در اختیار گیرنده قرار می‌دهد. یکی از عباراتی که در نوشتن مقدمه رایج است استفاده از اصطلاحات تشکرآمیز و یا معرفیِ خود است. برای درک بهتر به مثال زیر توجه کنید.
Dear Mr. Anders,
Thank you for taking the time to meet with me last week. I would like to follow up on our conversation and have a few question for you.
بدنه اصلی متن نامه انگلیسی
بدنه اصلی متن یا Body به همان پاراگراف‌هایی که بعد از بخش مقدمه می‌آید گفته میشود. این بخش از نامه درحقیقت شامل اطلاعات اصلی نامه میشود و هدف اصلی از نوشتن نامه به انگلیسی را گسترش می‌دهد. مثال زیر نمونه‌ای از پاراگراف Body یا همان Body Paragraph است.
Our project is moving forward as scheduled. We’d like to develop a training program for staff at the new locations. To this end, we have decided to rent out space in the local business exhibition center. New staff will be trained by our experts in personnel for three days. In this way, we’ll be able to meet demand from the first day.
بخش انتهایی
بخش انتهایی نامه نیز آخرین قسمت نامه است که باید احساس پایانی که گیرنده منتقل کند. نمونه زیر مثالی از بخش انتهایی یک نامه رسمی است.
Thank you for your consideration of my suggestions. I look forward to an opportunity to discuss this matter further.
نکاتی درباره نوشتن نامه رسمی انگلیسی
در نوشتن نامه رسمی انگلیسی بهتر است به نکاتی توجه شود که در ادامه به برخی از آنها می‌پردازیم.
1. همواره در آغاز نامه رسمی انگلیسی بهتر است دلیلی را مطرح کنید. برای مثال اگر هدف شما از نوشتن نامه تقاضایی برای کسب اطلاعات از فرد گیرنده است خوب است با نامه را با عبارات زیر شروع کنید.
…I am writing to inform you about
…I am writing to ask/ inquire about
…I am writing to inform you that we have not yet received payment for
2. همانطور که پیشتر ذکر شد استفاده از عبارات تشکرآمیز در نامه‌های رسمی بسیار رایج بوده که البته استفاده از این عبارات، بیشتر مربوط به زمانی است که شما در پاسخ به نامه کسی دیگر نامه مینویسید، میخواهید قدردانی خود را نسبت به یک مصاحبه کاری نشان دهید و… . در ادامه چند نمونه از عبارات تشکرآمیز را مشاهده میکنید.
…Thank you for your letter of (date) inquiring about
…We would like to thank you for your letter of (date) asking for / requesting information about
…In response to your letter of (date), we would like to thank you for your interest in
همچنین در صورت درخواست کارِ خاصی از گیرنده نامه می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:
I would be grateful if you could + Verb
Would you mind + Verb + ing
…Would it be too much to ask that
عبارات زیر نیز برای پیشنهاد کمک به گیرنده نامه استفاده میشود:
I would be happy to + Verb
We would be pleased to + Verb
3. همانطور که پیشتر ذکر شد بخش انتهایی باید حس پایانی به گیرنده نامه منتقل کند. همچنین استفاده از عباراتی که نشان بدهد شما مشتاق به دیدار مجدد با فرد هستید در این بخش رایج است. به عبارات زیر توجه کنید.
I look forward to meeting / seeing you.
I look forward to meeting you next week.
همچنین هنگامی که از گیرنده نامه میخواهید در صورتِ درخواست کمک به شما بگوید می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید
Please do not hesitate to contact me if you have any questions regarding this matter.
If you need any further assistance please contact me.
4. پس از نوشتن بخش انتهایی نامه می‌توان از عبارات زیر استفاده کرد.
Yours faithfully,
Yours sincerely,
عبارات فوق درحقیقت مهری بر شروع نامه انگلیسی هستند. همچنین بعد از استفاده از این عبارات باید نامه را صورت دستی امضا کنید. نام شما به عنوان فرد فرستنده نیز باید پس از امضا موجود باشد.
در زیر می‌توانید نمونه یک نامه رسمی انگلیسی را مشاهده کنید:
۰ تا ۱۰۰ نوشتن نامه اداری انگلیسی: هر آنچه باید بدانید
۲۰ آبان ۱۳۹۹
|
زمان مطالعه: ۱۲
|
۴۲۹۹ بازدید
نامه اداری یک متن رسمی (فرمال) است که معمولاً برای شرکتها، مؤسسات و کارمندان ارسال میشود. برای نوشتن این متن‌های رسمی باید اصول و قواعد بخصوصی را رعایت کنیم. در مقابل نامه اداری، نامه‌های غیررسمی هستند که برای خانواده و دوستان ارسال میشود که قوانین خاصی برای نوشتن آنها وجود ندارد. با این حال که امروزه ارسال نامه الکترونیکی (ایمیل) راه سریع و راحتی برای برقراری ارتباط است، اما هنوز نامه اداری کاغذی برای ارسال اطلاعات مهم استفاده میشود.
نوشتن نامه اداری بر خلاف تصور بسیاری، کار دشواری نیست. به طور کلی زبان پیچیده‌ای در این متن‌های رسمی به‌کار نمی‌رود. در نوشتن نامه اداری تلاش میکنیم با پرهیز از زیاده‌گویی، حرفمان را صریح و مستقیم به خواننده منتقل کنیم. اگر میخواهید سبک نامه‌نگاری انگلیسی ترامپ دامن شما را نگیرد، خواندن ادامه می‌تواند نجات‌بخش باشد!
حالا وقت آن رسیده که اصول نامه نگاری انگلیسی و تمام نکاتی که برای نوشتن یک نامه اداری نیاز دارید را فرا بگیرید؛ نگران نباشید اگر حوصله یادگرفتن این همه مطلب را ندارید، چند نمونه نامه اداری آماده هم برایتان آورده‌ایم که به راحتی بتوانید آنها را دانلود و متناسب با متن نامه اداری خودتان ویرایش کنید. بریم سراغ یادگیری!
اصول نامه نگاری انگلیسی چیست؟
نامه نگاری انگلیسی لحن خودمانی و محاوره‌ای که بیشتر در ایمیل‌ها دیده میشود، ندارد؛ بیشتر حالت تخصصی و کمی دوستانه دارد. جملات و حرف‌ها شفاف و واضح هستند و از دوپهلو نوشتن در آن خودداری میشود! حرف‌های مهم باید در ابتدای نامه به صورت مختصر و مؤثر بیان شود.
می‌توانیم در هنگام نگارش، کلمات یا عبارات مهم را بولد یا هایلایت کنیم تا تاثیرگذاری بیشتری داشته باشد. معمولاً فونت انگلیسی در نامه‌نگاری‌های رسمی فونت Times New Roman با سایز 12 است. برای مشخص‌کردن هر پاراگراف، می‌توانید بین آنها یک خط فاصله بگذارید و یا خط اول پاراگراف جدید را مقدار کمی جلوتر شروع کنید؛ به مثال زیر توجه کنید:
I am writing to inquire about the Shadab fitness sports club. I am a first-year student at Western College, and I have discovered that my college does not provide any sports facilities for the student. Firstly, I wonder if you could give me a small overview of the facilities which are available to the members. ۱
I am writing to inquire about the Shadab Fitness sports club. I am a first-year student at Western College, and I have discovered that my college does not provide any sports facilities for the student. Firstly, I wonder if you could give me a small overview of the facilities which are available to the members. ۲
لطفا برای محکم‌کاری از هر دو روش استفاده نکنید!
خب حالا کمی جلوتر بریم! چه بخش‌هایی در نامه وجود دارد؟ چه چیزهایی باید بنویسیم و چگونه یک نامه اداری اصولی، استاندارد و فوق‌العاده داشته باشیم!
نوشتن نامه اداری
هفت عضو اصلی نامه رسمی انگلیسی
نامه‌های اداری بسته به هدف و مخاطبی که دارند می‌توانند اجزای مختلفی داشته باشند. اما تقریباً همه نامه‌های اداری یک سری اجزای ثابت دارند. در ادامه این اجزاء را بررسی خواهیم کرد.
موضوع: اصلی‌ترین بخش! (Subject line)
نامه اداری با هر هدفی که نوشته شود، باید همان ابتدا موضوع به صورت کاملاً شفاف و دقیق بیان شود. به عنوان مثال: موضوع نامه می‌تواند پیام تبریک و یا تبلیغ یک محصول، شکایتی از یک اتفاق و یا پیشنهاد خاصی باشد. اگر موضوع و هدف نامه مشخص نباشد، احتمال برداشت اشتباه و یا ردشدن نامه زیاد میشود. لطفاً موضوع نامه را با وسواس زیادی انتخاب کنید!
اطلاعات تماس: چطور با شما در ارتباط باشند؟ (Contact information)
در یک نامه اداری حتماً اطلاعات تماس شامل: نام کامل، شماره تماس، آدرس و ایمیل اشاره شود. این اطلاعات معمولاً در بالای صفحه می‌آیند و در زیر آن اطلاعات شخص گیرنده و تاریخ قرار می‌گیرد. اگر فرد گیرنده بخواهد جواب نامۀ شما را بدهد باید اطلاعات تماس شما را داشته باشد. پس این قسمت را فراموش نکنید!
سلام و احوال پرسی: بدون سلام هم مگه میشه نامه نوشت؟! (Greeting)
در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام به خواننده داشته باشیم. البته باید دقت داشته باشید که اسم و لقب مخاطب را به درستی بنویسید. در واقع این همان Heading است. مانند: Dear Mr. Johnny. برای آقایان از پیشوند Mr. استفاده میکنیم اما برای بانوان پیشوندها کمی پیچیده‌تر میشود. برای بانوان متاهل از Mrs. و برای بانوان دوشیزه از Miss استفاده میکنیم؛ اما اگر اطلاعی از وضعیت تاهل نداشته باشیم چه کار کنیم؟ پیشوند Ms. برای این مواقع ساخته شده است که هم برای خانوم مجرد و هم متاهل کاربرد دارد. حال اگر نام فرد گیرنده نامه را نمی‌دانید، عناوین به کمک ما می‌آیند. عناوین شغلی یا عناوین ویژه‌ای مانند: دکتر Dr.، پروفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen.، لرد Lord و بانو Lady.
مقدمه کوتاه: شروعی جذاب! (A brief introduction)
داشتن یک مقدمه کوتاه، نه تنها مؤدبانه است بلکه می‌تواند نظر مخاطب را به خود جلب کند. به قول معروف گربه را دم حجله بکش! اینکار می‌تواند با جملات مؤدبانه و یا آرزوی سلامتی انجام شود.
هدف اصلی از نوشتن نامه: وقتشه کامل توضیح بدی! (The main purpose of the letter)
حالا رسیدیم به بدنه اصلی نامه. این بخش، متن اصلی نامه و هدف شما از نوشتن نامه را نشان می‌دهد. متن اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه باشد چون قطعاً خوانندۀ نامه را خسته می‌کند؛ بنابراین، به زبان خلاصه و خیلی دقیق موضوع اصلی نامه را بیان کنید.
پایانِ نامه: هرچیزی پایانی هم دارد! (Closing)
همیشه در پایانِ نامه برای قدردانی جمله‌ای نوشته میشود. بعضی عباراتِ پایانی رسمی و برخی دیگر غیررسمی هستند. باید توجه داشت که حرف اول این عبارات باید با حرف بزرگ نوشته شده باشند. کمی پایین‌تر انواعی از این عبارات را بررسی میکنیم.
امضا: یک امضای زیبا مُهرِ پایانِ نامه! (Signature)
در پایان نامه معمولاً امضای ارسال‌کننده که شامل نام فرستنده نامه است، آورده میشود. اشاره به نام خود در پایانِ نامه کافی است. امضا بهتر است با قلمی با جوهر مشکی زده شود.
اصول نوشتن نامه اداری چیست
عبارات و اصلاحات رایج در نامه اداری انگلیسی
راه‌های زیادی برای ارتباط با دوستان و نزدیکانمان وجود دارد. ایمیل، چت در شبکه‌های اجتماعی، پیامک و … . در این روش‌ها به زبان ساده جملات را مینویسید و برای آنها ارسال میکنید. بارها و بارها برای دوستان خود نامه مینویسید و جواب دریافت میکنید، بدون اینکه به قالب نامۀ نوشته‌شده دقت کنید.
اما در نامه اداری رسمی عبارات و اصطلاحات خاصی استفاده میشود که در ادامه به صورت دسته‌بندی‌شده آنها را بررسی میکنیم. گاهی حتی متبحرترین افراد در زبان انگلیسی نیز از نوشتن نامه اداری و رسمی خودداری میکنند! در نوشتن نامه اداری دانش گرامری و گسترۀ وسیع دایره واژگان کافی نیست؛ بنابراین، باید از قالب‌های پرتکرار و استاندارد نامه اداری استفاده کنیم؛ باید در حداقلِ کلمات و جملات، حداکثر مفهوم را به مخاطب منتقل کنیم. در ادامه یک عالمه اصطلاح پرتکرار آورده‌ایم، آنها را از دست ندهید!
Dear Mr AndersonDear Ms Nickerson Dear SirDear SirsDear MadamDear Sir or MadamGentlemen Salutation
سلام و تعارفات
We are writing to inform you that … to confirm … to request … to inquire about …I am contacting you for the following reasons. I recently read/heard about … and would like to know …Having seen your advertisement in …, I would like to …I would be interested in (obtaining/receiving) …I received your address from … and would like to …I am writing to tell you about … Starting
آغاز نامه
Thank you for your letter of March 15 …Thank you for contacting us. In reply to your request …Thank you for your letter regarding … Concerning our telephone conversation yesterday Further to our meeting last week …It was a pleasure meeting you in London last month. I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo. I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday . . . Referring to previous contact
اشاره‌کردن به تماس‌های قبلی
We would appreciate it if you would …I would be grateful if you could…Could you please send me . . .Could you possibly tell us/let us have…In addition, I would like to receive …It would be helpful if you could send us …I am interested in (obtaining/receiving…)I would appreciate your immediate attention to this matter. Please let me know what action you propose to take. Making Request
درخواست کردن
We would be happy to …Would you like us to …We are quite willing to …Our company would be pleased to … Offering
پیشنهاد دادن
We are pleased to announce that …I am delighted to inform you that …You will be pleased to learn that … Giving Good News
دادن خبرخوش
جواب مثبت به پیشنهادات
We regret to inform you that …I’m afraid it would not be possible to …Unfortunately we cannot/we are unable to …After careful consideration, we have decided (not) to … Giving Bad News
دادن خبر بد
عدم قبول پیشنهاد
I am writing to express my dissatisfaction with …I am writing to complain about …Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. We regret to inform you that our order n°— is now considerably overdue. I would like to query the transport charges which seem unusually high. Complaining
شکایت
اعتراض‌کردن
We are sorry for the delay in replying …I regret any inconvenience caused would like to apologize for (the delay/the inconvenience) …Once again, I apologize for any inconvenience. Apologizing
عذرخواهی کردن
Thank you for your quotation of …We are pleased to place an order with your company for …We would like to cancel our order n°…Please confirm receipt of our order. I am pleased to acknowledge receipt of your order n°…Your order will be processed as quickly as possible. It will take about (three) weeks to process your order. We can guarantee delivery before …Unfortunately these articles are no longer available/are out of stock. Orders
سفارشات
Please send us your price list. You will find enclosed our most recent catalogue and price list. Please note that our prices are subject to change without notice. We have the pleasure of enclosing a detailed quotation. We can make you a firm offer of …Our terms of payment are as follows : Prices
قیمت‌ها
Our records show that we have not yet received payment of …According to our records …Please send payment as soon as possible. You will receive a credit note for the sum of … Referring to Payment
اشاره به پرداخت سفارشات
I am enclosing …Please find enclosed …You will find enclosed … Enclosing Documents
ضمیمه‌کردن اسناد
If we can be of any further assistance, please let us know if I can help in any way, please do not hesitate to contact me if you require more information …For further details …Thank you for considering this thank you for your help. We hope you are happy with this arrangement. We hope you can settle this matter to our satisfaction. Closing Remarks
نکات پایانی
We look forward to a successful working relationship in the future we would be (very) pleased to do business with your company. I would be happy to have an opportunity to work with your firm Referring to Future Business
ابراز امیدواری از روابط تجاری در آینده
I look forward to seeing you next week looking forward to hearing from you I look forward to meeting you on the 15thI would appreciate a reply at your earliest convenience. An early reply would be appreciated. Referring to Future Contacts
ابراز امیدواری از ارتباطات بیشتر در آینده
Sincerely, … {Yours sincerely, } (for all customers/clients)Sincerely yours, }Regards, (for those you already know and/or with whom you already have a working relationship.) Ending Business Letters
تمام‌کردن نامه‌های تجاری
نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی: نکات + نمونه استاندارد
قبل از بررسی یک نمونه نامه اداری، مروری بر نکات اصلی نگارش نامه داشته باشیم.
همیشه در آغاز نامه رسمی به زبان انگلیسی دلیل نوشتن را مطرح کنید. برای مثال اگر هدف شما از نوشتن نامه تقاضایی برای کسب اطلاعات از فرد گیرنده است، می‌توانید نامه را با عبارات زیر شروع کنید:
I am writing to inform you about …
I am writing to ask/ inquire about …
استفاده از عبارات تشکرآمیز در نامه‌های رسمی بسیار رایج بوده که البته استفاده از این عبارات، بیشتر مربوط به زمانی است که شما در پاسخ به نامه کسی دیگر نامه مینویسید، میخواهید قدردانی خود را نسبت به یک مصاحبه کاری نشان دهید و… . برای مثال:
Thank you for your letter of (date) inquiring about …
We would like to thank you for your letter of (date) asking for information about …
و اگر درخواست کار دیگری از گیرنده نامه دارید، می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:
I would be grateful if you could …
Would you mind …
Would it be too much to ask that …
بخش انتهای نامه باید حس تمام‌شدن را به خواننده منتقل کند. استفاده از عباراتی که نشان بدهد شما مشتاق به دیدار مجدد با فرد هستید هم در این بخش رایج است. به عبارات زیر توجه کنید:
I look forward to meeting / seeing you
I look forward to meeting you next week
پس از نوشتن بخش انتهایی نامه می‌توان از عبارات زیر استفاده کرد:
Yours faithfully,
Yours sincerely,
عبارات فوق در حقیقت مُهری بر اتمام نامه هستند. همچنین بعد از استفاده از این عبارات باید نامه را بصورت دستی امضا کنید. نام شما به عنوان فرد فرستنده نیز باید پس از امضا موجود باشد.
نامه تجاری انگلیسی - نامه اداری رسمی
نامه درخواست وقت ملاقات به چه صورت نوشته میشود؟
مواقعی پیش می‌آید که میخواهید نامهای به فردی یا شرکتی بنویسید که نام آن فرد را هم دقیق نمی‌دانید، اما قرار است زمان ملاقات را هماهنگ کنید. این مدل از نامه‌ها تفاوت کوچکی با نامه اداری دارد که اینجا به آن می‌پردازیم. نامه درخواست وقت ملاقات نیز باید کوتاه و مختصر نوشته شود؛ بخاطر داشته باشید که هنگام نگارش آن از نوشتار خودمانی خودداری کنید!
اگر به دنبال ترجمه نامه بصورت تخصصی هستید، ترنسیس می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند.
ابتدا باید درباره فردی که برای آن نامه ارسال میکنید تحقیق کرده و اهداف جلسه را برای آن فرد کاملاً واضح در نامه ذکر کنید. الصاق برخی از اسناد و مدارکی که درباره هدف جلسه باشد می‌تواند مفید واقع شود. در انتها می‌توانید اشاره کوچکی به تجربیات و موفقیت‌های خود درباره همان زمینه داشته باشید.
این نامه باید شامل مکان و تاریخ دقیق ملاقات باشد. دلایل ملاقات به طور خلاصه ذکر شود. طول مدت جلسه پیشنهاد شود و در انتها ذکر شود که آن فرد یا شرکت در ملاقات با شما چه چیزی به دست می‌آورد.
در این رابطه بخوانید
مهاجرت کاری – وقتی تابلوی تعویض کشور بالا می‌رود
یک نمونه نامه اداری استاندارد
یک نمونه واقعی نامه اداری را اینجا برای شما آورده‌ایم. این نامه دانشگاه برای قبولی دانشجو، به او ارسال شده است. جزوه‌ای که تا الان یادداشت کردید را بررسی کنید و تلاش کنید قسمت‌های مختلف این نامه را مشخص کنید.
December 24, 2018
Mr Smith Jackson
2384 Privet Drive
Washington 33111
Dear Mr Jackson:
Congratulations! You have been admitted to Washington State University as a WSU Online student for the fall semester of 2019. On behalf of the faculty and staff, I want you to know how pleased we are that you have chosen to become part of the Washington State University community.
At this time, we are holding a space for you in the upcoming class, and you do not need to confirm your attendance with a deposit.
Students admitted to WSU Online must complete an online advising orientation before being allowed to register for classes. Your WSU Online academic advisor will be sending you a welcome packet soon with information about how to access the orientation.
Again, congratulations, and welcome to Washington State University.
Sincerely,
Daniel Clarkson
Director of Admissions
Signature
نامه نگاری به سبک امریکن و بریتیش چه تفاوتی با هم دارند؟
مگه اصلا تفاوتی هم دارند؟ خب واقعیت این است که بله تفاوت‌های اندکی دارند. جدول زیر توضیح مختصر این تفاوت‌ها است. درنظر داشته باشید که رعایت این نکات جزئی، به رسمی‌تر و باکیفیت‌ترشدن نامه کمک بسزایی می‌کند. اما اگر حوصله یادگیری این مطالب را ندارید می‌توانید این بخش را نادیده بگیرید و از قالب‌هایی که در ادامه برایتان آماده کردیم، استفاده کنید.
American Style British Style
Heading According to the format but
usually aligned to the left The heading is usually placed
in the top right corner of the letter
(sometimes centred)
Date October 19, 2005 (month-day-year)
According to the format but usually
aligned to the left two lines below the heading) 19 October 2005 (day-month-year)
Usually placed directly (or 1 blank line)
below the heading.
Salutation Dear Mr. /Ms. Smith:
Dear Sir or Madam:
Gentlemen:
After the salutation, there is a colon (:) Dear Mr./Ms. Smith,
Dear Sir or Madam,
Dear Sirs,
After the salutation, there is a comma (,)
Complimentary close Sincerely,
Sincerely yours,
Yours truly, Sincerely,
Yours sincerely,
Yours faithfully,
دانلود نمونه آماده نامه اداری
وقتشه به قولی که دادیم عمل کنیم! نمونه نامه اداری را با فرمت‌های مختلفی آماده کرده‌ایم که می‌توانید دانلود کنید و به دلخواه خودتان آنها را ویرایش کنید:
نمونه نامه اداری اول – فرمت WordDownload
نمونه نامه اداری اول – فرمت PDF Download
نمونه نامه اداری دوم – فرمت Word Download
نمونه نامه اداری دوم – فرمت PDF Download
ارسال نامه رسمی از طریق ایمیل
با پیشرفت سریع تکنولوژی بسیاری از نامه‌های اداری از طریق ایمیل فرستاده می‌شوند. معمولا از ارائه‌دهندگان سرویس‌های ایمیلی مانند: yahoo ،Hotmail و Gmail برای این هدف استفاده میشود. در واقع شما با ورود به هر یک از این سیستم‌های ارائه ایمیل، برای خود صندوق پستی می‌سازید و می‌توانید وارد صفحه نوشتار نامه شده و با واردکردن آدرس ایمیل مخاطب، نامه‌ایی ارسال کنید.
چند نکته کاربردی برای نوشتن ایمیل انگلیسی خوب
پیام‌هایی هم که در ایمیل در قالب یک نامه اداری فرستاده می‌شوند از فرمت نامه‌های اداری و رسمی پیروی میکنند، مثلا: Dear Mr. در ابتدا و Thanks & Regards و مثل آن در پایان ایمیل استفاده میشود.
نامه اداری که در ایمیل ارسال میکنید چند بخش دارد. در بالای هر ایمیل عبارت From قرار دارد که ارسال‌کننده ایمیل را مشخص می‌کند، یک خط پایین‌تر، دریافت‌کننده ایمیل است که با عبارت to مشخص میشود. آدرس ایمیل کسی که رونوشت نامه را دریافت می‌کند با (cc (carbon copy مشخص شده است. همچنین، در صورتی که بخواهید گیرنده ایمیل شما نداند چه افراد دیگری رونوشت نامه را دریافت میکنند از سطر (bcc (blind carbon copy استفاده کنید. تاریخ تنظیم ایمیل، موضوع ایمیل (Subject)، متن پیام و در نهایت نام امضاکننده و اطلاعات تماس فرستنده ایمیل در آخر ایمیل می‌آید.
در نوشتن چنین نامه های اداری که از طریق ایمیل انگلیسی فرستاده می‌شوند همیشه ابتدا پیش‌نویسی از آن را تهیه کنید و سعی کنید با مرور چندباره، آن عبارات غیرضروری را حذف و اصل مطلب را بیان کنید. پاراگراف اولِ پیام، نقشِ مهمی دارد پس سعی کنید تا اولین پاراگراف را به بهترین شکل بنویسید؛ این کار باعث تأثیر مثبت در خواننده میشود.
پاراگراف میانی نقشی تعیین‌کننده دارد و معمولاً سوالاتی را که شما قرار است مطرح کنید، در برمی‌گیرد. اهمیت پاراگراف آخر هم کمتر از دیگر پاراگراف‌ها نیست و در صورتی که شما در پاراگراف اول از فرستنده نامه تشکر نکرده‌اید حتماً در پاراگراف آخر، تشکر خود را بیاورید و همیشه در انتهای نامه از عباراتی استفاده کنید که نشان دهد منتظر پاسخ از جانب او هستید.
نوشتن نامه استاندارد اداری
و اما کلام آخر!
پس از مطالعه این مقاله شما آمادهاید که نامه اداری خود را بنویسید. یک بار دیگر تعاریف را بخوانید و بخش‌های مختلف نامه را بررسی کنید. نامه اداری، که به عنوان نمونه پیشتر مطالعه کردیم، را بار دیگر بخوانید. سپس اولین نامه خود را برای شرکتی که میخواهید در آن استخدام شوید بنویسید. (این نامه می‌تواند اهدافش فرضی باشد) سپس نامه خود را با مطالبی که توضیح دادیم بررسی کنید. با این روش می‌توانید از پس نوشتن یک نامه اداری بربیایید و اگر هم نیاز به یک نامه بی‌نقص و تخصصی در این زمینه داشتید، سری به سایت ترنسیس بزنید.
امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید. خوشحال می‌شویم که نظرتان را در بخش نظرات بنویسید.
ترجمه نامه اداری
همه‌چیز درباره نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی
همه‌چیز درباره نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی
نوشتن نامه اداری انگلیسی – Business Letter
نوشتن نامه اداری انگلیسی Business Letter، بر خلاف تصور بسیاری از افراد، کار دشواری نیست. به طور کلی در نامه‌های اداری و رسمی انگلیسی سعی داریم تا مطلب را به طور مستقیم و با پرهیز از زیاده‌گویی بیان کنیم.
همچنین در نامه نگاری انگلیسی سعی داریم از زبان پیچیده استفاده نکنیم تا در درک منظور ما توسط خواننده مشکلی پیش نیاید.
هر چه زبان نامه اداری ساده‌تر باشد، نامه‌ی بهتری خواهیم داشت.
نوشتن نامه اداری انگلیسی Business Letter
مراحل و اصول نامه نگاری اداری و رسمی انگلیسی
قبل از هر چیز، مطمئن شوید نام گیرنده را درست نوشتهاید. همچنین در انتخاب عنوان دقت کنید. برای آقایان از Mr. به همراه نام خانوادگی و برای خانم‌ها از Ms. به همراه نام خانوادگی، پس از Dear استفاده کنید.
برای خانم‌های متاهل می‌توانید از عنوان Mrs. هم استفاده کنید ولی در انگلیسی روز، به خصوص انگلیسی امریکن، استفاده از Ms. بهتر است.
در شرایط خیلی غیر رسمی یا در حالتی که طرفین مکاتبات انگلیسی طولانی داشته و دوست هستند، می‌توان از اسم کوچک به جای عنوان استفاده کرد اما در این کار دقت کنید. در حالتی که نام گیرنده را نمی‌دانیم می‌توانید از عبارت Dear Sir or Madam استفاده کنید. اگر فقط جنسیت گیرنده را می‌دانیم، استفاده از Dear Sir یا Dear Madam هم درست است.
توجه کنید که عبارت To Whom It May Concern اگر چه در نامه نگاری انگلیسی به کار می‌رود، ولی عبارت خیلی مناسبی نیست چرا که خیلی سرد و بی‌روح محسوب میشود. به این دلیل توصیه میکنیم از این عبارت استفاده نکنید. علاوه بر این‌ها، می‌توانید از عناوین شغلی نیز استفاده کنید که این کار در مکاتبات درون سازمانی رایج‌تر است.
مراحل و اصول نامه نگاری اداری و رسمی انگلیسی
عبارات و اصلاحات رایج در نامه اداری انگلیسی
در نامه های رسمی انگلیسی انتهای عبارت سلام، در انگلیسی بریتیش ویرگول «،» و در انگلیسی امریکن دو نقطه «:» به کار می‌رود. البته می‌توانید از هیچ‌کدام از این‌ها استفاده نکنید.
بیشتر بخوانید توصیف ظاهر افراد در انگلیسی به زبان ساده!
نمونه هایی از چند عبارت رایج در نامه نگاری انگلیسی برای مورد خطاب قرار دادن گیرنده‌ی نامه در زیر آمده است.
Dear Mr. Smith,
Dear Ms. Mackenzie,
Dear Frederick Hanson:
Dear Editor-in-Chief:
Dear Valued Customer
Dear Sir or Madam:
Dear Madam
Dear Sir,
Dear Sirs
Gentlemen:
اصلاحات رایج در نامه های رسمی انگلیسی
اکثرا نامه اداری انگلیسی را می‌توان با یک جمله‌ی ادای سلام یا احترام شروع کرد. توجه کنید که احوالپرسی طولانی در نامه‌های رسمی و اداری جایی ندارد و باید از آن پرهیز شود.
عبارت‌های زیر را می‌توان به عنوان نمونه به کار برد.
I hope you are enjoying a fine summer.
Thank you for your kind letter of January 5th.
I came across an ad for your company in The Star today.
It was a pleasure meeting you at the conference this month.
I appreciate your patience in waiting for a response.
پس از سرآغاز کوتاه، در یک یا دو جمله هدف خود را از نوشتن نامه اعلام کنید.
I’m writing to enquire about…
I’m interested in the job opening posted on your company website.
We’d like to invite you to a members-only lunch on April 5th.
پاراگراف دوم و سوم-Second and Third Paragraphs
در ادامه طی چند پاراگراف کوتاه به توضیح موضوع بپردازید. توجه کنید که اگر موضوع نامه در یک پاراگراف به اتمام رسید، از نوشتن پاراگراف‌های اضافه خودداری کنید. به یاد داشته باشید که یکی از اصول نامه نگاری انگلیسی این است که نامه‌های اداری باید در حد امکان مختصر باشند.
با این حال، معمولا اخبار بد یا حساس را در پاراگراف اول مطرح نمی‌کنند. بهتر است اخبار بد، رد کردن پیشنهادات، و اطلاعات حساس را داخل پاراگراف دوم قرار دهید. در زیر چند جمله برای اعلام حقایق نامطلوب و اخبار بد آورده شده.
We regret to inform you…
It is with great sadness that we…
After careful consideration we have decided…
پاراگراف آخر-Final Paragraph
درخواست‌ها، یادآوری‌ها و پیوست‌ها را در پاراگراف نهایی ذکر کنید. در صورت نیاز، اطلاعات تماس خود را نیز در پاراگراف آخر اضافه کنید. معمولا نامه‌های اداری را با یک فراخوان برای اقدام به پایان می برند. عبارات زیر برای ختم نامه مناسب هستند.
بیشتر بخوانید معرفی ۵ سریال انگلیسی با لهجه بریتیش
I look forward to…
Please respond at your earliest convenience.
I should also remind you that the next board meeting is on February 5th.
For further details…
If you require more information…
Thank you for taking this into consideration.
I appreciate any feedback you may have.
Enclosed you will find…
Feel free to contact me by phone or email.
خاتمه-Closing
در زیر، چند عبارت رایج برای خاتمه دادن به نامه اداری انگلیسی آورده شده. پس از این عبارت نام کامل خود را درج کنید. در نامه‌ها اسم خود را با دست بنویسید (امضا کنید). این کار در ایمیل ضرورتی ندارد. پس از این عبارات معمولا ویرگول قرار می‌گیرد. البته، اگر در ابتدای نامه انگلیسی رسمی از علامت نگارشی استفاده نکردید، اینجا هم بهتر است استفاده نکنید.
Yours truly,
Yours sincerely,
Sincerely,
Sincerely yours
Thank you,
Best wishes
All the best,
Best of luck
Warm regards,
بهتر است در نوشتن نامه اداری انگلیسی از لحن مکالمه‌ای استفاده کنید. این بدان معنی‌است که از جملات کلی پرهیز کنید و خواننده را به‌صورت مستقیم خطاب قرار دهید.
سوالات خود را مستقیم بپرسید و از سوالات غیرمستقیم پرهیز کنید.
در حد امکان از جملات معلوم (active) استفاده کنید.
همواره خود را من (I) خطاب کنید و از استفاده بی‌موردِ ما (we) خودداری کنید.
از افعال Modal مودب استفاده کنید. (would به جای will)
نامه را حتما بازخوانی کنید و جملات نامفهوم را بازنویسی کنید.
در نامه رسمی انگلیسی حتما تاریخ را ذکر کنید. برای جلوگیری از ابهام از نوشتن تاریخ عددی پرهیز کنید و ماه را نام ببرید.(Oct 21st 2019)
نامه های انگلیسی به دو دسته تقسیم می شوند نامه های رسمی یا formal و نامه های غیر رسمی و یا informal. نامه های غیر رسمی همانطور که از نام آن پیداست بیشتر برای مکاتبات دوستانه استفاده می شود و برای نگارش آن نیازی به اصول و قواعد لازم نیست و می توان آن را به هر نحو ممکن نگارش نمود. اما نامه های رسمی که برای مکاتبات تجاری و اداری در موضوعات کاری متفاوت نظیر سفارش کالا، استعلام، تشکر، شکایت، دعوت به همکاری و ... نگارش می شوند، نیاز به قواعد و اصول نامه نگاری انگلیسی خاصی دارند. نامه های رسمی معمولا از سه بخش Heading، Letter Body، Ending تشکیل می شوند. که نمونه جملات و عبارت رایج برای هر یک از این موارد در زیر ذکر شده است. لازم به ذکر است ترجمه ارائه شده صرفا جهت آشنایی با معادل آنها در فارسی بوده و برای استفاده در موقعیت های مختلف می باشد اما در حالت کلی نمی توان این عبارت را ترجمه نمود و باید با توجه به شرایط و نوع نامه بهترین جملات را در نظر گرفت.
Salutation
سلام و تعارفات اولیه نامه
برای شروع نگارش یک نامه رسمی، اگر نام فرد را بدانیم از عبارت Dear Mr …و یا عبارت Dear Ms …استفاده می شود. اما اگر تنها جنسیت فرد را بدانیم برای آقایان از عبارات Dear sir(آقا) و Dear Sirs(آقایان) استفاده نموده و برای خانم ها از عبارت Dear Madamاستفاده خواهد شد. اگر حتی جنسیت فرد را ندانید می توانید از عبارت Dear Sir / Madamاستفاده نمایید. در فرم امریکایی نامه های اداری، بعد از کلمات از علامت (:) استفاده می شود و در فرم بریتانیایی از کاما (,) استفاده می شود.
به طور معمول می توان عبارات زیر را در خط اول یک نامه رسمی ذکر نمود.
Dear Mr Jackson,
آقای جکسون عزیز
Dear Ms White,
خانم وایت عزیز
Dear Sir / Sirs / Messrs,
آقای عزیز/ آقایان عزیز
Dear Madam,
خانم عزیز
Dear Sir or Madam,
خانم یا آقای عزیز
Dear All,
حضور محترم همه
Good Day
روز به خیر (حالت غیر رسمی تری دارد و در چند نامه اول استفاده نمی شود)
نکته: هرگز عنوان را (Mr , Ms) را پیش از نام کوچک شخص ننویسید.
Starting
آغاز نامه
برای شروع نگارش یک نامه با توجه به موقعیتی که شما در آن قرار دارید می توانید از جملات و مثال های زیر استفاده فرمایید.
We are writing to inform you that your credit card will be expire at the end of this month.
این نامه را برای شما می نویسیم تا به اطلاع برسانیم که کارت اعتباری شما در پایان این ماه منقضی خواهد شد.
to request …
به منظور درخواست برای ....
to enquire about …
برای تحقیق در مورد ....
I am contacting you for the following reason.
بنده به دلایل زیر با شما تماس می گیرم.
I recently read/heard about your new Products and would like to know … .
اخیرا در مورد محصولات جدید شما (مطالبی) خواندم / شنیدم و تمایل دارم در مورد ... اطلاعاتی داشته باشم.
Having seen your advertisement in … , I would like to …
با مشاهده تبلیغات شما در .... تمایل دارم تا ....
I would be interested in (obtaining/receiving) …
علاقمند به دریافت ... هستم.
I received your address from … and would like to …
آدرس شما را از ... گرفتم و تمایل دارم ...
I am writing to tell you about …
قصد دارم به عرض شما برسانم که ...
Referring to previous contact
اشاره کردن به تماس های قبلی
Thank you for your letter of March 15 …
با تشکر از نامه شما در 15 مارس
Thank you for contacting us.
با تشکر از اینکه با ما تماس گرفته اید.
In reply to your request …
در پاسخ به درخواست شما ...
Thank you for your letter regarding …
با تشکر از دعوت نامه شما ...
With reference to our telephone conversation yesterday …
با توجه به مکالمه تلفنی دیروز ما ...
Further to our meeting last week …
در ادامه جلسه هفته گذشته ما ...
It was a pleasure meeting you in London last month.
باعث سعادت بنده بود که شما را ماه گذشته در لندن ملاقت نمودم.
I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
از اینکه هفته گذشته در توکیو نهار در خدمت شما بودم لذت بردم.
I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday . . .
به منظور نکات اساسی مورد بحث در روز سه شنبه قصد دارم ...
Making Request
درخواست کردن
We would appreciate it if you would …
ممنون (قدردان) خواهیم بود اگر شما ...
I would be grateful if you could…
سپاس گذار می شوم اگر شما بتونید ...
Could you please send me . . .
می توانید لطفا برای من .... را بفرستید.
Could you possibly tell us/let us have…
امکانش هست به ما در مورد ... بگویید.
In addition, I would like to receive …
علاوه بر آن، تمایل به دریافت ...
It would be helpful if you could send us …
اگر بتوانید ... را برای ما ارسال فرمایید بسیار مفید خواهد بود.
I am interested in (obtaining/receiving…)
علاقمندم تا ...
I would appreciate your immediate attention to this matter.
از توجه سریع شما به این موضوع قدردانی می کنم
Please let me know what action you propose to take.
اجازه دهید بدانیم پیشنهاد شما چه فعالیتی است.
Offering
پیشنهاد دادن
We would be happy to …
خوشحال خواهیم شد اگر ...
Would you like us to …
آیا تمایل دارید که ما ....
We are quite willing to …
ما کاملا مایل به ... هستیم.
Our company would be pleased to …
شرکت ما از ... خوشحال خواهد بود.
Giving Good News
دادن خبر خوش – جواب مثبت به پیشنهادات
We are pleased to announce that …
خوشحالیم که اعلام کنیم ...
I am delighted to inform you that …
خوشحالم به اطلاع شما برسانم که ...
You will be pleased to learn that …
شما خوشحال خواهید شد که بدانید ...
Giving Bad News
دادن خبر بد – عدم قبول پیشنهاد
We regret to inform you that …
متأسفانه باید به اطلاع شما برسانیم که ...
I’m afraid it would not be possible to …
متأسفم. امکان ندارد که ...
Unfortunately we cannot/we are unable to …
متأسفانه ما نمی توانیم / قادر نیستیم ...
After careful consideration we have decided (not) to …
پس از بررسی دقیق تصمیم گرفتیم که ...
Complaining
شکایت و اعتراض کردن
I am writing to express my dissatisfaction with …
برای ابراز ناراضاتی در مورد ... می نویسم.
I am writing to complain about …
برای شکایت در مورد ... می نویسم.
Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.
لطفا توجه داشته باشید که کالاهایی که ما در تاریخ ... سفارش داده ایم هنوز نرسیده است.
We regret to inform you that our order … is now considerably overdue.
متأسفانه به اطلاع می رسانیم که سفارش به طور قابل توجهی عقب افتاده است.
I would like to query the transport charges which seem unusually high.
قصد دارم در مورد هزینه های حمل و نقل سوال کنم که به نظر می رسد به طور غیرمعمولی بالا هستند.
Apologizing
عذر خواهی کردن
We are sorry for the delay in replying …
بابت تاخیر در پاسخگویی عذرخواهی می کنیم ...
I regret any inconvenience caused.
بابت هرگونه مزاحمت (ناراحتی) ایجاد شده متأسفم.
I would like to apologize for (the delay/the inconvenience) …
قصد برای (تأخیر/ ناراحتی) روی داده در مورد ... عذر خواهی کنم.
Once again, I apologize for any inconvenience.
بازهم برای هر گونه ناراحتی ایجاد شده عذرخواهی می کنم.
Orders
سفارشات
We are pleased to place an order with your company for …
خوشحال خواهم شد تا از شرکت شما سفارشی بدهم ...
We would like to cancel our order...
تمایل داریم سفارش خود را لغو کنیم ...
Please confirm receipt of our order.
لطفا رسید سفارش ما را تایید فرمایید.
Your order will be processed as quickly as possible.
سفارش شما در اسرع وقت در جریان خواهد افتاد
It will take about (three) weeks to process your order.
سفارش شما در حدود سه هفته زمان خواهد برد.
We can guarantee delivery before …
می توانیم تحویل قبل از ... را تضمین (گارانتی) کنیم.
Unfortunately these articles are no longer available/are out of stock.
متأُسفانه این موارد دیگر در دسترس نمی باشد / موجودی آن به پایان رسیده است.
Prices
قیمت ها
Please send us your price list.
لطفا لیست قیمت خود را برای ما ارسال فرمایید.
You will find enclosed our most recent catalogue and price list.
جدیدترین کاتالوگ و لیست قیمت ما را می توانید به پیوست مشاهده نمایید.
Please note that our prices are subject to change without notice.
توجه نمایید که قیمت های ما ممکن است بدون اطلاع قبلی تغییر یابد.
We have pleasure in enclosing a detailed quotation.
ممنون خواهیم شد اگر قیمت های دقیق را پیوست فرمایید.
We can make you a firm offer of …
می توانیم به شما پیشنهاد ...
Our terms of payment are as follows :
شرایط پرداخت به صورت زیر می باشد:
Referring to Payment
اشاره به پرداخت سفارشات
Our records show that we have not yet received payment of …
گزارشات ما نشان می دهد که تاکنون پرداختی صورت نگرفته است ...
According to our records …
براساس گزاشات ما ...
Please send payment as soon as possible.
لطفا وجه را در اسرع وقت پرداخت فرمایید.
You will receive a credit note for the sum of …
خلاصه گزارشات اعتبار برای ... را دریافت خواهید نمود.
Enclosing Documents
ضمیمه کردن اسناد
I am enclosing …
... را پیوست نموده ام
Please find enclosed …
لطفا ... پیوست شده را مشاهده نمایید.
You will find enclosed …
... را در پیوست مشاهده خواهد نمود.
Closing Remarks
نکات پایانی
If we can be of any further assistance, please let us know
اگر کمک بیشتری از ما ساخته است، ما را در جریان قرار دهید.
If I can help in any way, please do not hesitate to contact me
اگر به هر طریق کمکی از ما ساخته است، برای تماس با ما تعلل نفرمایید.
If you require more information …
اگر نیاز به اطلاعت بیشتر دارید ...
For further details …
برای جزئیات بیشتر ....
Thank you for taking this into consideration
از توجه شما متشکریم
Thank you for your help.
از کمک شما سپاسگذاریم
We hope you are happy with this arrangement.
امیدوارم که از این برنامه خوشنود باشید.
We hope you can settle this matter to our satisfaction.
امیدواریم شما این موضوع را برای رضایت ما حل کنید.
Referring to Future Business
ابراز امیدواری از روابط تجاری در آینده
We look forward to a successful working relationship in the future
مشتاقانه در انتظار روابط کاری موفق در آینده هستیم.
We would be (very) pleased to do business with your company.
همکاری تجاری با شرکت شما باعث خوشنودی ما خواهد بود.
I would be happy to have an opportunity to work with your firm.
خوشحال خواهیم شد تا فرصتی برای کار با شرکت شما داشته باشیم.
Referring to Future Contacts
ابراز امیدواری از ارتباطات بیشتر در آینده
I look forward to seeing you next week
مشتقانه منتظر دیدار شما در هفته آینده هستم
Looking forward to hearing from you
منتظر خبر از شما هستم (خبر از شما)
Looking forward to receiving your comments
منتظر دریافت نظرات شما هستیم.
I look forward to meeting you on the 15th
مشتاقانه منتظر ملاقات شما در تاریخ پانزدهم هستیم.
I would appreciate a reply at your earliest convenience.
از پاسخگویی شما در سریع ترین زمان ممکن قدردانی می کنم
An early reply would be appreciated.
از پاسخگویی سریع شما سپاسگذار خواهم بود.
Ending Business Letters
تمام کردن نامه های تجاری
این بخش همان پایان مودبانه است که تقریبا تمامی آنها در فارسی معنای ارادتمند و یا با تقدیم احترام را دارند. Endingدر آخر نامه و در گوشه سمت راست پایین درج می شود و در خط زیر آن نام شخص نویسنده و امضاء و یا مشخصات شرکت نوشته می شود. در این عبارات تنها حرف اول کلمه اول با حروف بزرگ نوشته می شود و بعد از آن حتما کاما (,) درج می گردد.
Sincerely, very Sincerely
با احترامات خالصانه
Yours sincerely, / Sincerely yours,
Yours Truly, / Truly yours,
(for all customers/clients)
ارادتمند شما
(برای تمامی مشتریان می توان از این مورد استفاده نمود)
Yours faithfully
ارادتمند شما
(در زبان امریکایی این عبارت تقریبا منسوخ شده است و بیشتر از عبارت Sincerely استفاده می شود.
Regards, / Best regards,
(for those you already know and/or with whom you already have a working relationship.)
با احترام / با نهایت احترامات
(برای مشتریانی که قبلا روابط کاری با آنها داشته اید و یا شناخت دارید مناسب تر است)
Bests
با آرزوی بهترین ها (این عبارت غیر رسمی تر است)
نکته: معمولا نامه هایی که با Dear Sirو یا Dear Madamشروع می شوند با عبارت Yours faithfullyخاتمه می یابند و نامه هایی که با عباراتی نظیر Dear Peter Lewisآغاز می شوند در پایان با Your sincerelyخاتمه می یابند.
نکته: برای پایان دادن به نامه های دوستانه و غیر رسمی می توان از عبارات مختلفی نظیر See you، Yoursو ... استفاده نمود. معمولا در پایان نامه های غیر رسمی آشنایان از عبارت زیر استفاده می شود. With best whishes، With kind regards
نکته: در پایان نامه نام خود بدون ذکر عنوان Mr/ Ms/ Dr و ... بنویسید.
نکته: در آخر امضا می کنید و اسم خودتان را نیز می نویسید؛
مثال:
Sincerely yours,
Signature
Ms. Sophia Jackson
نمونه یک نامه رسمی